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電算化管理制度是指在企業(yè)運(yùn)營中，通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，對財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售等各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和控制的規(guī)則和程序。它涵蓋了系統(tǒng)的選型、實(shí)施、運(yùn)行、維護(hù)、升級等多個環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。
包括哪些方面
1. 系統(tǒng)選型：選擇適合企業(yè)需求的電算化軟件，考慮其功能、穩(wěn)定性、兼容性及后期擴(kuò)展性。
2. 實(shí)施規(guī)劃：制定詳細(xì)的系統(tǒng)上線計(jì)劃，包括數(shù)據(jù)遷移、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)測試等步驟。
3. 運(yùn)行管理：規(guī)定日常操作規(guī)程，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，如用戶權(quán)限分配、數(shù)據(jù)備份頻率等。
4. 維護(hù)保養(yǎng)：設(shè)定定期檢查和故障處理流程，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。
5. 安全策略：建立數(shù)據(jù)安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。
6. 升級更新：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)創(chuàng)新，適時對系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化。
7. 培訓(xùn)與考核：對員工進(jìn)行電算化知識的培訓(xùn)，并設(shè)立相應(yīng)的考核機(jī)制，確保其熟練掌握操作。
重要性
電算化管理制度的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提升效率：自動化處理大量數(shù)據(jù)，減少人工錯誤，提高工作效率。
2. 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：保證信息的實(shí)時性和準(zhǔn)確性，為決策提供可靠依據(jù)。
3. 風(fēng)險防控：通過權(quán)限管理，防止內(nèi)部欺詐和外部攻擊，降低風(fēng)險。
4. 創(chuàng)新驅(qū)動：為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)，適應(yīng)市場變化，提升競爭力。
5. 合規(guī)性：符合國家關(guān)于信息化管理的相關(guān)法規(guī)，保障企業(yè)合法運(yùn)營。
方案
1. 設(shè)立專門的電算化管理部門，負(fù)責(zé)制度的制定、執(zhí)行和監(jiān)督。
2. 對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，結(jié)合電算化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。
3. 定期組織電算化知識培訓(xùn)，提升員工的技能水平。
4. 建立嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，根據(jù)崗位職責(zé)分配系統(tǒng)訪問權(quán)限。
5. 定期進(jìn)行系統(tǒng)審計(jì)，檢查數(shù)據(jù)安全性和系統(tǒng)性能。
6. 引入第三方專業(yè)服務(wù)，協(xié)助進(jìn)行系統(tǒng)選型、實(shí)施和維護(hù)。
7. 制定應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃，應(yīng)對可能的技術(shù)故障和安全事件。
8. 鼓勵員工提出改進(jìn)意見，持續(xù)完善電算化管理制度。
通過上述方案的實(shí)施，企業(yè)可以構(gòu)建一套完善的電算化管理制度，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
電算化管理制度范文
第1篇 會計(jì)電算化管理制度
會計(jì)電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計(jì)電算化發(fā)展,規(guī)范會計(jì)電算工作,按照財(cái)政局的有關(guān)要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計(jì)電算化管理內(nèi)容包括崗位設(shè)置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓(xùn)和推廣等。公司負(fù)責(zé)管理工作,各單位負(fù)責(zé)具體實(shí)施工作。
第二章 崗位設(shè)置及職責(zé)
第四條 各單位應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財(cái)會業(yè)務(wù),并且負(fù)責(zé)以下工作:
一、制定本單位會計(jì)電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計(jì)電算化有關(guān)管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財(cái)會軟件進(jìn)行日常維護(hù);
四、保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的財(cái)產(chǎn)安全;
五、控制會計(jì)軟件的運(yùn)行;
六、對操作人員進(jìn)行日常管理;
七、負(fù)責(zé)財(cái)會軟件的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和推廣;
八、負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓(xùn)工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財(cái)會程序,防止其他人員越權(quán)操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度、會計(jì)制度和軟件程序,以及總公司的有關(guān)統(tǒng)一規(guī)定,進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。
第十一條 總公司對財(cái)會軟件的使用實(shí)行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財(cái)會軟件。
第十二條 總公司負(fù)責(zé)設(shè)置一、二級會計(jì)科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設(shè)。
第十三條 為確保電算記賬準(zhǔn)確、高效,記賬過程中實(shí)行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計(jì)算機(jī)或可從機(jī)內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計(jì)算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計(jì)算機(jī)打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復(fù)核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計(jì)檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設(shè)計(jì)人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細(xì)賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補(bǔ)充憑證或負(fù)數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應(yīng)在輸入的更正憑證中注明實(shí)際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計(jì)算機(jī)軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應(yīng)視同會計(jì)檔案妥善保存,并應(yīng)留有副本。
第2篇 建設(shè)股份公司會計(jì)電算化管理制度
某建設(shè)股份有限公司會計(jì)電算化管理制度
一、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制
(一)會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位。基本會計(jì)崗位可包括:會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會計(jì)崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。
(二)電算化會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下:
1.電算主管:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作,要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識,以及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn),可由會計(jì)部經(jīng)理兼任。
2.軟件操作:負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報表,和進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計(jì)軟件操作知識,達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平;可由基本會計(jì)崗位的會計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn);此崗要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識,達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平,可由主管會計(jì)兼任。
4.電算維護(hù):負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù);此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會計(jì)知識,經(jīng)過會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn),應(yīng)由專職人員擔(dān)任。
5.數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,要求具備計(jì)算機(jī)和會計(jì)知識,達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平,可由會計(jì)部經(jīng)理兼任。
二、會計(jì)電算化操作管理制度
1.明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對操作密碼要嚴(yán)格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件。
2.預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。
3.操作人員離開機(jī)房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件。
4.根據(jù)本單位實(shí)際情況,由專人保存必要的上機(jī)操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
三、計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1.保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
2.確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
3.對正在使用的會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對通用會計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。
4.健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施,保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。
5.健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內(nèi)存;嚴(yán)禁外來人員的軟盤在本公司計(jì)算機(jī)上使用等。
6.建立系統(tǒng)風(fēng)險評價體系,由電算主管及電算維護(hù)人員定期分析。
四、電算化會計(jì)檔案管理制度
1.電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù);會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表(包括報表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)。
2.電算化會計(jì)檔案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計(jì)檔案進(jìn)行管理,由會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)。
3.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn)。
4.采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。
5.通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序,視同會計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會計(jì)制度》的重要部分,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。
六、本規(guī)范自20__年1月1日起實(shí)施。
第3篇 會計(jì)電算化管理制度辦法
會計(jì)電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為推動本公司會計(jì)電算化發(fā)展,規(guī)范會計(jì)電算工作,按照財(cái)政局的有關(guān)要求,特制定本制度。
第二條 本辦法適用范圍:本公司。
第三條 會計(jì)電算化管理內(nèi)容包括崗位設(shè)置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓(xùn)和推廣等。公司負(fù)責(zé)管理工作,各單位負(fù)責(zé)具體實(shí)施工作。
