包括哪些
物業(yè)企業(yè)管理制度匯編主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)：明確各級(jí)管理層及各部門的職能，確保責(zé)任清晰，權(quán)責(zé)分明。
2. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程：規(guī)定物業(yè)管理的各項(xiàng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的操作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。
3. 質(zhì)量管理：設(shè)定質(zhì)量目標(biāo)，建立質(zhì)量檢查與評(píng)估機(jī)制，保證物業(yè)服務(wù)品質(zhì)。
4. 客戶關(guān)系管理：制定客戶投訴處理程序，強(qiáng)化與業(yè)主的溝通與互動(dòng)。
5. 財(cái)務(wù)管理：規(guī)范財(cái)務(wù)管理，確保資金使用透明，提高經(jīng)濟(jì)效益。
6. 人力資源管理：涵蓋招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、員工福利等方面，激發(fā)員工潛力。
7. 設(shè)施設(shè)備管理：制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。
8. 應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)各類突發(fā)事件，制定詳盡的應(yīng)對(duì)措施，保障小區(qū)安全。
9. 法規(guī)遵守：遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)。
體系框架
物業(yè)企業(yè)管理制度匯編的體系框架如下：
1. 引言：闡述制度匯編的目的、依據(jù)和適用范圍。
2. 組織架構(gòu)：描述公司組織結(jié)構(gòu)，明確各層級(jí)的職責(zé)和權(quán)限。
3. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：詳細(xì)列出各項(xiàng)物業(yè)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，如清潔、綠化、維修等。
4. 運(yùn)營(yíng)管理：涵蓋質(zhì)量管理、客戶關(guān)系管理、財(cái)務(wù)管理等日常運(yùn)營(yíng)方面的規(guī)定。
5. 人力資源：規(guī)定員工招聘、培訓(xùn)、考核、激勵(lì)等人力資源政策。
6. 物資與設(shè)施管理：規(guī)定設(shè)施設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)和報(bào)廢流程。
7. 風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)急：制定風(fēng)險(xiǎn)管理策略，包括應(yīng)急預(yù)案和危機(jī)處理機(jī)制。
8. 法律法規(guī)遵守：列舉需遵守的相關(guān)法規(guī)，明確違規(guī)后果。
9. 制度修訂與解釋權(quán)：說明制度的修訂程序，明確解釋權(quán)歸屬。
重要性
物業(yè)企業(yè)管理制度匯編的重要性體現(xiàn)在：
1. 提升效率：明確的職責(zé)分工和標(biāo)準(zhǔn)化流程，能提高工作效率，減少工作中的混亂和沖突。
2. 保障質(zhì)量：通過質(zhì)量管理，確保服務(wù)達(dá)到業(yè)主期望，提升客戶滿意度。
3. 降低風(fēng)險(xiǎn)：通過應(yīng)急預(yù)案，能快速有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，減少損失。
4. 規(guī)范行為：明確的法規(guī)遵守條款，防止違法行為，保護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。
5. 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)：合理的人力資源管理，有助于培養(yǎng)員工忠誠(chéng)度，構(gòu)建和諧的工作氛圍。
6. 提高透明度：財(cái)務(wù)管理的規(guī)范，增強(qiáng)業(yè)主對(duì)物業(yè)費(fèi)用使用的信任，鞏固與業(yè)主的關(guān)系。
完善的物業(yè)企業(yè)管理制度匯編是企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，是提升服務(wù)質(zhì)量、保障業(yè)主權(quán)益、塑造良好企業(yè)形象的關(guān)鍵。
物業(yè)企業(yè)管理制度匯編范文
第1篇 物業(yè)企業(yè)管理體系文件之總說明
物業(yè)企業(yè)管理體系文件總說明
一、體系文件的構(gòu)成及分類
生產(chǎn)、研發(fā)
一級(jí)文件
二級(jí)文件
三級(jí)文件
四級(jí)文件
對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷;人事;財(cái)務(wù)五種基本職能。
