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規(guī)章制度包括哪些
地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類標準：明確各類地產(chǎn)文件的分類依據(jù)，如土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證、合同協(xié)議等。
2. 檔案收集程序：規(guī)定從項目啟動到結(jié)束過程中，所有重要文件的收集時間、責任人和方式。
3. 檔案存儲規(guī)定：設(shè)定紙質(zhì)文件的存放條件和電子文檔的備份頻率，確保文件的安全性。
4. 檔案檢索機制：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，方便員工查詢和利用檔案。
5. 權(quán)限管理：設(shè)定不同級別的員工對檔案的訪問權(quán)限，防止信息泄露。
6. 檔案銷毀規(guī)則：規(guī)定哪些文件在何時可以銷毀，以及銷毀的流程。
作用和意義
地產(chǎn)檔案管理制度旨在：
1. 保護公司資產(chǎn)：通過有序管理，確保關(guān)鍵文件的完整性和安全性。
2. 提升效率：明確的檢索機制能快速定位所需信息，提高工作效率。
3. 遵守法規(guī)：符合相關(guān)法律法規(guī)對檔案管理的要求，避免法律風(fēng)險。
4. 決策支持：為公司的經(jīng)營決策提供準確、及時的數(shù)據(jù)支持。
5. 解決爭議：在糾紛中，檔案作為證據(jù)，有助于維護公司權(quán)益。
怎么制定
制定地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度應(yīng)：
1. 調(diào)研分析：了解行業(yè)最佳實踐，結(jié)合公司實際情況進行定制。
2. 征求意見：廣泛征求各部門意見，確保制度的可行性和適用性。
3. 制定草案：明確各項規(guī)定，保持清晰、簡潔，避免模糊不清。
4. 審核修訂：由管理層審查，對不合理或沖突的部分進行調(diào)整。
5. 培訓(xùn)執(zhí)行：對全體員工進行培訓(xùn)，確保理解和執(zhí)行。
6. 定期評估：定期評估制度的效果，適時更新和完善。
hd地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度范文
第1篇 hd地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度
恒大地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度
檔案借閱基本程序:僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。
檔案借閱注意事項:
1、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的,扣罰借用人50元/天,扣罰相關(guān)部門負責人30元/天;借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過20天以上,須上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批;借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。
2、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意;節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向檔案管理部門報備,按公司規(guī)定失職問責處理。
3、集團公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制。
4、檔案復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋再復(fù)印無效印章。
5、對于公司規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向本公司檔案室移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己、拒絕移交。
6、原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理。
印章管理:
1、員工因個人事情要求蓋公章的,必須由所在部門負責人簽署意見,然后根據(jù)事情性質(zhì)送有關(guān)職能部門審核,并經(jīng)其主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可用印。涉及重要的事項可能會引起不良后果或其它無法預(yù)料的情況,必須上報有關(guān)董事局領(lǐng)導(dǎo)同意后方可用印。
2、用印申請人須認真、詳細填寫《印章使用申請表》里的各項內(nèi)容,字跡工整,而且每欄只能填寫一個用印事項,禁止把多項工作混填在同一欄內(nèi)。
3、同一用印資料在不同時間里重復(fù)用印,或者同一批用印資料有部分內(nèi)容漏報審批,都必須再次履行用印審批手續(xù),杜絕一次審批,重復(fù)使用的投機行為。
4、出現(xiàn)急需用印的文書,但該文書的審批權(quán)人未及時簽字的情況,須由印章管理員和用印申請人共同在場,電話請示審批權(quán)人,經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后1個工作日以內(nèi)完成補簽手續(xù)。
5、不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印,如有特殊情況,集團本部和下屬公司須報集團總裁或者董事局主席批準,地區(qū)公司須報本公司董事長批準。
6、公章的使用必須在印章室內(nèi)進行,如因工作需要將印章帶出印章室外使用的,應(yīng)事先填寫《印章借用審批表》,經(jīng)董事局領(lǐng)導(dǎo)或地區(qū)公司董事長批準后由至少兩人共同攜帶使用,原則上檔案管理部門須安排專人親自至現(xiàn)場監(jiān)印。
7、所有印章用印,都必須嚴格執(zhí)行集團印章管理規(guī)定,按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程進行報批。
第2篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數(shù)
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準。
第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責:
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,責令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補。
第4篇 房地產(chǎn)檔案管理制度范例
■行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協(xié)助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護工作由辦公室統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當天回復(fù)。
(二)上級對下級的指示類文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
■工程技術(shù)檔案管理制度
一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。
二、管理機構(gòu)及職能
(一)組織機構(gòu):
1、北京dl溫泉房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:
組長:總工程師
組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,::并建立相應(yīng)的檔案機構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。
三、管理內(nèi)容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報:
第5篇 _房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度(五)
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。
第二條 管理部門
行政管理部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責如下。
1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。
2、對公司其他部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。
4、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。
5、提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
第二章 公司檔案管理體制
第三條 歸檔范圍