第二章 崗位設(shè)置及職責(zé)
第四條 各單位應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。
第五條 電算專管員必須精通財(cái)會業(yè)務(wù),并且負(fù)責(zé)以下工作:
一、制定本單位會計(jì)電算化管理辦法;
二、監(jiān)督會計(jì)電算化有關(guān)管理制度的執(zhí)行情況;
三、對財(cái)會軟件進(jìn)行日常維護(hù);
四、保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的財(cái)產(chǎn)安全;
五、控制會計(jì)軟件的運(yùn)行;
六、對操作人員進(jìn)行日常管理;
七、負(fù)責(zé)財(cái)會軟件的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和推廣;
八、負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓(xùn)工作。
第六條 各單位必須對操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。
第七條 操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。
第八條 操作人員的密碼應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財(cái)會程序,防止其他人員越權(quán)操作。
第三章 電算記賬的規(guī)則
第十條 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度、會計(jì)制度和軟件程序,以及總公司的有關(guān)統(tǒng)一規(guī)定,進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。
第十一條 總公司對財(cái)會軟件的使用實(shí)行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財(cái)會軟件。
第十二條 總公司負(fù)責(zé)設(shè)置一、二級會計(jì)科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設(shè)。
第十三條 為確保電算記賬準(zhǔn)確、高效,記賬過程中實(shí)行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計(jì)算機(jī)或可從機(jī)內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計(jì)算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計(jì)算機(jī)打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復(fù)核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計(jì)檔案保存。
第十五條 出納人員、程序設(shè)計(jì)人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條 已輸入總賬、明細(xì)賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補(bǔ)充憑證或負(fù)數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應(yīng)在輸入的更正憑證中注明實(shí)際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條 存在計(jì)算機(jī)軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應(yīng)視同會計(jì)檔案妥善保存,并應(yīng)留有副本。
第4篇 公司財(cái)會電算化管理制度
公司財(cái)會電算化管理制度
1.目的:為加強(qiáng)財(cái)會電算化管理管理,特制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.財(cái)會電算化軟、硬件的購置
3.1電算化軟件的購置、使用運(yùn)行、升級換版、二次開發(fā)等,由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實(shí)施,并須符合下列條件:
3.1.1購入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計(jì),在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上,經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購;
3.1.2購入軟件必須是經(jīng)國家財(cái)政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件;
3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件);不準(zhǔn)對購入軟件進(jìn)行隨意修改,對外拷貝;
3.1.4二次開發(fā)軟件要經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施,且僅限于對原始數(shù)據(jù)的利用和深加工,不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財(cái)政部發(fā)布的《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。
3.2電算化硬件的購置
首先由財(cái)務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請,再由公司信息部進(jìn)行選型和市場價格調(diào)查的工作,選擇性價比好,商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購置。
4.計(jì)算機(jī)上崗要求
4.1專職計(jì)算機(jī)操作人員經(jīng)專門培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。
4.2各財(cái)務(wù)部使用的計(jì)算機(jī)只能用于本公司,未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)不得對外使用。
4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞,保證數(shù)據(jù)正確性和運(yùn)行效率,對上機(jī)操作人員規(guī)定:
4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定;
4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財(cái)會人員,有權(quán)上機(jī)操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng);
4.3.3與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計(jì)崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
4.4嚴(yán)格操作規(guī)則
4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,并按有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證,憑此進(jìn)行賬務(wù)處理;
4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機(jī)。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù),在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯,可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯,必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計(jì)算機(jī)。最后由復(fù)核員調(diào)正,并在機(jī)內(nèi)簽字,記帳才能進(jìn)行;
4.4.3當(dāng)月機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢,方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳;
4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外,其他人員一律不得直接打開庫進(jìn)行操作,不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu);
4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作,更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作;
4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料,均由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借;
4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對、保管;機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份;月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔(如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來帳等),年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊歸檔;
4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作;
4.4.9各操作人員在上機(jī)時,應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務(wù)時間等。操作員必須對自己的登機(jī)口令保密,以便帳務(wù)系統(tǒng)自動對其上機(jī)操作進(jìn)行流水登記,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機(jī)記錄,以作為責(zé)任劃分的依據(jù);操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作;必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息,保證會計(jì)信息的全面完整;
4.4.10每次上機(jī)完畢,應(yīng)做好所需的各項(xiàng)備份工作,以防止發(fā)生意外事故;
4.4.11嚴(yán)禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機(jī)操作,嚴(yán)禁非法拷貝工作,外購軟盤使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。
5.軟件升級的審批程序
5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級申請報告。
5.2公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3原程序清單存檔。
5.4手續(xù)完備后,實(shí)施軟件升級。
5.5軟件升級后使用變更通知。
5.6進(jìn)行軟件升級后的試運(yùn)行。
5.7根據(jù)運(yùn)行的情況總結(jié)并升級文檔資料。
5.8發(fā)出軟件升級后正式運(yùn)行通知。
5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護(hù)人的姓名,維護(hù)時間,修改時間,修改的原因,修改的內(nèi)容,修改后的現(xiàn)狀等。
6.財(cái)會電算化檔案管理
財(cái)會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證,存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會計(jì)資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財(cái)會檔案一般包括以下內(nèi)容:
6.1會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù),財(cái)務(wù)部必須加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全會計(jì)檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。
6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號,經(jīng)審核人員審查后錄入微機(jī)。定期匯總,按類裝訂成冊,專人保管,帳表必須有會計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
6.3每月形成的帳簿、報表都應(yīng)按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊,年底送財(cái)務(wù)部檔案室集中管理。
6.4會計(jì)檔案一律以紙質(zhì)形式保存,同時以磁質(zhì)形式保存會計(jì)檔案,磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份,保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應(yīng)按《會計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。
6.5會計(jì)檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,標(biāo)簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場;同時,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
6.6會計(jì)檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時,檔案原則上不得借出,如有特殊,需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),并應(yīng)記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊。
6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定,以及
任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等的行為將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7.財(cái)務(wù)部會計(jì)電算化崗位設(shè)置及工作職責(zé)
7.1會計(jì)人員