文件體系分四個(gè)層次,管理手冊(cè)為一級(jí)文件,程序文件為二級(jí)文件,工作手冊(cè)為三級(jí)文件,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級(jí)文件。
二、體系文件使用指南
質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。
質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進(jìn)行整合?！顿|(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件,通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》,可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測(cè)分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,并告訴每個(gè)過程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。
接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。
工程管理手冊(cè):包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。
支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)?！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按三級(jí)保養(yǎng)詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。
清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場(chǎng)管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。
應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。
服務(wù)手冊(cè):廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對(duì)外宣傳等。
人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對(duì)員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。
財(cái)務(wù)管理體系
財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊(cè),包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。
營(yíng)銷管理體系
市場(chǎng)拓展手冊(cè):是企業(yè)開拓市場(chǎng)的指導(dǎo)性文件。
第2篇 物業(yè)企業(yè)機(jī)房動(dòng)火管理制度
1、在機(jī)房因維修需要,需動(dòng)用電、氣焊時(shí),均需報(bào)告消防中心后,方可作業(yè)。
2、在動(dòng)火作業(yè)時(shí),安全處應(yīng)派人至現(xiàn)場(chǎng),且配備有防火器材。
3、電、氣焊工必須持證操作。
4、燒焊地點(diǎn)周圍應(yīng)清除5米內(nèi)的任何易燃、易爆和可燃物質(zhì)。
5、電焊機(jī)地線不準(zhǔn)接在建筑物、機(jī)器設(shè)備、各種管道上,必須設(shè)立專用地線。
6、焊割的地點(diǎn)與乙炔發(fā)生器和氧氣瓶的距離不少于10米,氧氣瓶與乙炔發(fā)生器保持5米以上的距離。
7、工作完成后,立即切斷電源、氣源,清理現(xiàn)場(chǎng),在保證無余火、余熱復(fù)燃的危險(xiǎn)時(shí)方可離開。
第3篇 某某物業(yè)企業(yè)管理體系有效運(yùn)行實(shí)施措施
某物業(yè)企業(yè)管理體系有效運(yùn)行實(shí)施措施
企業(yè)管理體系的三性一率,即有效性、適宜性、充分性和效率是保證體系健全和運(yùn)作的關(guān)鍵。
說到、做到、持續(xù)有效是實(shí)施iso9001的一條基本原則。說到、做到,容易理解、實(shí)施,而如何做到體系持續(xù)有效運(yùn)行卻是難以把握的。我司通過iso9001國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與物業(yè)管理實(shí)踐過程中的不斷研究,將提高有效性的一些方法措施提煉出來。以下即為公司在體系有效性方面制定的措施:
(一)三個(gè)規(guī)范的建立
首先,將公司所提供的服務(wù)活動(dòng)進(jìn)行一次細(xì)分,然后在作業(yè)指導(dǎo)書中,將細(xì)分出來的每一項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)制定出服務(wù)規(guī)范、服務(wù)提供規(guī)范和服務(wù)質(zhì)量控制規(guī)范。
1、服務(wù)規(guī)范