1、法規(guī)性文件。包括政府機構(gòu)部門頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
2、公司股東會、總經(jīng)理辦公會形成的文件材料。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、批示等。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
6、財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。
7、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。
8、儀器、設(shè)備方面的文件材料。
9、基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
10、科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料。
11、聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。
12、本公司對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)。
第四條 管理部門
1、公司檔案工作要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。
2、公司設(shè)立四個檔案管理點,分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負責工程建設(shè)過程所需各類文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負責公司所有人員及制度的建檔與管理;財務(wù)管理部負責所有財務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時負責其他部門移交檔案的管理。
3、各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。
第三章 平時歸卷
第五條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第六條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
第七條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第八條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時保存文件卷內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第四章 立卷
第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
第十四條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時間填上以示負責。
第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整。清晰。
第五章 檔案借閱、利用工作
第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式
1、提供檔案原件。
2、提供檔案復(fù)印件。
3、提供文獻索引資料。
第十八條 借閱管理
1、凡需使用檔案者,均須填寫《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
2、案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。
3、借閱期限不得超過5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,需當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、外單位借閱檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
第六章 檔案銷毀管理
第十九條 對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
第二十條 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
第二十一條 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
第七章 附則
第二十二條 本制度由行政管理部負責解釋、補充,由總經(jīng)理批準后實施。
第6篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度12
房地產(chǎn)公司檔案管理制度(十二)
第一節(jié)行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協(xié)助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護工作由辦公室統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當天回復(fù)。
(二)上級對下級的指示類文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
第二節(jié)工程技術(shù)檔案管理制度
一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。
二、管理機構(gòu)及職能
(一)組織機構(gòu):
1、__房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:
組長:總工程師
組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,并建立相應(yīng)的檔案機構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。
三、管理內(nèi)容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報:
第7篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度
地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6
為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷售合同
(1)預(yù)定書(認購書)原件;
(2)買賣合同原件;
(3)換、退房申請;
(4)房型修改申請;
(5)其他合同之補充協(xié)議。
2、客戶資料檔案
(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
(2)簽約客戶檔案
基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;
其他客戶提交之資料。
3、內(nèi)部管理檔案
(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件
(2)銷售管理檔案
(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;
(4)早晚會會議記錄。
4、內(nèi)部往來文件
(1)發(fā)往各部門間的日常函件;
(2)收到公司各部門的往來文件。
5、公司對外宣傳資料
(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關(guān)信息
(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;
(2)各樓盤樓書;
(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;
(4)各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;
2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;
3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;
4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;
5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應(yīng)有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;
2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;
4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進行處理,造成重大損失者當追究責任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;
2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;
3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷毀
1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。