會計(jì)人員應(yīng)孰悉分工負(fù)責(zé)的核算業(yè)務(wù),既能進(jìn)行手工核算的會計(jì)處理,又能適應(yīng)會計(jì)電算化工作要求。其職責(zé)范圍除會計(jì)法、財(cái)政部有關(guān)規(guī)定外還包括:編制會計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求,做到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確,摘要簡明規(guī)范,編碼完整,符合會計(jì)電算化有關(guān)細(xì)則的規(guī)則等。
7.2系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位的財(cái)務(wù)和會計(jì)業(yè)務(wù),具備一定的計(jì)算機(jī)知識,熟悉本單位在用系統(tǒng),由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主要對系統(tǒng)總的運(yùn)行情況負(fù)責(zé),協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部內(nèi)外有關(guān)電算化的工作關(guān)系,處理臨時出現(xiàn)的問題。主要職責(zé)有:
7.2.1負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時,應(yīng)及時監(jiān)督、組織有關(guān)人員恢復(fù)其正常工作;
7.2.2負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各有關(guān)資源(包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等)的調(diào)用、修改和更新的計(jì)劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報告。
7.3系統(tǒng)操作員
操作員有權(quán)進(jìn)入本公司電算化系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應(yīng)熟悉單位財(cái)會業(yè)務(wù),同時有較熟悉的計(jì)算機(jī)操作及數(shù)據(jù)庫知識,熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經(jīng)過計(jì)算機(jī)和會計(jì)兩類培訓(xùn)的專業(yè)人員擔(dān)任,對整個系統(tǒng)安全正常進(jìn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括:
7.3.1嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明進(jìn)行操作;
7.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作,包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作;
7.3.3負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和存檔;
7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障,應(yīng)及時報告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和信息部,并做好故障記錄及上機(jī)記錄等;
7.3.5當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù),當(dāng)天登錄,登錄后打印出當(dāng)天的帳表,做到日日清;
7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳和會計(jì)報表,以及自動轉(zhuǎn)帳憑證;
7.3.7負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;
7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運(yùn)行中的關(guān)健人員,不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任,不準(zhǔn)調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的功能。
7.4數(shù)據(jù)錄入員
數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對會計(jì)業(yè)務(wù)知識。有一定的了解,有簡單的計(jì)算機(jī)操作知識,能熟練地錄入有關(guān)數(shù)據(jù)。其一般由經(jīng)過打字訓(xùn)練的會計(jì)人員擔(dān)任,對錄入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括:
7.4.1檢查專職會計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù),對非法數(shù)據(jù)不得錄入;
7.4.2嚴(yán)格按照專職會計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入,錄入完畢進(jìn)行自檢核對,核對無誤后交數(shù)據(jù)審核員復(fù)核;
7.4.3在輸入過程中,如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時,應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員或有關(guān)專職會計(jì)人員反映,不得擅自作廢或修改;
7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時,應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正;
7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后,應(yīng)及時做好數(shù)據(jù)備份;
7.4.6日記帳輸入應(yīng)做好日清月結(jié);
7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管;
7.4.8、操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告;數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任。
7.5數(shù)據(jù)審核員
數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會計(jì)業(yè)務(wù)和全面的會計(jì)業(yè)務(wù),一般應(yīng)由符合條件的會計(jì)人員擔(dān)任,其職責(zé)主要包括;
7.5.1負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等;
7.5.2負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作;
7.5.3對不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊,再行審核;
7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù),不予簽章確認(rèn)。
7.6系統(tǒng)維護(hù)員
系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行管理與維護(hù)的工作人員。系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)有一定的計(jì)算機(jī)知識、會計(jì)業(yè)務(wù)知識,應(yīng)能熟練地編制程序,應(yīng)了解所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)員可由軟件開發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:
7.6.1定期檢查軟件、硬件設(shè)備的運(yùn)行情況;
7.6.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作;
7.6.3按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全性防范措施,所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核等系統(tǒng)的任何操作權(quán)限使用工作。
7.7檔案管理員
檔案管理員負(fù)責(zé)保管各類數(shù)據(jù)和帳表,一般應(yīng)由具備一定計(jì)算機(jī)常識,如軟盤的使用與保護(hù)等,具有較強(qiáng)的責(zé)任心的會計(jì)人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:
7.7.1負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;
7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;
7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。
8.硬件管理制度
8.1計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)由公司信息部統(tǒng)一管理,財(cái)務(wù)系統(tǒng)歸財(cái)務(wù)部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)人員根據(jù)要求提供。財(cái)務(wù)部計(jì)算機(jī)分別由專人負(fù)責(zé),主要職責(zé)為上、下班及停電時開機(jī)、關(guān)機(jī)、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。
8.2計(jì)算機(jī)未經(jīng)批準(zhǔn)不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。
8.3未經(jīng)許可嚴(yán)禁修改硬盤儲存內(nèi)容,不準(zhǔn)備擅自拆開計(jì)算機(jī)及修改計(jì)算機(jī)有關(guān)軟硬件參數(shù)設(shè)置。
8.4不準(zhǔn)擅自改變上機(jī)內(nèi)容或運(yùn)行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。
8.5計(jì)算機(jī)配置專門的動力電源,每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內(nèi)存盤正常退出并關(guān)閉ups電源,人員離開時必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、ups和總電源。
8.6 ups電源不得插接除主機(jī)以外的設(shè)備,如打印機(jī)、電風(fēng)扇、電熱瓶等。
8.7計(jì)算機(jī)硬件故障請保持現(xiàn)場,并向系統(tǒng)管理員匯報,由系統(tǒng)管理員安排人員進(jìn)行排除,不得自行拆開處理。
8.8開機(jī)順序:總電源一ups 電源一外圍設(shè)備(打印機(jī)、顯示器)一主機(jī)。關(guān)機(jī)順序和開機(jī)相反。
8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。
8.10嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上打電子游戲。
8.11外
來及新購磁盤、光盤必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機(jī)。
8.12未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件),不準(zhǔn)對機(jī)內(nèi)軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。
8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份,所有軟盤都加上寫保護(hù),并有規(guī)范的標(biāo)簽。
8.14經(jīng)常對計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測,并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。
8.15各操作員每次對更新數(shù)據(jù)必須及時備份,月末結(jié)帳后磁質(zhì)、紙雙備份。
8.16財(cái)務(wù)部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對外(包括公司其他公司)提供數(shù)據(jù)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批。
8.17計(jì)算機(jī)開機(jī)口令和財(cái)務(wù)操作員口令需不定期更改,各操作員必須對自己所掌握的口令嚴(yán)格保密,不得對外泄露。
8.18各操作應(yīng)嚴(yán)格權(quán)限操作,不得泄露、打聽他人有關(guān)操作口令,不得以他人名義上機(jī)登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機(jī)記錄核對,作為工作檢查依據(jù)。
8.19硬件的購置、維護(hù)、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行,違反上述規(guī)定造成設(shè)備損壞,由責(zé)任者照價賠償;造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者,財(cái)務(wù)部將視情況對責(zé)任者予以處理。
9.附則:
9.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
第5篇 會計(jì)電算化管理制度(范例)
會計(jì)電算化管理:
第一章 總則
第一條 為了指導(dǎo)和規(guī)范公司會計(jì)電算化工作,保證會計(jì)電算化工作的順利開展,根據(jù)財(cái)政部《會計(jì)電算化管理辦法》和《會計(jì)電算化工作規(guī)范》,結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算的有關(guān)規(guī)定制定本制度。
第二條 本制度適用于公司各財(cái)務(wù)核算單位。
第三條 本制度包括會計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和會計(jì)數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計(jì)檔案管理制度。
第四條 本制度所指的計(jì)算機(jī)硬件是指支撐財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備,計(jì)算機(jī)軟件是指用友財(cái)務(wù)軟件及其他相關(guān)軟件
第五條 信息技術(shù)中心應(yīng)指定專人對財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)由本單位系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。
第二章 會計(jì)電算化崗位責(zé)任制
第六條 公司各財(cái)務(wù)核算單位必須使用公司指定的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行本單位的財(cái)務(wù)核算,并建立本單位的會計(jì)電算化崗位責(zé)任制,明確各電算化崗位的職責(zé)范圍。