服務(wù)規(guī)范規(guī)定了服務(wù)以及服務(wù)應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)和要求,即服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在推行iso9001之初,根據(jù)公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),明確公司應(yīng)向業(yè)主提供哪些服務(wù),這些服務(wù)又由哪些分項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行支撐;每一項(xiàng)服務(wù)的分項(xiàng)和服務(wù)的定量及定性的質(zhì)量指標(biāo)制定出來后,才能在執(zhí)行中落到實(shí)處。
物業(yè)管理行業(yè)提供的常規(guī)服務(wù),如安全服務(wù)、清潔服務(wù)、維修服務(wù)、環(huán)境服務(wù)、社區(qū)文化服務(wù);其中清潔服務(wù)的總體標(biāo)準(zhǔn)就是干凈、整潔,細(xì)分則為地面、地下室、標(biāo)準(zhǔn)層、花園草地的清潔這四個(gè)分項(xiàng)服務(wù)。以標(biāo)準(zhǔn)層的保潔質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為例:
標(biāo)準(zhǔn)層保潔質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
樓層通道的
墻面、地面釉面墻磚:使用中等力度,紙巾擦拭60厘米長(zhǎng),紙巾無污染。
釉面地磚:目視干凈無雜物及污跡,可反映通道照明燈輪廓。
玻化地磚:目視干凈無雜物,無污跡,有光澤。
后樓梯
臺(tái)階及扶手目視臺(tái)階面干凈無污跡;
用紙巾擦拭扶手表面60公分長(zhǎng),紙巾不被明顯污染。
公共設(shè)施、設(shè)備(含消防栓、防火門)使用紙巾擦拭60公分長(zhǎng)、紙巾不被明顯污染;使用紙巾擦拭門上冒頭30公分、門板60公分之后,紙巾不被明顯污染。
管道、樓道的
天花板及頂棚用紙巾擦拭管道上皮部60公分長(zhǎng),紙巾不被明顯污染;
目視天花板無蜘蛛網(wǎng),無明顯污跡。
清潔工作標(biāo)準(zhǔn)制定后,就能讓清潔員工知道工作的執(zhí)行深度,從而防止清潔員工的工作疏漏。同樣,其它類服務(wù)也制定了相應(yīng)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以確保公司所提供的服務(wù)質(zhì)量。
2、服務(wù)提供規(guī)范
服務(wù)提供規(guī)范明確了每一項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)怎樣做,以保證服務(wù)規(guī)范的實(shí)現(xiàn),也就是將服務(wù)過程的每個(gè)工作階段的若干個(gè)質(zhì)量活動(dòng)程序化,從而對(duì)它的每一步驟進(jìn)行控制。例如:安全服務(wù)是由大堂、巡邏、道口、車場(chǎng)四個(gè)分服務(wù)項(xiàng)組成,其中道口車輛進(jìn)場(chǎng)這個(gè)分項(xiàng)服務(wù)的工作程序是:
(1)發(fā)現(xiàn)有車進(jìn)入轄區(qū)時(shí),立即走近車輛并向司機(jī)敬禮。
(2)在刷卡同時(shí),車管員應(yīng)迅速在《機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)車輛出入登記表》上準(zhǔn)確填寫各欄目。
(3)在刷卡畢后,道砟將自動(dòng)開啟放行。
(4)若后面有緊跟車輛,應(yīng)示意其停下并禮貌地面帶微笑地請(qǐng)其稍等。
(5)若臨時(shí)停車,應(yīng)主動(dòng)提醒其按行駛路線及停車位行駛和泊車;
(6)若是營(yíng)業(yè)性停車場(chǎng),按有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。當(dāng)司機(jī)不按規(guī)定交費(fèi)時(shí),應(yīng)做好耐心細(xì)致的解釋工作,禮貌地按《執(zhí)勤中遇到不執(zhí)行規(guī)定、不聽勸阻者的處理》程序執(zhí)行。
(7)當(dāng)遇到公安、軍警及政府部門執(zhí)行公務(wù)的車輛要求進(jìn)入轄區(qū)時(shí),在禮貌地查核證件后可放行,但應(yīng)將情況在《值班記錄》上詳細(xì)記錄,以備查核。
以上就是道口車輛進(jìn)場(chǎng)的7個(gè)步驟,嚴(yán)格按照每個(gè)步驟工作并加以控制,才能最終保證車輛進(jìn)場(chǎng)服務(wù)規(guī)范化完成。同樣,大堂、巡邏、車庫管理服務(wù)均有相應(yīng)的工作程序。iso9001就是靠對(duì)每一個(gè)過程的控制而最終使整項(xiàng)服務(wù)不出漏洞。在制定服務(wù)提供規(guī)范時(shí)需注意的是各個(gè)工作階段的接口不留空白之處。
3、質(zhì)量控制規(guī)范
質(zhì)量控制規(guī)范規(guī)定了怎樣去控制服務(wù)的全過程,即怎樣控制服務(wù)質(zhì)量環(huán)節(jié)各個(gè)階段的質(zhì)量,特別是服務(wù)提供過程的質(zhì)量。制定質(zhì)量控制規(guī)范,包括以下四方面內(nèi)容:
(1)識(shí)別關(guān)鍵活動(dòng);
(2)分析關(guān)鍵活動(dòng),選出標(biāo)準(zhǔn)并加以控制;
(3)規(guī)定特性評(píng)價(jià)方法;