第8篇 房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案歸檔范圍制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度:歸檔范圍
(一)行政管理,歸口單位總經(jīng)部。
1、本級組織所形成的各種會議記錄、總結(jié)、報告、文件資料及上級組織下發(fā)的文件資料等;
2、本公司總經(jīng)理工作會、司務(wù)會、專題會、工程協(xié)調(diào)會會議記錄、紀要、決定;
3、本公司中長遠規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)及制定的規(guī)章制度等;
4、本公司的資質(zhì)證書、工商、稅務(wù)登記、營業(yè)執(zhí)照等各項證書;
5、本公司形成的各類行政性經(jīng)濟合同、民事案件等;
6、本公司向上級及有關(guān)部門呈送的請示、報告及匯報資料及其上級批示等;
7、本公司的《簡報》、機構(gòu)沿革、大事記等;
8、上級及本公司法律事務(wù)等工作的資料;
9、公司《章程》法人治理結(jié)構(gòu)的便宜,議事規(guī)則,董事會、監(jiān)事會的預(yù)案、議案、決議等。
(二)財務(wù)審計,歸口單位財務(wù)部
1、財務(wù)工作計劃、總結(jié)、上級及本公司有關(guān)財務(wù)管理方面的制度、規(guī)定、辦法、通知;
2、有關(guān)財務(wù)、稅費檢查的文件資料;
3、各類財務(wù)報表、憑證、帳簿、工資表等;
4、固定資產(chǎn)的新增、調(diào)撥、報廢、核資的請示、批復(fù)等文件資料;
5、上級及本單位關(guān)于審計工作的決定、規(guī)定、請示、批復(fù)等;
(三)人事勞資,歸口單位:人力資源部
1、有關(guān)本公司機構(gòu)設(shè)立、撤消、合并、更名和改變關(guān)系的決定、通知等文件;
2、有關(guān)本公司定員、定編的文件資料;
3、有關(guān)本公司干部任免、聘用文件資料;
4、本公司人員有關(guān)專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘用資料;
5、本公司臨時短聘人員聘用計劃、考核及聘用工資待遇、解聘等;
6、關(guān)于本公司人員退職、退休、調(diào)動、獎懲等資料;
7、本公司工資計劃、報表、獎金、津貼、福利等方面的文件資料。
(四)新征,歸口單位:行政部
1、新征受讓土地選點、評估、洽談、科研報告、董事會(董事長)批復(fù)等原始資料;
2、新征受讓土地合同、法律文書等原始資料;
3、新征受讓土地規(guī)劃、國土進窗報批等全部原始資料;
4、規(guī)劃許可證、國土證、紅線圖等全部原始資料;
5、拆遷公告、差遣補償?shù)荣Y料。
(五)住宅營銷分配,歸口單位:總經(jīng)部、財務(wù)部
1、入園人員資格界定資料;
2、購房人員購房申請、戶型選定、交納認購保證金等資料;
3、《購房須知》、《樓書》;
4、住宅預(yù)售報告、批復(fù)及證書;
5、首付款有關(guān)資料;
6、住宅分配到戶及個人銀行按揭等資料;
7、住宅房價結(jié)算等資料;
8、辦理產(chǎn)權(quán)證書等形成的全部資料。
(六)工程技術(shù)部分,歸口單位:工程部、行政部
1、征地受讓土地手續(xù)辦妥后,工程啟動的初步可行性研究報告與批復(fù);
2、規(guī)劃設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計、圖紙文件、報告、審查與批復(fù);
3、工程可研、環(huán)評報告與批復(fù);
4、初勘任務(wù)書及出勘資料;
5、初設(shè)任務(wù)書及初設(shè)圖紙文件(含概算)初設(shè)審查與批復(fù);
6、施工詳勘及詳勘資料;
7、施工設(shè)計任務(wù)書及施設(shè)圖紙、文件(含預(yù)算)、資料審查與批復(fù);
8、工程進窗報建報批過程中,所形成的全部資料、文件、證書;
9、工程建設(shè)各階段驗收報告;
10、工程竣工圖、竣工驗收報告;
11、工程設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備、物資材料等招標全過程形成的所有請示、報告、批復(fù)、紀要等資料;
12、在項目委托過程中所形成的方案、工程量計算、確認簽證等資料;
13、所有設(shè)計修改、變更中形成的全部資料;
14、設(shè)備、材料、產(chǎn)品出產(chǎn)證書、技術(shù)參數(shù)指標、開箱驗收等資料;
15、工程各類款項支付審批手續(xù)等資料;
16、工程審計、決算等全部資料。
(七)電力土木建筑分會
1、分會章程、組織機構(gòu)沿革、分會組成領(lǐng)導(dǎo)成員名單等;
2、分會工作規(guī)則、各會議工程報告等;
3、分會年度工作計劃總結(jié);
4、各類專業(yè)會議形成的全部資料;
5、各類課題論文及評審意見;
6、土建分會評審專家?guī)斓娜抠Y料。
第9篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫
一、基本要求
1、 檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計部負責。
2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。
4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、 歸檔時間和份數(shù)對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。
三、 查(借)閱
1、 公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、 公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、 查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準。
第10篇 房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理制度
z房地產(chǎn)管理局房地產(chǎn)檔案管理制度
為了加強和規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理,妥善保存和科學(xué)利用檔案,更好為社會服務(wù),特制訂本制度。
一、檔案人員管理職責
(一)要認真做好檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔。歸檔的材料,應(yīng)做到格式統(tǒng)一、字跡工整、條理清晰。
(二)要愛惜檔案,維護檔案的完整和安全,不污染、不磨損,保證檔案排列整齊有序,便于查找和利用。
(三)要嚴守保密制度,檔案不得轉(zhuǎn)借、涂改,不代他人閱檔,不準他人私自摘抄、復(fù)印和進入庫房。
(四)要經(jīng)常做好庫房的防盜、防火、防光、防蟲鼠、防濕、防塵和防高溫等工作。
(五)要學(xué)好檔案管理的法律法規(guī),不斷提高檔案管理水平和辦事效率。
(六)要秉公辦事,方便群眾,簡化查檔手續(xù),做到隨到隨查。
二、檔案查閱
(一)房地產(chǎn)檔案只限于閱覽室查閱和摘抄,確因辦案需要借出的,必須辦理調(diào)借審批手續(xù)。調(diào)借單位和經(jīng)辦人,要確保檔案資料不折皺、污損、拆頁,不許抽出或剪裁檔案資料,或在其上面畫線、圈點、打叉和涂改。
(二)局內(nèi)部查閱檔案,必須持有本局檔案查閱單,方可查閱。
(三)各級人民法院、公安機關(guān)、公證處、仲裁機構(gòu),因辦案需查閱檔案的,必須持單位介紹信及出具被介紹人的身份證或工作證,方可查閱。
(四)律師事務(wù)所、法律服務(wù)所的律師或法律工作者,因辦案需查閱檔案的,由案件承辦人憑單位介紹信及出具生效的注冊律師證或法律工作者證,方可查閱。
(五)黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體,需要查閱其自有房地產(chǎn)檔案,必須持交查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證和單位介紹信及出具被介紹人身份證,方可查閱。
(六)私有房產(chǎn)業(yè)權(quán)人需要查閱其房地產(chǎn)檔案的,必須持有查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證及業(yè)權(quán)人的身份證,方可查閱。
業(yè)權(quán)人(權(quán)屬人)因故不能前來查閱的,可出具生效的委托書,委托他人代理。受委托人持業(yè)權(quán)人的產(chǎn)權(quán)證、委托書和本人身份證,方可查閱。
(七)查閱檔案必須寫明房屋的座落和查閱內(nèi)容。其他需要了解房地產(chǎn)檔案情況的單位或個人,可憑單位介紹信、身份證等有效證件,并說明查閱原因,由工作人員給予口頭咨詢服務(wù)。
(八)抄摘或復(fù)制檔案,必須在批準查閱范圍內(nèi)進行,只能復(fù)制權(quán)利人繳交的證明材料。凡涉及局內(nèi)部辦證領(lǐng)導(dǎo)審批意見的內(nèi)容不準抄摘或復(fù)制。
(九)檔案材料中的復(fù)印件不得再復(fù)印。
三、查閱的審批手續(xù)
(一)局內(nèi)部查閱檔案,須填寫“z市房地產(chǎn)管理局檔案查閱單”,并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后 ,憑單查閱。