第七條 電算化會計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下:
(一)電算主管崗
由財(cái)務(wù)管理總部設(shè)立,負(fù)責(zé)公司會計(jì)電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調(diào)公司財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)的使用及財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行;對電算化操作人員的權(quán)限進(jìn)行分配及管理;協(xié)調(diào)、督促財(cái)會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護(hù)崗
由信息技術(shù)中心指派專人兼任,負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護(hù);負(fù)責(zé)開、關(guān)服務(wù)器,維護(hù)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全、正常運(yùn)行;管理服務(wù)器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進(jìn)公司會計(jì)電算化工作;負(fù)責(zé)對vpn證書及密鑰的管理、授權(quán)工作;會同電算主管負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財(cái)務(wù)核算單位設(shè)立,負(fù)責(zé)對本單位的會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行會計(jì)處理并及時輸入記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報表,進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作;負(fù)責(zé)會計(jì)資料的整理、登記、保管、保密工作;負(fù)責(zé)建立健全會計(jì)檔案借閱、使用登記制度。
(四)審核記賬崗
負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核;操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)審核。
此崗位人員應(yīng)具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識。各財(cái)務(wù)核算單位均應(yīng)設(shè)立專職或兼職崗。
第八條 會計(jì)電算化崗位責(zé)任的考核
實(shí)行電算化后,定期對會計(jì)電算化各崗位人員進(jìn)行考核,考核結(jié)果納入個人的年度考評內(nèi)容。對不按照本制度履行崗位職責(zé),給公司造成嚴(yán)重后果的,按照公司有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
第三章 會計(jì)電算化操作管理制度
第九條 本章所稱會計(jì)電算化操作人員,是指按照會計(jì)電算化崗位設(shè)置,行使崗位職責(zé)的會計(jì)電算化人員或經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人(總部為財(cái)務(wù)管理總部負(fù)責(zé)人,分支機(jī)構(gòu)為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)賦予臨時操作、查詢權(quán)的其他人員。
第十條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴(yán)格保密,泄漏密碼產(chǎn)生嚴(yán)重后果的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設(shè)定初始密碼,并通知會計(jì)電算化操作人員,再由會計(jì)電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十一條 會計(jì)電算化人員在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中均應(yīng)以實(shí)名進(jìn)行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應(yīng)操作權(quán)限。
第十二條 財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中的服務(wù)器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及系統(tǒng)管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護(hù)員共同管理,雙方各執(zhí)一半密碼,每人掌握密碼的長度不得少于6位,密碼更換的間隔時間不得超過三個月,在密碼輸入時應(yīng)予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中,并登記備案。
財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的集團(tuán)用戶由電算主管及財(cái)務(wù)管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。
第十三條 出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權(quán)限。
第十四條 日常操作程序
(一)電算維護(hù)員每天到崗后,首先檢查服務(wù)器是否正常開啟,檢查計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)是否正常運(yùn)行,為其他工作做好準(zhǔn)備;
(二)會計(jì)人員根據(jù)原始憑證運(yùn)用正確的會計(jì)科目填制記賬憑證,并打印機(jī)制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認(rèn);
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認(rèn),并立即對機(jī)內(nèi)對應(yīng)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機(jī)內(nèi)記賬憑證,應(yīng)將原打印出的記賬憑證與機(jī)內(nèi)憑證核對無誤后,才能對機(jī)內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作,嚴(yán)禁未經(jīng)核對執(zhí)行“成批審核”操作。
審核人員應(yīng)對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負(fù)責(zé),如出現(xiàn)問題按相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;
(五)每天工作結(jié)束后,電算維護(hù)員可依據(jù)工作情況選擇是否關(guān)閉服務(wù)器,如要關(guān)機(jī)應(yīng)提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關(guān)閉服務(wù)器。
(六)操作人員離開操作使用計(jì)算機(jī)的工作現(xiàn)場,應(yīng)立即退出財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),否則應(yīng)承擔(dān)被人利用本人登錄名進(jìn)行操作的全部責(zé)任。
第四章 計(jì)算機(jī)硬件、軟件和會計(jì)數(shù)據(jù)管理制度
第十五條 各核算單位應(yīng)為開展會計(jì)電算化配備必要的計(jì)算機(jī),硬件設(shè)備和軟件。
第十六條 計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的維護(hù)主要包括以下內(nèi)容:
(一)電算維護(hù)員應(yīng)經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護(hù)員應(yīng)定期對計(jì)算機(jī)存放場所的安全措施進(jìn)行檢查,包括對消防和報警設(shè)備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設(shè)備和措施進(jìn)行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護(hù)員應(yīng)對硬件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障及時排除,由于本身?xiàng)l件沒有能力解決的或不能解決的應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決,并對故障情況和處理措施及結(jié)果等予以記錄;
(四)需要對硬件設(shè)備更新、擴(kuò)充、更換,應(yīng)及時提出建議,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后及時實(shí)施,并及時做好數(shù)據(jù)備份工作,保證機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,同時作好相應(yīng)記錄。
第十七條 計(jì)算機(jī)軟件的維護(hù)分為系統(tǒng)軟件維護(hù)和財(cái)務(wù)軟件維護(hù),包括以下內(nèi)容:
(一)系統(tǒng)軟件維護(hù)包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。
(二)財(cái)務(wù)軟件維護(hù)包括操作維護(hù)與程序維護(hù):
對財(cái)務(wù)軟件日常操作維護(hù)工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題,電算維護(hù)員應(yīng)及時解決。如不能排除,應(yīng)立即報告電算主管并聯(lián)系財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商予以指導(dǎo)或現(xiàn)場處理。
對財(cái)務(wù)軟件的修改、版本升級等程序維護(hù)由財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商負(fù)責(zé),電算主管及電算維護(hù)員應(yīng)與軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系,及時得到新版財(cái)務(wù)軟件。
對正在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行升級,應(yīng)報經(jīng)財(cái)務(wù)管理總部和信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行,并記錄升級時間及模塊。
第十八條 未經(jīng)電算主管和電算維護(hù)員同意,任何人不得擅自更改計(jì)算機(jī)及其附屬設(shè)備的連接與設(shè)置,不得更改系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的設(shè)置,不得更改網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)用戶名及網(wǎng)絡(luò)用戶ip地址。
公司總部財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)連接方式及防火墻設(shè)置的更改,均需經(jīng)電算維護(hù)員同意方可進(jìn)行。
營業(yè)部財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)禁止與營業(yè)部交易內(nèi)網(wǎng)相連接。
財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)客戶端以vpn方式通過防火墻與(公司總部服務(wù)器進(jìn)行連接,不得以任何形式、任何方式繞過防火墻直接進(jìn)行入系統(tǒng)?？蛻舳说姆阑饓ψC書及密鑰由信息技術(shù)中心統(tǒng)一發(fā)放,防火墻證書每年進(jìn)行一次更新。各單位電算維護(hù)員必須妥善保管信息技術(shù)中心下發(fā)的各類證書和密鑰。如因保管不善,導(dǎo)致泄密并產(chǎn)生嚴(yán)重后果的,應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
第十九條 會計(jì)數(shù)據(jù)的備份
(一)會計(jì)數(shù)據(jù)的備份由電算維護(hù)員負(fù)責(zé),包括至少每天進(jìn)行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng),對重要會計(jì)數(shù)據(jù)更新或修改后應(yīng)及時進(jìn)行備份,會計(jì)年度結(jié)束后及時進(jìn)行刻錄備份。
(二)電算維護(hù)員應(yīng)對每次備份情況做詳細(xì)記錄,記錄的內(nèi)容應(yīng)包括:本次備份的時間、所備份的會計(jì)數(shù)據(jù)狀態(tài)(是否過賬、結(jié)賬等)和所涵蓋的會計(jì)期間等。
(三)電算維護(hù)員或檔案管理員應(yīng)根據(jù)存儲介質(zhì)的不同情況定期對備份存貯介質(zhì)進(jìn)行可用性檢查,發(fā)現(xiàn)缺損或備份數(shù)據(jù)丟失的,應(yīng)立即補(bǔ)充備份。
(四)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)遭到非法操作和毀損等需要恢復(fù)時,在經(jīng)電算主管及電算維護(hù)員同意后,必須使用最新的正式備份。
第二十條 各核算單位應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施,確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
各單位財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預(yù)防、檢測、清除計(jì)算機(jī)病毒,并定期進(jìn)行病毒庫的升級及版本的更新。
禁止在財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)上使用、打開來歷不明的軟件及郵件,對外來的存儲介質(zhì)必須先殺毒后才能使用。禁止在財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)上玩游戲,會計(jì)電算化系統(tǒng)的服務(wù)器不能直接接入互聯(lián)網(wǎng),不具備防范條件的會計(jì)電算化系統(tǒng)的終端機(jī)不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。
第五章 電算化會計(jì)檔案管理制度
第二十一條 電算化會計(jì)檔案管理是公司重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)要求,對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行管理。
第二十二條 電算化會計(jì)檔案管理的內(nèi)容和范圍:
電算化會計(jì)檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。
會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表(包括報表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù),以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。
財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)書、軟件程序、用戶操作手冊、本單位電算化系統(tǒng)構(gòu)成說明和財(cái)務(wù)軟件工作日志等,視同會計(jì)檔案保管。
第二十三條 電算化會計(jì)檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表,由本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管負(fù)責(zé)保管。
(二)會計(jì)電算化記賬憑證制單完成后應(yīng)立即打印輸出,打印的記賬憑證上應(yīng)有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計(jì)算機(jī)打印的活頁賬頁裝訂成冊,應(yīng)每天登記并打印,做到日清月結(jié)。對每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務(wù)、審計(jì)等管理部門檢查時,應(yīng)按其要求,及時打印有關(guān)賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計(jì)年度結(jié)束后一個月內(nèi)必須完整打印,裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案有缺損時,必須補(bǔ)充打印。
所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
(五)每月結(jié)束后10日內(nèi)、年度結(jié)束后30日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結(jié)束后15日內(nèi)、年度結(jié)束后45日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的會計(jì)報表和有關(guān)會計(jì)資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計(jì)電子文檔由電算維護(hù)員保管。
(八)電算維護(hù)員每月至少將工作日志備份一次,經(jīng)電算主管審核確認(rèn),交會計(jì)檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。
(九)保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四條 電算化會計(jì)檔案的保管要求
(一)電算化會計(jì)檔案存放地點(diǎn)應(yīng)達(dá)到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等要求,重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,并盡可能存放在兩個不同建筑物內(nèi)。
(二)對紙質(zhì)會計(jì)檔案和存貯介質(zhì)保存的會計(jì)檔案應(yīng)分類保存。
(三)會計(jì)電算化檔案的保管時間
計(jì)算機(jī)打印的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表的保管期限及電子會計(jì)檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;
購買會計(jì)電算化專用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)的報價單、保修單、使用說明書、購機(jī)清單等資料作為會計(jì)電算化硬件檔案保管,保管期限至相應(yīng)硬件被出售、報廢等處置完畢;
電算化系統(tǒng)軟件的程序盤、使用說明、合同等全套軟件檔案應(yīng)妥善永久保存。
(四)日常備份存貯介質(zhì)由電算維護(hù)員妥善保管、統(tǒng)一編號,應(yīng)裝在保護(hù)封套或包裝盒中,并置于保存柜中。年度以存貯介質(zhì)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)備份盤交由紙質(zhì)檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存。
第二十五條 電算化會計(jì)檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會計(jì)檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
各種會計(jì)資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)),未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意借閱會計(jì)資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時,還應(yīng)該認(rèn)真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。
第二十六條 電算化會計(jì)檔案保管期滿后,按財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀。
第六章 附則
第二十七條 本制度由財(cái)務(wù)管理總部會同信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)解釋。
第二十八條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
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第6篇 技術(shù)學(xué)院會計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)室管理員制度
職業(yè)學(xué)院會計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)室管理員制度
一、管理實(shí)訓(xùn)室內(nèi)的所有設(shè)備,認(rèn)真做好“計(jì)算機(jī)故障維修記載”、“計(jì)算機(jī)設(shè)備登記”等;
二、根據(jù)課程安排和要求,提前十分鐘打開門,做好上機(jī)前的一切準(zhǔn)備工作,保證學(xué)生準(zhǔn)時上機(jī);
三、開啟穩(wěn)壓電源,檢測電壓穩(wěn)定正常時,方可打開服務(wù)器,接通計(jì)算機(jī)系統(tǒng),確保用電安全;
四、注意檢查實(shí)訓(xùn)室的工作環(huán)境(溫、濕度),實(shí)訓(xùn)室內(nèi)做到清潔、通風(fēng)。上機(jī)過程中,隨時觀察實(shí)訓(xùn)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況,遇電壓不穩(wěn)等特殊情況,應(yīng)果斷采取措施,不得強(qiáng)行開機(jī)。放學(xué)后,應(yīng)對實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行安全檢查,切斷電源,關(guān)閉門窗;
五、實(shí)訓(xùn)室鑰匙由管理員一人專管,不得轉(zhuǎn)交他人;
六、協(xié)助指導(dǎo)教師做好學(xué)生上機(jī)指導(dǎo)工作,組織并督促勤工儉學(xué)學(xué)生管理員進(jìn)行機(jī)房衛(wèi)生掃除,并監(jiān)督上機(jī)人員正確使用設(shè)備,對違反各項(xiàng)制度的行為有權(quán)制止并向系部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映;
七、指導(dǎo)和培養(yǎng)學(xué)生管理員對機(jī)房進(jìn)行維護(hù)和管理;
八、整理各位老師對實(shí)訓(xùn)室工作的意見,并向系領(lǐng)導(dǎo)匯報;
九、加強(qiáng)對電源設(shè)備、機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的巡視,做到勤問、勤看、勤聽、勤摸、勤聞。遇有故障時應(yīng)及時處理,同時要將處理結(jié)果,發(fā)生故障的原因作詳細(xì)的記錄,重大設(shè)備事故應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報;
十、外來人員使用實(shí)訓(xùn)室或?qū)嵱?xùn)設(shè)備外借,必須經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)及系領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可。
第7篇 餐飲會計(jì)電算化管理規(guī)定制度
保證會計(jì)電算化設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持辦公室和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
1.會計(jì)電算化硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理和使用,非會計(jì)電算化工作人員一般情況下不得使用,特殊情況確需使用時,應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),在不影響會計(jì)電算化正常工作情況下進(jìn)行。
2.操作人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計(jì)功能未能正常實(shí)現(xiàn)時,應(yīng)立即與軟件開發(fā)商聯(lián)系,進(jìn)行修改、調(diào)試,完成調(diào)試后,應(yīng)及時檢查、核對,以確保相應(yīng)帳務(wù)數(shù)據(jù)和功能模塊的正確性。
3.進(jìn)行電算化操作時,操作人員運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件必須是根據(jù)工作需要設(shè)置操作權(quán)限和密碼。對操作密碼要嚴(yán)格管理,指點(diǎn)專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件。
4.進(jìn)行會計(jì)處理時,應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)數(shù)據(jù)的稽核制度,由專人負(fù)責(zé)對原始憑證和記賬憑證的審核,預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記入機(jī)內(nèi)賬簿。
5.操作人員對使用的硬件設(shè)備的安全負(fù)責(zé),設(shè)備的開啟和關(guān)閉應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范程序進(jìn)行,下班時,應(yīng)關(guān)閉設(shè)備的電源。操作人員離開辦公室前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件。
6.確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;根據(jù)公司實(shí)際情況,由專人保存必要的上機(jī)操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
7.對會計(jì)軟件進(jìn)行升級和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理的同意,報總經(jīng)理批準(zhǔn);在軟件升級和硬件更換過程中,要保證會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理指定專人進(jìn)行監(jiān)督。
8.健全排除計(jì)算機(jī)硬件和軟件故障的管理措施,保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性;健全計(jì)算機(jī)病毒防范措施, 未經(jīng)允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關(guān)軟件、文件。
9.電算化會計(jì)檔案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計(jì)檔案進(jìn)行管理,由專人負(fù)責(zé)。電算化會計(jì)檔案,包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù);會計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表(包括報表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)。
10.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn);
11.每月10日前對上個月的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。
12.所使用會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序,視同會計(jì)檔案保管,保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
第8篇 第1人民醫(yī)院會計(jì)電算化管理制度
第一人民醫(yī)院會計(jì)電算化管理制度
1、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制
實(shí)施會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算會計(jì)崗位,基本會計(jì)崗位一般可分為會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計(jì)崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算數(shù)據(jù)管理等工作崗位。基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位在不違反內(nèi)部牽制制度的情況下可以交叉設(shè)置。
2、會計(jì)電算化操作管理
(1)所有上機(jī)操作人員需經(jīng)過培訓(xùn),經(jīng)電算主管認(rèn)可后方可上機(jī)操作。
(2)明確各操作人員的上機(jī)操作工作內(nèi)容和權(quán)限,電算維護(hù)人員一般應(yīng)由軟件操作崗位以外的人員擔(dān)任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數(shù)據(jù)維護(hù)或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數(shù)據(jù)維護(hù)等工作;預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)帳簿。
(3)上機(jī)操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應(yīng)退出會計(jì)軟件,杜絕未經(jīng)授權(quán)人操作會計(jì)軟件。