(4)建立控制手段。
我們按照質(zhì)量控制規(guī)范的四方面內(nèi)容,舉例說明物業(yè)管理行業(yè)如何制定此規(guī)范。
首先識(shí)別對(duì)服務(wù)質(zhì)量有重要影響的關(guān)鍵活動(dòng)。比如與業(yè)主直接打交道的維修、保安、收款活動(dòng),還有不與業(yè)主直接打交道的設(shè)備管理活動(dòng)等,都是企業(yè)的關(guān)鍵活動(dòng)。
第二步是對(duì)每個(gè)關(guān)鍵活動(dòng)本身進(jìn)行細(xì)致地分析,在分析的基礎(chǔ)上選出關(guān)鍵活動(dòng)的特性,把這些特性加以控制,就可以保證這些關(guān)鍵活動(dòng)的質(zhì)量,從而保證全過程的服務(wù)質(zhì)量。例如維修服務(wù)活動(dòng)的特性是維修的質(zhì)量、維修的等待時(shí)間。對(duì)維修的質(zhì)量可以通過加強(qiáng)維修人員的培訓(xùn)嚴(yán)加控制,控制維修的等待時(shí)間可以從兩方面考慮:一是接到需求到達(dá)住戶家中的時(shí)間,二是具體的維修操作時(shí)間。將這兩個(gè)時(shí)間給予具體規(guī)定連同維修質(zhì)量的控制,再加上維修人員規(guī)范化的禮貌語言,從而控制整個(gè)維修服務(wù)質(zhì)量。
第三步是規(guī)定特性評(píng)價(jià)方法。如對(duì)服務(wù)質(zhì)量的滿意程度,可采取某種規(guī)則的抽樣調(diào)查方法,比如定期向業(yè)主發(fā)放《征詢意見調(diào)查表》或查驗(yàn)業(yè)主在維修服務(wù)《派工單》上的簽署意見等,均可對(duì)這些特性進(jìn)行評(píng)價(jià)。
最后一步是建立控制手段。有了活動(dòng)特性的評(píng)價(jià)方法,對(duì)活動(dòng)特性進(jìn)行測(cè)量還不夠,怎樣才算達(dá)到服務(wù)質(zhì)量要求,或者說實(shí)現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)服務(wù)呢當(dāng)然就應(yīng)有一個(gè)規(guī)定的界限加以衡量,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂啤Ｈ绻疽蟀踩?wù)滿意率達(dá)到95%,維修服務(wù)滿意率達(dá)到95%,才算優(yōu)質(zhì)服務(wù)。護(hù)衛(wèi)人員開啟電子門鎖不應(yīng)超過5秒鐘等,通過定量規(guī)定來建立控制手段,完成上述四步后,即可對(duì)某項(xiàng)服務(wù)制定出一整套質(zhì)量控制規(guī)范。
質(zhì)量控制規(guī)范與服務(wù)規(guī)范和服務(wù)提供規(guī)范相互銜接,形成一個(gè)完整的文件化體系。為了評(píng)價(jià)公司的所有服務(wù)質(zhì)量活動(dòng)是否開展得有效,并且達(dá)到公司本身及業(yè)主的要求,我司還開展了兩個(gè)評(píng)定工作。
(二)兩個(gè)評(píng)定的建立
當(dāng)三大規(guī)范制定后,隨即開展的是兩個(gè)評(píng)定工作,即服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)部評(píng)定工作和外界評(píng)定工作(包括客戶和社會(huì))。見檢查監(jiān)督機(jī)制。通過以上的檢查來避免出現(xiàn)不合格服務(wù)的傾向,以消除客戶的不滿意。服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣最終還是取決于客戶的感受和評(píng)價(jià),在這里我們注意了以下幾點(diǎn):對(duì)在服務(wù)中和服務(wù)后的客戶評(píng)價(jià)給予同樣重視;采取多種形式和方法,引導(dǎo)客戶對(duì)服務(wù)質(zhì)量作出評(píng)價(jià);對(duì)客戶的評(píng)價(jià)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和全面的分析,排除主觀因素的干擾,得出結(jié)論;若客戶有不滿意傾向,立即采取糾正措施補(bǔ)救,并
使客戶能夠覺察到。
當(dāng)客戶評(píng)定和內(nèi)部評(píng)定不一致時(shí),我們會(huì)吸取客戶提出的有益的意見、建議,并將內(nèi)部評(píng)定和客戶評(píng)價(jià)所提出的問題和建議加以統(tǒng)計(jì)分析處理,這對(duì)服務(wù)的改進(jìn)是最有效的方法。
第4篇 物業(yè)企業(yè)采購管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--采購管理程序
1.目的
對(duì)各部門采購物資過程進(jìn)行控制,確保采購物資符合質(zhì)量要求及物資采購價(jià)格的合理。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
3.1品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對(duì)a類物資采購供方/品牌的選擇和評(píng)估。
3.2財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的價(jià)格的審核及采購行為的監(jiān)控。