(二)因公需調(diào)借檔案的,須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意,辦理調(diào)借手續(xù)。借出的檔案原則上要有檔案工作人員隨行。
四、查閱檔案收費
根據(jù)檔案為社會服務(wù)要有償使用的原則,查閱、復(fù)印檔案材料、提供咨詢服務(wù)及出具證明等,均按市物價局核準的“z市房地產(chǎn)管理局檔案收費標準”收取。
第11篇 f房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司檔案管理制度:
1.主要內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。
2.檔案的管理機構(gòu)
2.1公司辦公室是檔案管理機構(gòu),公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結(jié)案后,財務(wù)資料,技術(shù)資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術(shù)資料由技術(shù)部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。
2.4公司檔案員(兼)主要工作職責
2.4.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4.2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.4.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;
2.4.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3. 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.2 公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃;公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報告。公司各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.3公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.4公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設(shè)用地批準書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等。(由開發(fā)部負責歸檔移交辦公室保存)
3.5公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。(由技術(shù)部負責歸檔并保存)
3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)
3.7公司項目預(yù)決算資料。(由預(yù)決算部負責歸檔并保存)
3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)
3.10公司財務(wù)憑證。(由財務(wù)料整理并保存)
3.11 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.12公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)
3.13公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.14 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.15題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)
4.檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設(shè)立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。
5.2.6 立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應(yīng)以部室為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應(yīng)把上級文件與公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應(yīng)負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,責令其賠償一切損失。
7.檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報公司總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9.檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:
不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補。
第12篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度-6
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度6
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0 檔案的管理機構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責:
2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;
2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.0 檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情
況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.0 超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9.0 檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補。
第13篇 地產(chǎn)代理銷售現(xiàn)場檔案管理制度
地產(chǎn)代理公司銷售現(xiàn)場檔案管理制度
(一)目的
為了使各銷售現(xiàn)場檔案管理更加規(guī)范化及減少結(jié)案工作的工作量。
(二)適用范圍
公司所有在售項目及開盤新項目。
(三)檔案分類
1.人事類:包括排班、考勤、培訓(xùn)、考核
2.行政類:包括辦公設(shè)備、辦公用品、預(yù)算、發(fā)文、申請、交接記錄
3.營銷管理類:包括項目籌備期策劃類、項目營銷過程中策劃類
4.銷售管理類:包括制度、資料、價格、任務(wù)、數(shù)據(jù)類、合同協(xié)議等
(四)管理方法及要求
1.文檔版
1)文檔版文件分類要清晰,并按類別進行建檔、存檔。
2)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制檔案分類編號表,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
3)文件夾內(nèi)文件要有目錄并統(tǒng)一進行編號。文件夾內(nèi)文件擺放順序要與文件編號保持一致。
4)每年非常用管理性文檔必須在次年年初歸檔,裝盒;每個檔案盒要有統(tǒng)一的檔案標簽格式,檔案盒內(nèi)附文件清單;常用文檔在項目結(jié)案后歸檔。
5)項目結(jié)案根據(jù)公司規(guī)定將整理資料銷售管理部項目負責人。
2.電子版
1)電子版文件要分類清晰,編號、排序要與文檔版文件保持一致,以便于查找方便。
2)項目電子文檔應(yīng)定期刻盤,以保證資料的安全性;由銷售管理部項目負責人保管。
3)項目結(jié)案后電子版文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯;并根據(jù)公司規(guī)定,所有的文本文件必須為最終定稿刻盤,一式兩份;并附文件清單移交銷售管理部項目負責人。
(五)執(zhí)行日期
在售項目從即日起執(zhí)行,新項目從正式入場開始執(zhí)行。
第14篇 某地產(chǎn)項目商家檔案制度
地產(chǎn)項目商家檔案制度
1.案場經(jīng)理在項目完成后,依商家資料填寫建立商家檔案;
2.對于老商家有新狀況發(fā)生時,須立即增補修訂;
3.各個招商人員應(yīng)協(xié)助項目經(jīng)理或項目負責人完成商家檔案;
4.將商家檔案進行電腦管理;
5.在商家簽約時郵寄公司賀卡和每一期公司資料電郵客戶;
第15篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度-2
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第16篇 房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度
(五) 第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。