(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容和故障情況等內(nèi)容。
3、硬件、軟件、數(shù)據(jù)管理
(1)保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計(jì)電算化的前提條件,要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
(2)確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙份。
(3)對正在使用的會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改,對通過會計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行更換等工作,要有一定的審核手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。
(4)健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施,保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。
(5)定期檢查計(jì)算機(jī)病毒,各工作站應(yīng)安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數(shù)據(jù)時,必須在清查病毒確保安全后方可進(jìn)行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計(jì)軟件的計(jì)算機(jī),除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網(wǎng),上網(wǎng)后除指定內(nèi)容外不得下載任何信息。
4、電算化檔案管理
(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和打印輸出的會計(jì)數(shù)據(jù)作為電算化會計(jì)檔案管理。
(2)計(jì)算機(jī)輸出的會計(jì)憑證、帳簿、報表等紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理按《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。
(3)對電算化會計(jì)檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數(shù)據(jù)應(yīng)保存雙份并存放在不同的地點(diǎn)。
(4)對磁性介質(zhì)存放的會計(jì)檔案要定期檢查并復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計(jì)檔案丟失。
(5)整套會計(jì)電算化文檔資料及會計(jì)軟件程序,視同會計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。
第9篇 食品公司會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
食品股份公司會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
第一章 總 則
一、會計(jì)電算化管理是會計(jì)電算化工作的重要內(nèi)容,為推動公司會計(jì)電算化工作的健康發(fā)展,保證會計(jì)信息處理和存儲的合法、安全、準(zhǔn)確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開展會計(jì)電算化工作,是促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平,高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計(jì)電算化作為提高會計(jì)工作質(zhì)量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項(xiàng)要工作來抓。
三、逐步提高會計(jì)人員的電算化操作水平,使一部分會計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會計(jì)軟件的維護(hù),并培養(yǎng)部分會計(jì)人員逐步掌握會計(jì)電算化數(shù)據(jù)分析工作。
四、講求效益,處理好及時更新技術(shù)設(shè)備與勤儉節(jié)約的關(guān)系,既不盲目追求最新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備,也不忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢,造成設(shè)備過快陳舊過時。
五、統(tǒng)一應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件。為適應(yīng)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化,提高企業(yè)管理水平的要,我公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3系統(tǒng)”作為財(cái)務(wù)管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準(zhǔn)備工作,逐步建立以會計(jì)電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng),做到單位內(nèi)部信息資源共享,充分發(fā)揮會計(jì)電算化在經(jīng)營管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗(yàn)收條件
一、 采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬,是指應(yīng)用會計(jì)軟件輸入會計(jì)數(shù)據(jù),由電子計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,并打印輸出會計(jì)資料。替代手工記賬是會計(jì)電算化的基本目標(biāo)。
二、公司獲得省財(cái)政廳授權(quán)成立會計(jì)電算化驗(yàn)收小組,自行驗(yàn)收公司所屬單位的會計(jì)電算化工作并報省財(cái)廳會計(jì)處批準(zhǔn)。
三、替代手工記賬的單位,應(yīng)具備以下條件;
1、 配備了“金蝶k3系統(tǒng)”財(cái)務(wù)軟件、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房空調(diào)設(shè)備;
2、 配備了相應(yīng)的會計(jì)電算化工作人員。所有會計(jì)從業(yè)人員必須具備會計(jì)電算化初級培訓(xùn)資格,使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件單位必須至少具備一名以上會計(jì)電算化中級維護(hù)員;
3、 執(zhí)行公司內(nèi)部管理制度;
4、“金蝶k3系統(tǒng)”(下稱k3系統(tǒng))與原總公司自行開發(fā)的會計(jì)核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結(jié)果數(shù)據(jù)相一致;如果新舊軟件核算結(jié)果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗(yàn)收小組提供書面報告;
5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結(jié)果會計(jì)資料都必須裝訂成冊,作為會計(jì)檔案保存,并作為驗(yàn)收的主要依據(jù)。
6、 記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證,以適應(yīng)會計(jì)電算化工作的需要;
7、 提前一周填寫廣州市財(cái)政局會計(jì)處規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式申請表向集團(tuán)公司會計(jì)電算化驗(yàn)收小組提出書面申請。
第三章 會計(jì)電算化崗位責(zé)任制
一、 建立會計(jì)電算化崗位責(zé)任制,要明確每個工作崗位的職責(zé)范圍,切實(shí)做到“事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要求,工作有檢查”。
二、會計(jì)電算化崗位可設(shè)電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護(hù)員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管:全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會計(jì)電算化工作,制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權(quán)限控制;
2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負(fù)責(zé)記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入工作,輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報表,進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,要求達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平;
3、 審核員:負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn);
4、 電算維護(hù)員:負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù);對軟件所需的維護(hù)和升級負(fù)責(zé)同軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò);對財(cái)務(wù)部門無法解決的硬件問題負(fù)責(zé)同計(jì)算機(jī)中心聯(lián)系;
5、 電算審查員:負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊,此崗位由計(jì)算機(jī)中心和審計(jì)室有關(guān)人員兼任;
6、 數(shù)據(jù)分析員:負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,提供有關(guān)分析資料供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。
7、 出納:只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。
8、 檔案管理員:負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件和會計(jì)資料檔案的管理。
三、各單位可根據(jù)實(shí)際情況,在不違反內(nèi)部牽制制度的前提下,交叉設(shè)置各崗位,但要保持相對穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設(shè)。
第四章 會計(jì)電算化操作管理制度
一、 明確規(guī)定上機(jī)操作人員對財(cái)務(wù)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對操作密碼要嚴(yán)格管理,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作財(cái)務(wù)軟件;
二、操作人員離開機(jī)房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出財(cái)務(wù)軟件;
三、凡需要修改財(cái)務(wù)軟件,必須書面提出修改理由、修改內(nèi)容,報公司財(cái)務(wù)管理部,由財(cái)務(wù)管理部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴(yán)禁擅自打開數(shù)據(jù)庫強(qiáng)行修改。
五、審核通過或已登帳的機(jī)內(nèi)憑證,系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計(jì)算機(jī)硬件管理制度
一、 計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由具有電腦硬件基礎(chǔ)知識的程序員負(fù)責(zé)管理,公司電腦室設(shè)兼職計(jì)算機(jī)病毒監(jiān)察員對整個集團(tuán)公司的計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行監(jiān)測。
二、 計(jì)算機(jī)房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關(guān)的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機(jī)房。嚴(yán)禁在電腦機(jī)房內(nèi)吸煙。嚴(yán)禁隨意拔插電腦機(jī)房的電源設(shè)備。
三、 電腦機(jī)房必須配備空調(diào)設(shè)備,保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度環(huán)境。
四、 上機(jī)前應(yīng)首先檢查電源和設(shè)備運(yùn)行是否正常,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告,經(jīng)過電算維護(hù)員檢查認(rèn)可、才能使用。尤其是在計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重故障時,不得隨意自行檢修,應(yīng)及時報告電腦室,等候檢修。
五、 限定服務(wù)器操作權(quán),不得隨意改變服務(wù)器的設(shè)置。
六、 遇到突發(fā)性停電時,應(yīng)立即退出系統(tǒng)、關(guān)機(jī)、關(guān)電源;
七、 下班前,必須檢查機(jī)器設(shè)備是否已關(guān)好,關(guān)切斷所有電源。
第六章 軟件和數(shù)據(jù)管理制度
一、會計(jì)核算軟件必須有獨(dú)立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時,電算維護(hù)員在確認(rèn)有關(guān)數(shù)據(jù)已作備份后,可進(jìn)行排除障礙的有關(guān)措施;如無法解決,可根據(jù)情況通知計(jì)算機(jī)中心或金蝶公司有關(guān)人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據(jù)審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經(jīng)審核員進(jìn)行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會計(jì)憑證都必須備份存盤,月底結(jié)賬后
即應(yīng)把當(dāng)月會計(jì)數(shù)據(jù)備份入磁盤或光盤中儲存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進(jìn)行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結(jié)束后30天內(nèi)打印;第二次在年度結(jié)束后45天內(nèi)打印。根據(jù)實(shí)際情況,發(fā)生業(yè)務(wù)少的,可滿頁打印,但應(yīng)保證每年至少打印一次。