3.3各部門負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的驗(yàn)收和使用過程的跟蹤。
4.物資的分類:
a類:是指對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。
b類:除a類物資外單價(jià)在人民幣2000元以上,必須經(jīng)過評(píng)估方能采購的物資。
c類:a、b類以外物資。
5.物資采購的審批權(quán)限
5.1業(yè)務(wù)部門經(jīng)理:單宗(一次性,下同)采購金額2000元以下的物資。
5.2職能部門經(jīng)理:單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。
5.3分管總經(jīng)理助理:單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。
5.4總經(jīng)理:所有固定資產(chǎn)及單宗采購金額10000元及以上的物資。
6. 方法和控制過程
6.1供方或品牌的選擇和評(píng)估
6.1.1評(píng)估必備資料
6.1.1.1供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(需加蓋供方的公章)。
6.1.1.2特種產(chǎn)品的經(jīng)營(yíng)許可證(如:安防器材)。
6.1.1.3采購物資的報(bào)價(jià)(單)。
6.1.1.4采購物資的合同/協(xié)議樣本。
6.1.2評(píng)估內(nèi)容主要包括
6.1.2.1采購供方的資信。
6.1.2.2采購物資的質(zhì)量。
6.1.2.3采購物資的價(jià)格。
6.1.2.4采購供方服務(wù)的及時(shí)性。
6.1.2.5采購物資品質(zhì)保證系統(tǒng)
6.1.2.6采購物資的合同樣本。
6.1.3評(píng)估的權(quán)限
6.1.3.1 a類物資供方/品牌由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)選擇和評(píng)估。a類物資中ci產(chǎn)品的物資供方由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)選擇和評(píng)估,并發(fā)送品質(zhì)管理部審核。
6.1.3.2 b類和需評(píng)估的c類物資,由各部門負(fù)責(zé)選擇和評(píng)估,并發(fā)送相關(guān)職能部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審核。對(duì)已經(jīng)過某個(gè)部門評(píng)估合格的,在半年內(nèi),該部門或其他部門可不經(jīng)過評(píng)估,直接按采購程序向該供方/品牌采購。
6.1.3.3所有物資的采購價(jià)格由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)審核,必要時(shí)須經(jīng)審算和公開招標(biāo)。
6.2采購資料的準(zhǔn)備
6.2.1部門經(jīng)理有審批權(quán)限的物資,各部門根據(jù)月工作計(jì)劃,結(jié)合倉庫庫存情況,由倉管員填寫《物資申請(qǐng)單》,按程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可安排采購。
6.2.2統(tǒng)一結(jié)算的a類物資,由使用部門倉管員每月五日前單獨(dú)填寫《物資申請(qǐng)單》,經(jīng)部門經(jīng)理審批后,在指定供方或品牌中采購,并于每月25日前直接與供方索取正式發(fā)票,核對(duì)無誤后按財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。
6.2.3 ci產(chǎn)品采購資料的準(zhǔn)備按《標(biāo)識(shí)管理程序》進(jìn)行。
6.2.4對(duì)b類物資的采購,須取得三家以上的相關(guān)資料,并將有關(guān)供方情況記錄在《物資申請(qǐng)報(bào)告》中,按權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于某種特殊物資(如兒童娛樂設(shè)施、健身器材等),無法取得三家同類型產(chǎn)品的資料時(shí),須在表中評(píng)估結(jié)論中注明。
6.2.5本部門無審批權(quán)限的物資采購(ci產(chǎn)品除外)均須填寫《物資申請(qǐng)報(bào)告》進(jìn)行報(bào)批。
6.2.6采購人員在采購前,應(yīng)檢查采購物資的審批資料是否完善,當(dāng)審批資料不完善時(shí)應(yīng)向部門經(jīng)理報(bào)告,并按公司規(guī)定的審批權(quán)限補(bǔ)齊相關(guān)的審批手續(xù)后,再行采購或簽訂采購合同。
6.3物資的采購
6.3.1 a類物資的采購。
必須在指定的供方或指定的品牌中采購,無法在指定的供方或品牌中選購的情況,必須在《物資申請(qǐng)報(bào)告》備注注明,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理同意后方可采購。
6.3.2資產(chǎn)的采購。
6.3.2.1購買資產(chǎn)的審批權(quán)限按照5.物資采購的審批權(quán)限執(zhí)行。
