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原始記錄管理制度是企業(yè)管理體系的重要組成部分，它涵蓋了企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的各種記錄，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶溝通記錄等。這些記錄不僅是業(yè)務(wù)活動(dòng)的直接反映，也是企業(yè)決策、審計(jì)、追溯問題、改進(jìn)管理的基礎(chǔ)。
包括哪些方面
原始記錄管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 記錄定義與分類：明確何種活動(dòng)需要記錄，將記錄分為生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人力資源、市場(chǎng)營(yíng)銷等多個(gè)類別。
2. 記錄格式與標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定統(tǒng)一的記錄格式，確保信息完整、準(zhǔn)確、清晰。
3. 記錄的收集與保存：規(guī)定記錄的收集方式、保存期限和存儲(chǔ)條件，確保記錄的安全和可訪問性。
4. 記錄的審核與審批：設(shè)立審核流程，保證記錄的真實(shí)性、合法性。
5. 記錄的使用與更新：規(guī)定記錄的查閱權(quán)限，以及如何根據(jù)實(shí)際情況更新和修訂記錄。
6. 記錄的銷毀：明確超出保存期限的記錄銷毀程序，防止敏感信息泄露。
重要性
原始記錄管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對(duì)企業(yè)記錄管理的要求，避免因記錄不合規(guī)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。
2. 決策支持：為管理層提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，便于制定戰(zhàn)略和決策。
3. 質(zhì)量保證：通過記錄追溯，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。
4. 風(fēng)險(xiǎn)控制：記錄的完整性有助于預(yù)防和應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)，如財(cái)務(wù)欺詐、數(shù)據(jù)泄露等。
5. 持續(xù)改進(jìn)：通過對(duì)歷史記錄的分析，識(shí)別改進(jìn)點(diǎn)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)優(yōu)化。
方案
實(shí)施有效的原始記錄管理制度，可以采取以下策略：
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：提供清晰的指導(dǎo)，確保員工了解記錄管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。
2. 培訓(xùn)與教育：定期進(jìn)行記錄管理培訓(xùn)，提升員工的記錄意識(shí)和技能。
3. 技術(shù)支持：利用數(shù)字化工具，如erp系統(tǒng)，自動(dòng)化記錄生成、存儲(chǔ)和檢索，減少人為錯(cuò)誤。
4. 監(jiān)督與評(píng)估：設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，定期檢查記錄管理的執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善制度。
5. 激勵(lì)機(jī)制：鼓勵(lì)員工遵守記錄管理制度，將記錄管理納入績(jī)效考核，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀表現(xiàn)。
在實(shí)際操作中，企業(yè)需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，靈活調(diào)整上述方案，以實(shí)現(xiàn)高效、合規(guī)的原始記錄管理。
原始記錄管理制度要求范文
第1篇 金屬公司原始記錄統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度
金屬制品公司原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度
一、總則
為妥善保存原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并規(guī)范原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、貯存、保管和處理工作,特制訂本制度。
二、適用范圍
適用于各部門原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的保存控制,也包括分供方的原始記錄。
三、原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表種類、收集、標(biāo)識(shí)
1.原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式由使用部門根據(jù)自身的需要制定,經(jīng)工程部長(zhǎng)審核其可行性后,交廠務(wù)經(jīng)理審批其是否能正式使用。
2.對(duì)于已超出保存期的原始記錄,由各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)銷毀,工程部有權(quán)檢查其是否按規(guī)定實(shí)行。
3.原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的保管方式要便于存取和檢索,保管設(shè)施應(yīng)提供適宜的環(huán)境,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。
4.工程部規(guī)定原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的保存期。
5.各部門需查閱原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí),需向廠務(wù)經(jīng)理提出書面申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后,再向相關(guān)記錄的部門負(fù)責(zé)人借記錄查閱,各部門做好查閱記錄。