七、會計(jì)報表的編制、打印輸出要根據(jù)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定設(shè)置公式編制。各種報表需經(jīng)軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認(rèn)后方為正式報表。報表必須通過設(shè)定取數(shù)公式編制,不得用非正常手段進(jìn)行填制;報表的數(shù)據(jù)必須與結(jié)賬結(jié)果相符,表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系必須正確無誤,取數(shù)公式一經(jīng)設(shè)定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。
八、輸出數(shù)據(jù)未經(jīng)本單位財(cái)務(wù)主管許可,嚴(yán)禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的修改;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財(cái)務(wù)部;
十、對正在使用的應(yīng)用會計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升級和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,必須保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;由電算維護(hù)員辦理審批手續(xù),經(jīng)過電算主管和計(jì)算機(jī)中心有關(guān)負(fù)責(zé)人同意后,由電算主管、電算維護(hù)員、計(jì)算機(jī)有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督,并要求軟件供應(yīng)商協(xié)同操作;
十一、為防止外來病毒感染,在未進(jìn)行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計(jì)核算用電腦上進(jìn)行任何操作。不得隨意將會計(jì)用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計(jì)檔案包括會計(jì)資料和會計(jì)軟件。存檔的會計(jì)檔案,要每年進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失;
第七章 附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實(shí)行會計(jì)電算化的單位。由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋。
二、本制度在執(zhí)行時如與上級有關(guān)財(cái)務(wù)制度和會計(jì)電算化規(guī)定有出入,則以上級規(guī)定為準(zhǔn)。
第10篇 _地產(chǎn)公司會計(jì)電算化管理制度
地產(chǎn)公司會計(jì)電算化管理制度
為規(guī)范會計(jì)電算化的管理,使會計(jì)電算系統(tǒng)正常、安全地運(yùn)行,根據(jù)財(cái)政部《會計(jì)電算化管理辦法》 及有關(guān)規(guī)章制度要求,結(jié)合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會計(jì)電算電腦的使用與維護(hù)
1. 會計(jì)電算電腦是財(cái)務(wù)部門處理會計(jì)事務(wù)的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會計(jì)電算軟件應(yīng)有專人保管負(fù)責(zé),不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關(guān)人員責(zé)任。
3. 會計(jì)電算電腦應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,上機(jī)操作員應(yīng)持有《會計(jì)電算上崗證》。
4. 嚴(yán)禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權(quán)限設(shè)定與口令設(shè)定應(yīng)符合會計(jì)核算有關(guān)制度。
6. 上機(jī)操作必須嚴(yán)格按會計(jì)電算軟件的有關(guān)操作流程進(jìn)行,嚴(yán)禁非正常關(guān)機(jī)或啟動。
第二條 計(jì)算機(jī)會計(jì)核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據(jù)會計(jì)核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權(quán)限及口令;
4. 建立會計(jì)科目及編碼;
5. 建立報表格式及數(shù)據(jù)調(diào)用公式;
6. 輸入各科目初始數(shù)據(jù)。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據(jù)原始編好號碼的單證,在計(jì)算機(jī)上填制憑證,用計(jì)算機(jī)打印憑證的要按號對應(yīng)裝訂;
2. 審核人員不僅要用計(jì)算機(jī)審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進(jìn)行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經(jīng)審核之后,進(jìn)行登帳處理并結(jié)帳;
四. 結(jié)帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關(guān)部門;
五. 明細(xì)帳及總分類帳等有關(guān)資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條 會計(jì)電算檔案的管理
1. 會計(jì)電算檔案的管理應(yīng)遵守《會計(jì)檔案管理辦法》;
2. 對文本資料應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記,應(yīng)由專人設(shè)專柜管理;
3. 對磁盤資料每月結(jié)帳前應(yīng)備份,在進(jìn)行數(shù)據(jù)變動前也必須備份數(shù)據(jù);備份數(shù)據(jù)軟盤應(yīng)寫好標(biāo)簽,貼上保護(hù)歸檔;
4. 操作員因要作變動時,在交接前應(yīng)打印出會計(jì)檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。
第11篇 建工學(xué)院會計(jì)電算化操作管理制度
建工學(xué)院會計(jì)電算化操作管理制度
為保證我院會計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行,嚴(yán)格執(zhí)行上機(jī)操作規(guī)程,現(xiàn)制定我院會計(jì)電算化系統(tǒng)
操作管理制度,請認(rèn)真執(zhí)行。
一、系統(tǒng)使用管理
⒈在系統(tǒng)投入運(yùn)行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并報財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。
⒉對使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成分工牽制的內(nèi)部制約機(jī)制。
⒊本系統(tǒng)原則上專機(jī)專用,謝絕無關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。
⒋建立非操作人員“計(jì)算機(jī)使用登記簿”制度,上機(jī)前須登記方可用機(jī)。
⒌任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作,不允許隨意增、刪、改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。
⒍出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。
⒎操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行操作,負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打印有關(guān)帳表。
⒏存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定保管、移交。
⒐系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。
二、上機(jī)操作規(guī)程
⒈操作人員必須是經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可的人員,才能上機(jī)操作。
⒉非操作人員上機(jī)操作,應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記,填寫姓名、上機(jī)時間、操作內(nèi)容,供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。
⒊操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,并檢查計(jì)算機(jī)的運(yùn)行情況,發(fā)現(xiàn)運(yùn)行異常要及時通知系統(tǒng)管理人員處理。
⒋操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。
⒌操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。
⒍復(fù)核人員在稽核過程中如發(fā)現(xiàn)差錯,應(yīng)及時反映給操作人員及系統(tǒng)管理員。對已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù),在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯,可按憑證進(jìn)行修改;在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯,必須另作憑證,按規(guī)定沖銷糾正。任何人不能隨意修改賬目。
⒎每日記帳工作完畢后都要做好備份工作,以防發(fā)生意外事故,備份的數(shù)據(jù)軟盤,由財(cái)務(wù)處妥善保管。
⒏在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。
⒐任何人如有偽造,非法涂改變更,故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為,依照《會計(jì)法》的規(guī)定,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。
⒑系統(tǒng)管理員要妥善保管上機(jī)操作記錄。定期檢查、打印并裝訂成冊。
三、財(cái)務(wù)處理程序
⒈財(cái)務(wù)系統(tǒng)初始化
在初次建立會計(jì)電算化系統(tǒng)時,需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。
⒉財(cái)務(wù)系統(tǒng)更改
系統(tǒng)正常運(yùn)行期間,任何對財(cái)務(wù)系統(tǒng)的修改變動,都必須得到會計(jì)主管的批準(zhǔn)。
⒊日常財(cái)務(wù)處理
⑴憑證處理
系統(tǒng)輸入的記帳憑證是機(jī)制記帳憑證。記帳憑證要按照國家財(cái)會制度的有關(guān)規(guī)定編制,對不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理;對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還,并要求更改和補(bǔ)充。
機(jī)制記帳憑證的編制。機(jī)制記帳憑證是指計(jì)算機(jī)根據(jù)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件的要求,依據(jù)正確無誤的原始憑證,編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證須經(jīng)復(fù)核后,再由財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳處理。
機(jī)制記帳憑證編制前,要認(rèn)真審核原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性,輸入計(jì)算機(jī)及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確,數(shù)字準(zhǔn)確無誤,摘要簡單、明了、規(guī)范。打印出的機(jī)制記帳憑證需加蓋制單審核人、記帳員(輸入)及會計(jì)主管名章,如為收付款憑證還需加蓋出納員印章及經(jīng)辦人(領(lǐng)交款人)簽字,連同所附原始憑證裝訂成冊,妥善保管。
⑵記帳憑證的審核與保管
a、記帳憑證必須經(jīng)有關(guān)審核無誤后方可進(jìn)行登賬處理。
b、操作員每輸入以張憑證,結(jié)束前要自審一次,無誤后再按結(jié)束鍵。
c、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人、收付款憑證應(yīng)由出納員簽章經(jīng)辦人簽字后方可為有效憑證。
d、已輸入的記帳憑證應(yīng)在輸入操作完畢后,打印科目匯總表并裝訂成冊,交會計(jì)檔案資料保管員存檔保管。
e、同一張憑證,制單和復(fù)核不能是同一個人。
⑶帳表打印和結(jié)賬
a、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印,并應(yīng)與出納員庫存現(xiàn)金核對無誤。
b、銀行余額調(diào)節(jié)表每月編制一次。
c、在結(jié)賬前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報表的備份工作。
d、月底,以上工作正確完成后,由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳,系統(tǒng)自動生成下月期初余額。
e、每年年末必須將全部賬簿打印輸出,裝訂成冊,作為會計(jì)檔案保存。
⑷會計(jì)報表
a、單位應(yīng)根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或計(jì)算機(jī)自動生成會計(jì)報表。賬表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。
b、會計(jì)報表、計(jì)算表、分析表,按軟件系統(tǒng)功能及管理要求月末打印輸出,經(jīng)有關(guān)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字蓋章方可生效。
c、單位上報會計(jì)主管部門的會計(jì)報表格式與要求,按會計(jì)主管部門的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置。
d、單位如需以軟盤和書面形式上報報表,軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)一致,書面報表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。