6.3.2.2檢測(cè)儀表的采購必須報(bào)品質(zhì)管理部審核,其他資產(chǎn)采購超過審批權(quán)限的,必須先報(bào)以下相關(guān)部門審核:
a.家私、家電、服裝、車輛及配件報(bào)房產(chǎn)后勤管理部;
b.電腦及配件報(bào)總經(jīng)理辦公室;
c.保安器材、工具報(bào)品質(zhì)管理部;
6.3.3 ci產(chǎn)品及宣傳品的采購
6.3.3.1 ci產(chǎn)品的采購參見《標(biāo)識(shí)管理程序》執(zhí)行。
6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設(shè)計(jì)、制作,必須由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排制作,并在報(bào)銷的發(fā)票上簽字確認(rèn)后,方可辦理報(bào)銷手續(xù)。
6.3.4代客購物
顧客需要代購物品時(shí),部門須填寫《居家服務(wù)情況記錄表》,分別注明材料費(fèi)及服務(wù)費(fèi),材料費(fèi)超過400元時(shí),應(yīng)直接向顧客收取現(xiàn)金,采購后將材料費(fèi)發(fā)票交顧客,管理處只收取服務(wù)費(fèi)。
6.4物資的驗(yàn)收
6.4.1物資采購?fù)瓿珊?采購員應(yīng)及時(shí)通知各物資的專項(xiàng)檢驗(yàn)員、倉管員檢驗(yàn)、入庫,填寫《進(jìn)倉單》。
6.4.2對(duì)2000元以上的資產(chǎn),由房產(chǎn)后勤管理部或委派人員到現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)核實(shí),并在《資產(chǎn)情況審核單》上簽字確認(rèn)后,方可到財(cái)務(wù)管理部辦理報(bào)銷手續(xù)。
6.4.3對(duì)于不屬于資產(chǎn)的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品,由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護(hù)記錄表》上簽字確認(rèn),可不填《進(jìn)倉單》,未使用的須填寫《進(jìn)倉單》。
6.4.4專項(xiàng)檢驗(yàn)員驗(yàn)收時(shí),發(fā)現(xiàn)無標(biāo)識(shí)、有受潮、水跡、油污、破損等異樣,必須打開包裝進(jìn)行驗(yàn)收;倉管員按照《物資申請(qǐng)單》對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收入庫。
6.4.5 檢驗(yàn)出現(xiàn)不合格物資時(shí),由檢驗(yàn)者填寫《不合格物資處理單》,報(bào)部門經(jīng)理,不合格物資的處理按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.4.6 采購?fù)瓿珊?有關(guān)文件記錄由使用部門經(jīng)理指定專人收集、保管、存檔。
6.4.7如顧客有要求時(shí),應(yīng)在采購合同中增加條款,以明確顧客或其代表可到供方現(xiàn)場(chǎng)對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)證。
6.5物資供方/品牌的增加及變更
6.5.1因公司服務(wù)質(zhì)量要求,需要增加a類物資供方/品牌時(shí),由使用部門根據(jù)該物資對(duì)服
務(wù)質(zhì)量的影響程度進(jìn)行評(píng)價(jià),填寫《a類物資供方或品牌變更申請(qǐng)表》,報(bào)品質(zhì)管理部審批。
6.5.2對(duì)a類物資供方無法滿足公司服務(wù)質(zhì)量要求,破產(chǎn)倒閉或搬遷、更名時(shí),采購員負(fù)責(zé)填寫《a類物資供方或品牌變更申請(qǐng)表》,報(bào)品質(zhì)管理部審批后,可以更改或取消該項(xiàng)物資供方資格。
6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時(shí),如購到偽劣商品,檢驗(yàn)員需在一周內(nèi)上報(bào)品質(zhì)管理部,如一個(gè)月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內(nèi)出現(xiàn)四次偽劣商品,品質(zhì)管理部將取消合格供方資格,在三天內(nèi)通知到各部門,并會(huì)同有關(guān)部門選擇新的合格供方。
6.5.4各部門確定以定期結(jié)算方式的物資供方時(shí),須由部門填寫《物資申請(qǐng)報(bào)告》進(jìn)行評(píng)估,并簽定物資采購合同或協(xié)議,在結(jié)帳時(shí)需以市場(chǎng)平均價(jià)或合同協(xié)議價(jià)為標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真核對(duì)物資價(jià)格,無誤后方可結(jié)帳。合同期滿前需重新評(píng)估,填寫《物資申請(qǐng)報(bào)告》報(bào)相關(guān)職能部門審批,
6.5.5所有采購合同/協(xié)議必須包括以下條款:
甲方嚴(yán)禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈(zèng)。乙方不得有任何饋贈(zèng)或賄賂甲方人員行為,否則,甲方視為乙方違約,并將立即取消供方資格。