第二條 管理部門行政管理部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責如下。
1、 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。
2、 對公司其他部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。
4、 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。
5、 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第二章 公司檔案管理體制
第三條 歸檔范圍
1、 法規(guī)性文件。包括政府機構(gòu)部門頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
2、 公司股東會、總經(jīng)理辦公會形成的文件材料。
3、 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、批示等。
4、 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
6、 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。
7、 勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。
8、 儀器、設(shè)備方面的文件材料。
9、 基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
10、 科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料。
11、 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。
12、 本公司對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)。
第四條 管理部門
1、 公司檔案工作要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。
2、 公司設(shè)立四個檔案管理點,分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負責工程建設(shè)過程所需各類文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負責公司所有人員及制度的建檔與管理;財務(wù)管理部負責所有財務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時負責其他部門移交檔案的管理。
3、 各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章 平時歸卷
第五條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第六條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
第七條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第八條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時保存文件卷內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。第四章 立卷
第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
第十四條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時間填上以示負責。
第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整。清晰。第五章 檔案借閱、利用工作
第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式
1、 提供檔案原件。
2、 提供檔案復(fù)印件。
3、 提供文獻索引資料。
第十八條 借閱管理
1、 凡需使用檔案者,均須填寫《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
2、 案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。
3、 借閱期限不得超過5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、 借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,需當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、 外單位借閱檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章 檔案銷毀管理
第十九條 對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
第二十條 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
第二十一條 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第七章 附則
第二十二條 本制度由行政管理部負責解釋、補充,由總經(jīng)理批準后實施。
第17篇 房地產(chǎn)新項目部檔案管理制度
房地產(chǎn)新項目部檔案管理制度
為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設(shè)備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設(shè)備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務(wù)。
3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應(yīng)進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內(nèi)六防(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務(wù)。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
7、本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
第18篇 _地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度
地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度
為了加強公司人員人事檔案的保密性,建立建全人事資料和檔案,制定本制度如下:
一.人事檔案是指由公司委托市人才托管的員工人事檔案和員工在公司工作期間而形成的各種可留存的資料(公司內(nèi)部人事資料)。
二.員工一旦轉(zhuǎn)正,應(yīng)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。如因種種原因而不能將你的檔案轉(zhuǎn)入公司,本人必須提交書面說明,報人力資源部歸檔。
三.員工轉(zhuǎn)入公司的人事檔案應(yīng)該包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史的履歷;
2.相關(guān)學(xué)歷證書、畢業(yè)生登記表;
3.以往工作期間產(chǎn)生的勞動合同原件;
4.相關(guān)職稱評定的資料;
5.其它存檔人事資料
四.公司人力資源部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案內(nèi)容,有審核權(quán)。如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案與員工入職所填寫相關(guān)資料內(nèi)容有出入,有權(quán)調(diào)查確定真實情況。
五.員工與公司簽定的勞動合同、在公司服務(wù)期間內(nèi)評定的相關(guān)職稱證明和再教育證明等由公司人力資源部統(tǒng)一留存,定期向市人才移交,存入員工人事檔案中。
六.員工入職時,需填寫一系列的個人資料。員工須詳實地填寫每一個項目,公司有權(quán)進行甄別。如有虛假,視同嚴重違反公司規(guī)章制度。
七.員工若有以下信息的變更,需15日內(nèi)通知公司人力資源部,以確保與員工有關(guān)的各項權(quán)益:
1.姓名、身份證號碼;
2.家庭住址或電話號碼;
3.婚姻狀況及家庭成員狀況;
4.員工本人工資卡號;
5.遇意外或在緊急情況下需通告的人;
6.新取得的某種學(xué)歷、技術(shù)、資格、稱號等。
7.其他你認為有必要知會公司的個人信息
以上個人資料均應(yīng)如實填寫,公司保留審查的權(quán)利,嚴禁虛假,否則立即予以除名。
八.公司人力資源部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案內(nèi)容,不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密。
員工人事檔案,由公司統(tǒng)一委托市人才交流中心保管。