第12篇 會計(jì)電算化管理制度范例
第一章 總則第一條 為推動本公司會計(jì)電算化發(fā)展,規(guī)范會計(jì)電算工作,按照財(cái)政局的有關(guān)要求,特制定本制度。第二條 本辦法適用范圍:本公司。第三條 會計(jì)電算化管理內(nèi)容包括崗位設(shè)置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓(xùn)和推廣等。公司負(fù)責(zé)管理工作,各單位負(fù)責(zé)具體實(shí)施工作。第二章 崗位設(shè)置及職責(zé)第四條 各單位應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財(cái)會業(yè)務(wù),并且負(fù)責(zé)以下工作:一、制定本單位會計(jì)電算化管理辦法;二、監(jiān)督會計(jì)電算化有關(guān)管理制度的執(zhí)行情況;三、對財(cái)會軟件進(jìn)行日常維護(hù);四、保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的財(cái)產(chǎn)安全;五、控制會計(jì)軟件的運(yùn)行;六、對操作人員進(jìn)行日常管理;七、負(fù)責(zé)財(cái)會軟件的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和推廣;八、負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓(xùn)工作。第六條 各單位必須對操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。第七條 操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財(cái)會程序,防止其他人員越權(quán)操作。第三章 電算記賬的規(guī)則第十條 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度、會計(jì)制度和軟件程序,以及總公司的有關(guān)統(tǒng)一規(guī)定,進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。第十一條 總公司對財(cái)會軟件的使用實(shí)行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財(cái)會軟件。第十二條 總公司負(fù)責(zé)設(shè)置一、二級會計(jì)科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設(shè)。第十三條 為確保電算記賬準(zhǔn)確、高效,記賬過程中實(shí)行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條 記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計(jì)算機(jī)或可從機(jī)內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計(jì)算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計(jì)算機(jī)打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復(fù)核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計(jì)檔案保存。第十五條 出納人員、程序設(shè)計(jì)人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條 已輸入總賬、明細(xì)賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補(bǔ)充憑證或負(fù)數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應(yīng)在輸入的更正憑證中注明實(shí)際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條 存在計(jì)算機(jī)軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應(yīng)視同會計(jì)檔案妥善保存,并應(yīng)留有副本。
第13篇 會計(jì)電算化管理制度-范文
第一章
總則第一條為推動本公司會計(jì)電算化發(fā)展,規(guī)范會計(jì)電算工作,按照財(cái)政局的有關(guān)要求,特制定本制度。第二條本辦法適用范圍:本公司。第三條會計(jì)電算化管理內(nèi)容包括崗位設(shè)置、發(fā)展規(guī)劃、建立信息系統(tǒng)、制定管理制度、人員培訓(xùn)和推廣等。公司負(fù)責(zé)管理工作,各單位負(fù)責(zé)具體實(shí)施工作。第二章 崗位設(shè)置及職責(zé)第四條 各單位應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。第五條 電算專管員必須精通財(cái)會業(yè)務(wù),并且負(fù)責(zé)以下工作: 一、制定本單位會計(jì)電算化管理辦法; 二、監(jiān)督會計(jì)電算化有關(guān)管理制度的執(zhí)行情況; 三、對財(cái)會軟件進(jìn)行日常維護(hù); 四、保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的財(cái)產(chǎn)安全; 五、控制會計(jì)軟件的運(yùn)行; 六、對操作人員進(jìn)行日常管理; 七、負(fù)責(zé)財(cái)會軟件的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和推廣; 八、負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)內(nèi)操作人員的培訓(xùn)工作。第六條各單位必須對操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。第七條操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計(jì)算機(jī)和財(cái)會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改。第八條 操作人員的密碼應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出財(cái)會程序,防止其他人員越權(quán)操作。第三章電算記賬的規(guī)則第十條 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度、會計(jì)制度和軟件程序,以及總公司的有關(guān)統(tǒng)一規(guī)定,進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。 第十一條 總公司對財(cái)會軟件的使用實(shí)行統(tǒng)一管理,未經(jīng)總公司同意,各單位不得隨意使用其他財(cái)會軟件。第十二條總公司負(fù)責(zé)設(shè)置一、二級會計(jì)科目。二、三級科目各單位可根據(jù)具體情況增設(shè)。第十三條為確保電算記賬準(zhǔn)確、高效,記賬過程中實(shí)行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據(jù)以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計(jì)算機(jī)或可從機(jī)內(nèi)現(xiàn)有賬簿中計(jì)算生成記賬憑證所需數(shù)據(jù),記賬憑證方可由計(jì)算機(jī)打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復(fù)核員、主管員共同簽章,并按規(guī)定裝訂成冊,做為會計(jì)檔案保存。第十五條出納人員、程序設(shè)計(jì)人員不得兼任憑證錄入工作。第十六條已輸入總賬、明細(xì)賬的數(shù)據(jù),如有差錯,均須另編補(bǔ)充憑證或負(fù)數(shù)沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應(yīng)在輸入的更正憑證中注明實(shí)際輸入數(shù)據(jù)的更正內(nèi)容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。第十七條存在計(jì)算機(jī)軟盤或硬盤內(nèi)的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應(yīng)視同會計(jì)檔案妥善保存,并應(yīng)留有副本。
第14篇 支付中心會計(jì)電算化管理制度
國庫支付中心會計(jì)電算化管理制度
第一條為規(guī)范會計(jì)人員財(cái)務(wù)軟件操作行為,保證電算化系統(tǒng)的安全運(yùn)行和電算化會計(jì)檔案資料的安全完整,根據(jù)財(cái)政部《會計(jì)電算化工作規(guī)范》和財(cái)政部、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》,制定會計(jì)電算化管理制度。
第二條大廳局域網(wǎng)管理規(guī)范:
1、機(jī)房是大廳局域網(wǎng)的核心,設(shè)備包括服務(wù)器、交換機(jī)、機(jī)柜、檔案柜、ups等;系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)機(jī)房管理,非機(jī)房管理人員不得擅自進(jìn)入機(jī)房,不得擅自操作服務(wù)器;
2、服務(wù)器中存放著中心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),備份數(shù)據(jù)實(shí)行雙備份異地存放,實(shí)行日備份、月備份、年備份;
3、定期維護(hù)和保養(yǎng)機(jī)房設(shè)備,并做好保養(yǎng)記錄。隨時檢查機(jī)房設(shè)施,包括:電源、消防、防鼠、防電磁波、防塵、防靜電等設(shè)備和措施,保證機(jī)房設(shè)備安全和服務(wù)器正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。
第三條 計(jì)算機(jī)病毒防范管理規(guī)范:
1、大廳局域網(wǎng)內(nèi)統(tǒng)一安裝專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)版“卡巴斯基”殺毒軟件,系統(tǒng)管理員每周五要對殺毒軟件進(jìn)行升級,大廳工作人員每周一早上要在系統(tǒng)管理員的監(jiān)管下對自己計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行一次檢查、殺毒;
2、嚴(yán)禁安裝拷貝與工作無關(guān)的游戲軟件、文件安裝拷貝到計(jì)算機(jī),外來文件資料先殺毒再查看、拷貝。
第四條 計(jì)算機(jī)操作規(guī)范:
1、大廳所有計(jì)算機(jī)實(shí)行順序編號,一人一機(jī),統(tǒng)一管理。密碼登陸系統(tǒng),正確使用系統(tǒng)各模塊,及時保存財(cái)務(wù)資料,系統(tǒng)不用或暫時離開工作崗位,隨手退出系統(tǒng);
2、大廳工作人員定期更新財(cái)務(wù)軟件登陸密碼,密碼記錄有序,密碼不得外傳,嚴(yán)禁他人登記系統(tǒng)誤操作破壞數(shù)據(jù)庫;
3、正確使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī),不得隨意插拔計(jì)算機(jī)連接電纜、不得通過關(guān)閉電源強(qiáng)行關(guān)閉計(jì)算機(jī),下班后不得待機(jī);
4、嚴(yán)禁非大廳工作人員進(jìn)入大廳工作區(qū),如遇財(cái)務(wù)檢查中心安排專人專機(jī)接待。
第五條 會計(jì)電算化資料備份規(guī)范:
1、會計(jì)電算化資料備份由系統(tǒng)管理員定期完成,科學(xué)分類,專柜保存;
2、會計(jì)電算化資料備份分為日備份、月備份和年備份;大廳每日下班前對當(dāng)天財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行日備份,每月末對當(dāng)月財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行月備份,會計(jì)年度終了結(jié)賬后完成全年備份;各會計(jì)室和使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的單位,每月末對當(dāng)月的會計(jì)數(shù)據(jù)備份的同時,將備份資料送核算中心進(jìn)行異地備份;
3、會計(jì)電算化檔案采取雙備份異地存放模式,每月會計(jì)核算大廳機(jī)房保存一份,送財(cái)政局檔案室保存一份。
第15篇 學(xué)校會計(jì)電算化操作管理制度
學(xué)校會計(jì)電算化操作管理制度6
會計(jì)電算化制度是對會計(jì)人員操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算工作的制度,具體內(nèi)容如下:
1.會計(jì)電算化微機(jī)是會計(jì)電算化專用機(jī)器,只能財(cái)會人員使用,進(jìn)行有關(guān)記賬、統(tǒng)計(jì)、做工資等整理會計(jì)資料工作使用,禁止非指定人員操作計(jì)算機(jī),會計(jì)電算化應(yīng)專機(jī)專用,計(jì)算機(jī)內(nèi)不得安裝與財(cái)務(wù)管理無關(guān)的軟件。
2.未經(jīng)授權(quán)的人員,一律不準(zhǔn)進(jìn)入會計(jì)電算化系統(tǒng),由系統(tǒng)管理員授權(quán)的人員也只能在所給定的權(quán)限內(nèi)使用電算化系統(tǒng),不得越權(quán)操作。
3.經(jīng)授權(quán)使用電算化的人員,必須嚴(yán)格按照操作說明書的規(guī)定進(jìn)行操作,必須保證其“口令”(密碼)不為他人知曉,并定期或不定期修改本人“口令”。
4.經(jīng)授權(quán)使用電算化的人員,不得用本人的密碼進(jìn)入系統(tǒng)而由他人代為操作。在離開工作崗位時必須逐級退出電算化系統(tǒng),不允許在沒有退出系統(tǒng)的情況下離開工作室。未經(jīng)系統(tǒng)管理人員許可,任何人員不得對數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行修改、刪除等操作。
5.定期保養(yǎng)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備及周圍環(huán)境整潔,注意通風(fēng)、防火、防磁、防雷擊、防鼠害、防靜電,保證硬件系統(tǒng)正常運(yùn)行。
6.計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障時,應(yīng)做好登記并及時通知計(jì)算機(jī)維護(hù)人員處理。
7.健全必要防病毒措施,安裝防病毒卡或使用防病毒軟件,并定期進(jìn)行版本升級。使用所有外來軟盤時,必須先對軟盤進(jìn)行病毒檢測,防止病毒感染。
發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、混亂等情況,應(yīng)使用會計(jì)軟件中的索引功能,或備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。無法自行解決時,做好故障記錄,及時通知計(jì)算機(jī)維護(hù)人員解決。