6.5.6品質(zhì)管理部應(yīng)即時(shí)更新已評(píng)估的物資供方或品牌,以便各部門直接與供方進(jìn)行聯(lián)系。
6.6物資供方/品牌的回訪
6.6.1財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)各類物資指定供方進(jìn)行抽查回訪,具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進(jìn)行,以了解采購人員的職務(wù)行為及各類物資價(jià)格的浮動(dòng)情況,每季度公布一次常用物資參考價(jià)格。
6.6.2品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)每半年向各部門進(jìn)行一次a類物資供方的調(diào)查。并將調(diào)查情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,提交管理評(píng)審。根據(jù)年底調(diào)查的統(tǒng)計(jì)分析情況來決定與
a類物資供方續(xù)簽合同,對(duì)調(diào)查情況普遍反映差的供方,不再續(xù)簽,由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)了解選擇合格的a類物資供方。
6.7采購合同的簽訂
6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執(zhí)行。
6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同:
a.采購的物資對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響較大,且該物資沒有獨(dú)立的保修單(卡),必須以合同/協(xié)議形式進(jìn)行保修條款的約定。
b.采購金額在兩萬元以上的物資,無論其是否有獨(dú)立的保修單(卡),都必須簽訂合同/協(xié)議進(jìn)行付款方式的約定。
7.支持性文件
__wy7.4-z01-01《采購行為回訪辦法》
__wy7.5.3-z01 《標(biāo)識(shí)管理程序》
__wy7.2.2-z02 《合同管理程序》
8.質(zhì)量記錄表格
__wy7.4-z01-f1《物資申請(qǐng)單》
__wy7.4-z01-f2《物資申請(qǐng)報(bào)告》
__wy7.4-z01-f3《不合格物資處理單》
__wy7.4-z01-f4《a類物資指定供方或品牌一覽表》
__wy7.4-z01-f5《a類物資供方或品牌變更申請(qǐng)表》
__wy7.4-z01-01-f1 《采購物資供方回訪表》
__wy7.5.3-z01-f1《ci產(chǎn)品制作申請(qǐng)表》
__wy7.5.5-z01-f1《進(jìn)倉單》
第5篇 物業(yè)企業(yè)消防安全管理人防火責(zé)任書
物業(yè)公司消防安全管理人防火責(zé)任書
根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)消防法》及東莞市__物業(yè)服務(wù)有限公司消防安全責(zé)任制度相關(guān)規(guī)定,為確保__步行街不發(fā)生火險(xiǎn)和消防火險(xiǎn)隱患,特制定此防火安全責(zé)任書,并確定閣下 ___先生為物業(yè)公司 消防安全管理人 級(jí)防火責(zé)任人,至閣下離職或調(diào)離本工作崗位時(shí)自行終止,具體職責(zé)如下:
1.擬定年度消防計(jì)劃,組織實(shí)施日常消防安全管理工作;
2.擬定消防安全工作的資金投入和組織保障方案;
3.在員工中開展消防知識(shí)、技能的宣傳教育和培訓(xùn),組織滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的實(shí)施及演練;
4.協(xié)助一級(jí)防火責(zé)任人做好其他消防管理工作。
責(zé)任人簽署: 東莞市德信物業(yè)服務(wù)有限公司
日期: 日期:
第6篇 物業(yè)企業(yè)管理制度主要規(guī)章制度清單
物業(yè)企業(yè)管理制度之主要規(guī)章制度清單
1、人事后勤制度
人事辦公規(guī)范管理制度,保密制度,辦公設(shè)備使用管理規(guī)定,人事部氛圍管理規(guī)定,工作服配發(fā)規(guī)定,員工保密紀(jì)律規(guī)定,印章使用管理制度,辦公物品管理制度,長(zhǎng)途電話管理辦法,網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定,辦公電器使用規(guī)定,備品供應(yīng)與保管規(guī)定,檔案資料管理制度,立卷管理規(guī)定,檔案管理準(zhǔn)則,檔案借閱管理制度,員工宿舍管理制度,職工宿舍文明守則,食堂管理規(guī)定,食堂衛(wèi)生制度,工作餐供應(yīng)管理規(guī)定,加班餐管理規(guī)定等。
2、工作職責(zé)
人事財(cái)務(wù)部的職責(zé)范圍,管理服務(wù)中心的職責(zé)范圍,工程部的職責(zé)范圍,公共關(guān)系部的職責(zé)范圍,保安部的職責(zé)范圍,保潔部的職責(zé)范圍等。
管理處主任崗位職責(zé),各主管崗位職責(zé),主管會(huì)計(jì)崗位職責(zé),出納員崗位職責(zé),收費(fèi)員崗位職責(zé),收入核查員崗位職責(zé)文員崗位職責(zé),管理員崗位職責(zé),維修工崗位職責(zé),保安員崗位職責(zé),消防員崗位職責(zé),車輛管理員崗位職責(zé),摩托車、自行車保管員崗位職責(zé),清潔綠化工崗位職責(zé)等。