四、各部門要做好原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫和呈報(bào)工作,原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫應(yīng)準(zhǔn)確,干凈。不得在原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表上隨便涂寫。如記錄時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤,在錯(cuò)誤處劃一杠,再填寫正確數(shù)據(jù),任何人不得隨意更改、涂寫原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,以保證原始記錄、統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的有效性。
批準(zhǔn)審核編制
日期日期日期
第2篇 醫(yī)院原始記錄管理制度
醫(yī)院原始記錄管理制度
原始記錄是用以記載和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生執(zhí)行和完成情況的書面證明,是作為檢查和考核經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和重要依據(jù),也是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ),為了正確地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和明確各方面及個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任,特制定本制度:
一、原始記錄的內(nèi)容
1、材料物資方面的原始記錄
醫(yī)用衛(wèi)生材料及低值易耗品的驗(yàn)收領(lǐng)用單;
總務(wù)倉(cāng)庫(kù)的其他材料及低值易耗品的驗(yàn)收領(lǐng)用單;
藥庫(kù)藥品的領(lǐng)用單;
藥房消耗日?qǐng)?bào)表;
各類材料,藥品盤點(diǎn)報(bào)告單
2、勞動(dòng)方面的原始記錄
職工人數(shù)的記錄;
職工調(diào)動(dòng)、考勤的記錄;
工資結(jié)算的記錄;
獎(jiǎng)金測(cè)算的記錄。
3、設(shè)備使用方面的原始記錄
醫(yī)療儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、領(lǐng)用單;
圖書及其他設(shè)備的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、領(lǐng)用單;
房屋建筑物固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、領(lǐng)用單;
各類固定資產(chǎn)登記卡,設(shè)備報(bào)廢單,調(diào)撥單;
固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告單;
固定資產(chǎn)報(bào)損報(bào)廢審批單。
4、費(fèi)用開支的原始記錄
水、電費(fèi)結(jié)算單;
領(lǐng)款收據(jù);
勞務(wù)以及辦公費(fèi)開支;
零星維修結(jié)算表。
5、財(cái)務(wù)管理方面的原始記錄
借款借據(jù)。
收款收據(jù)
二、原始記錄的填制方法、格式
序號(hào) 項(xiàng)目?jī)?nèi)容 管理部門 記錄格式 應(yīng)具備內(nèi)容
1 醫(yī)用衛(wèi)生材料
藥劑科
單據(jù)式記錄單
日期、品種、
規(guī)格、數(shù)量、
單價(jià)、總金額、經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、審批人
2 低值易耗品
藥劑科
信息科
總務(wù)科
單據(jù)式記錄單
3 醫(yī)療藥品
藥劑科
日?qǐng)?bào)表式記錄單
4 專業(yè)圖書資料
圖書室
單據(jù)式記錄單
5 借款借據(jù)
借款人
單據(jù)式記錄單
6 收款收據(jù)工資計(jì)算表
收款人
制表人
單據(jù)式記錄單
7 行政家具設(shè)備
總務(wù)科
單據(jù)式記錄單
始憑證的審核
原始記錄是財(cái)務(wù)科最基礎(chǔ)的核算資料,財(cái)務(wù)科確定由審核員對(duì)各種原始記錄的正確性、真實(shí)性和手續(xù)的完備性等進(jìn)行審核,稽核員每月進(jìn)行抽查,每月與各管理部門進(jìn)行帳實(shí)核對(duì)。
原始記錄填制人的責(zé)任
各管理部門的專職原始記錄員,應(yīng)按原始記錄的格式的各項(xiàng)內(nèi)容如實(shí)填寫,不能遺漏,對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況及時(shí)做好記錄工作,所有記錄的數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映,計(jì)算準(zhǔn)確,不得弄虛作假,原始記錄填制人對(duì)填制的業(yè)務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)。
原始記錄簽署、傳遞匯集
衛(wèi)生材料領(lǐng)用單,圖書設(shè)備等固定資產(chǎn)單據(jù),一般由經(jīng)辦人員填寫,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽署意見,專職記錄簽章后及時(shí)送財(cái)務(wù)科審核,然后入帳。
藥品的入庫(kù)、領(lǐng)用,由藥庫(kù)會(huì)計(jì),根據(jù)發(fā)票驗(yàn)收,及領(lǐng)料單,單據(jù)送財(cái)務(wù)科審核,無誤后,登記入帳。
總務(wù)材料的領(lǐng)用,由經(jīng)辦人填寫后,科主任簽署意見,經(jīng)專職記錄員匯總后每月交財(cái)務(wù)科審核,審核無誤后列報(bào)支出。
借款單和領(lǐng)款單的填制,一般由經(jīng)辦人填寫,經(jīng)院長(zhǎng)審批后,報(bào)財(cái)務(wù)科審核,無誤后付款。
第3篇 永安地產(chǎn)原始記錄管理制度
安永地產(chǎn)原始記錄管理制度
為了規(guī)范會(huì)計(jì)核算工作,強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)管理,提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量水平。根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及本公司的具體情況,特制定本制度。