第19篇 置業(yè)地產(chǎn)檔案管理制度
一、立卷檔案管理制度
第一條公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》,《檔案類目》的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁正面的右上角,背面的左上角打印頁號。
第三條案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第四條公司檔案工作的基本原則是,集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
第五條歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。
第六條全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號,然后逐卷登記,填寫案卷目錄。
第七條借閱檔案要履行借閱手續(xù),調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出的,要經(jīng)辦公室主任批準。
第八條檔案管理員每天對預(yù)存檔的資料進行清理歸檔,了解歸檔制度,做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。
二、聲像檔案管理制度
第九條公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄象、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
第十條聲像檔案資料形成后,隨檔案其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔,并建立歸檔控制措施。
第十一條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度,做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項的統(tǒng)計工作。
第十二條具有專利的聲像檔案、外單位需要利用時,應(yīng)按《中華人民共和國專利法》有關(guān)規(guī)定辦理。
第十三條聲像檔案的管理員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識,在收集、整理、保管和統(tǒng)計方面認真負責。
第20篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度4
房地產(chǎn)公司檔案管理制度(四)
(一)主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
(二)檔案的管理機構(gòu)
1、文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2、各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。
3、檔案室主要職責:
■制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
■對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;
■做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
■做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;
■提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
4、檔案的種類
■法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
■企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
■計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
■總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
■批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
■憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
■證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
■匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
■聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
■技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
5、檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
6、檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
■立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
■立卷歸檔的時間
■凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
■對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
7、立卷歸檔的要求
■各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
■移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
■歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
■立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
■填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。
■立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
■立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
■立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
■立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
■文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
■各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
■聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
8、檔案的借閱
■檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,可查閱無密級檔案。
■各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可借閱。
■檔案的借閱者應(yīng)負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。
■對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
■必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
■檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
■借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,責令其賠償一切損失。
9、檔案保密要求
■檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
■檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
■有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)
導(dǎo)批準。
■有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
■對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
■外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
■檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
■企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
10、超期檔案的銷毀
■對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
■經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
■銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
11、檔案的保管