3、人力資源制度
員工考勤管理制度,薪資管理辦法,職員待遇辦法,員工考評(píng)制度,員工獎(jiǎng)勵(lì)辦法,員工處罰制度,出差管理制度,出差手續(xù)及差旅費(fèi)支付制度,員工聘用規(guī)定,勞動(dòng)合同制度,員工培訓(xùn)制度,員工解雇、辭退處理制度,員工遷調(diào)制度,臨時(shí)工錄用、辭退規(guī)定,員工工作證管理制度,休息、休假規(guī)定,工傷處理的有關(guān)規(guī)定,計(jì)劃生育規(guī)定,員工撫恤辦法,員工傷害補(bǔ)償規(guī)定等。
4、財(cái)務(wù)制度
財(cái)產(chǎn)管理辦法,財(cái)務(wù)管理規(guī)定,財(cái)務(wù)計(jì)劃管理制度,共用設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法,會(huì)計(jì)報(bào)表制度,貨幣資金管理制度,會(huì)計(jì)核算的原則,憑證管理規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案管理制度,低值易耗品財(cái)務(wù)管理制度,使用收據(jù)及有價(jià)票據(jù)的管理辦法,年度財(cái)務(wù)預(yù)算規(guī)定,收費(fèi)員帳款交接班管理辦法,保險(xiǎn)柜鑰匙管理規(guī)定,經(jīng)費(fèi)支出管理制度,專用基金管理制度,現(xiàn)金及各種銀行存款管理,支付業(yè)務(wù)費(fèi)用的開支標(biāo)準(zhǔn)及批準(zhǔn)權(quán)限,差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn),物品管理規(guī)定,物業(yè)管理專項(xiàng)收費(fèi)管理規(guī)定等。
5、安全制度
安全保安管理制度,安全保安防范工作規(guī)定,保安工作規(guī)范,值班管理制度,失竊處理辦法,消防管理制度,治安管理規(guī)定,防火責(zé)任制,防火安全制度,保安員培訓(xùn)管理制度,保安員日常管理制度,保安部領(lǐng)班工作制度,安全工作總結(jié)制度,當(dāng)班前列隊(duì)訓(xùn)練制度,日常工作記錄管理制度,保安裝備交接制度,突發(fā)事件處理制度,保安員的職責(zé)及紀(jì)律規(guī)定,保安員交接班的規(guī)定,對(duì)講機(jī)的配備、使用管理規(guī)定,保安部學(xué)習(xí)與訓(xùn)練制度,保安部穿著儀表規(guī)定,火災(zāi)處理應(yīng)急方案,安全用電須知等。
6、車輛管理制度
車輛管理規(guī)定,交通安全管理規(guī)定,自行車庫管理制度,車輛衛(wèi)生制度,機(jī)動(dòng)車輛停車場(chǎng)管理制度,車輛在小區(qū)內(nèi)行駛停放規(guī)定,摩托車、助力車、自行車管理規(guī)定等。
7、物業(yè)維修制度
設(shè)備基礎(chǔ)管理制度,工程部維修服務(wù)規(guī)范,房屋設(shè)備管理方式、內(nèi)容與制度,房屋設(shè)備的日常性保養(yǎng)規(guī)定,維修處理規(guī)程,配電室操作管理制度,停電處理制度,電器設(shè)備的養(yǎng)保安理規(guī)定,設(shè)備安全檢查制度,給排水系統(tǒng)的養(yǎng)保安理規(guī)定,設(shè)備操作、保養(yǎng)和維修規(guī)定,維修電工操作規(guī)程,供電系統(tǒng)的養(yǎng)保安理規(guī)定,設(shè)備潤(rùn)滑管理制度,設(shè)備事故處理制度,新增設(shè)備管理制度,電器機(jī)械設(shè)備操作制度,改裝、移裝設(shè)備操作制度,轉(zhuǎn)讓和報(bào)廢設(shè)備管理制度,維修工交接班制度,維修報(bào)告制度,設(shè)備日常巡檢制度,設(shè)備日常維修制度,工具領(lǐng)用保管制度,房屋維修的原則,房屋維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn),房屋維修管理考核標(biāo)準(zhǔn),房屋維修的技術(shù)管理,房屋完損等級(jí)的評(píng)定,房屋維護(hù)管理規(guī)定等。
8、保潔衛(wèi)生管理制度
綠化管理規(guī)定,綠化養(yǎng)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)要求,綠化養(yǎng)護(hù)、管理的操作細(xì)則,辦公保潔管理規(guī)定,衛(wèi)生管理準(zhǔn)則,綠化布置及養(yǎng)護(hù)、清潔的操作程序,清潔設(shè)備操作、領(lǐng)用制度,清潔工安全操作規(guī)程,保潔清潔管理制度,清潔工作檢查規(guī)程,清潔工作細(xì)則規(guī)定,外墻清潔操作規(guī)程,燈具的清潔規(guī)定,垃圾的管理規(guī)定,室外地面的清潔規(guī)定,草地清潔管理規(guī)定,盆景護(hù)理規(guī)定,室內(nèi)清潔管理規(guī)定等。
9、其他管理制度
小區(qū)公眾管理制度體系;外聯(lián)制度體系;經(jīng)營(yíng)、拓展制度體系;還有便民服務(wù)與增值服務(wù)制度,接待來訪投訴與回訪制度,社區(qū)文化工作制度,員工服務(wù)準(zhǔn)則等等。