1.原始記錄的內(nèi)容主要包括原始憑證和記賬憑證
原始憑證包括憑證的名稱,填制憑證的日期,填制憑證單位的名稱或者填制人的姓名,經(jīng)辦人的簽名或蓋章,接受憑證單位的名稱,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量、單價(jià)和金額等基本要素。
記賬憑證包括填制憑證的日期,憑證的名稱和編號(hào),經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要應(yīng)記會(huì)計(jì)科目、方向及金額,記賬符號(hào),所附原始憑證的張數(shù)、填制,人員、稽核人員、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽名或印章。
2.原始記錄填制方法的基本要求
真實(shí)可靠、內(nèi)容完整、填制及時(shí)、書寫清楚、順序使用、審核無誤、分類正確、連續(xù)編號(hào)。
原始憑證填制的具體要求:從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章;凡有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符;購(gòu)買實(shí)物的原始憑證,必須有驗(yàn)收證明;一式幾聯(lián)的原始憑證,必須注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)用作報(bào)銷憑證;一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復(fù)寫,或本身具備復(fù)寫功能,并連續(xù)編號(hào),作廢時(shí)應(yīng)加蓋“作廢”戳記。,連同存根一起保存;職工公出借款的收據(jù),必須附記賬憑證之后;經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),應(yīng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件;發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正。
記賬憑證填制的具體要求除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤,記賬憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證的張數(shù);一張?jiān)紤{證所列的支出需要有兩個(gè)以上的單位共同負(fù)擔(dān)時(shí),應(yīng)當(dāng)由保存該原始憑證的單位開給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)單位原始憑證分割單;記賬憑證需順序編號(hào);填制記賬憑證時(shí)如果發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)重新填制;實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的機(jī)制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合對(duì)記賬憑證的一般要求,并認(rèn)真審核,做到會(huì)計(jì)科目使用正確,數(shù)字準(zhǔn)確無誤;準(zhǔn)確編制會(huì)計(jì)分錄并保證借貸平衡;摘要應(yīng)與原始憑證內(nèi)容一致,能準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容,表述簡(jiǎn)短精練。
3.原始記錄的格式
原始記錄的格式應(yīng)盡量采用通用格式,對(duì)于本單位的專用憑證,應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定。原始憑證的格式:根據(jù)內(nèi)部需要,自制有費(fèi)用報(bào)銷單、工程付款進(jìn)度表、辦公用品領(lǐng)用表、工資結(jié)轉(zhuǎn)明細(xì)表、短期借款利息預(yù)提明細(xì)表等。
4.原始記錄的審核
由會(huì)計(jì)審核人員按原始記錄填制要求進(jìn)行審核。
5.原始記錄填制人的責(zé)任
對(duì)原始記錄中原始憑證、記賬憑證的真實(shí)性、合法性、公允性負(fù)會(huì)計(jì)責(zé)任。
6.原始記錄的管理、傳遞、匯集
第一,會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞,不得積壓;
第二,會(huì)計(jì)憑證登記完畢后,應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管,不得散亂丟失;
第三,記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號(hào)順序,折疊整齊,按期裝訂成冊(cè),并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼,由裝訂人在裝訂線封簽名或蓋章。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證,可以單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)當(dāng)另編目錄,單獨(dú)登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
第四,原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí),經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)制。向外單位提供原始憑證復(fù)制件,應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
第五,從外單位取得的原始憑證如有遺失,應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的,如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證,由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況,由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。
