檔案信息管理制度5篇

更新時間：2024-05-10 查看人數(shù)：86

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目錄
1.檔案信息檔案管理制度有哪些 2.檔案信息檔案管理制度實施細則 3.檔案信息檔案管理制度上墻內容 4.檔案信息管理制度5篇

檔案信息管理制度

有哪些

檔案信息管理制度是企業(yè)運營的重要組成部分，旨在確保信息的安全、完整、有效利用，以下為該制度的主要構成部分：

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)檔案性質和內容，進行科學分類，并設定獨特的編碼，便于檢索。

2. 收集與整理：定期收集企業(yè)活動產生的各類文件，及時整理歸檔，確保信息時效性。

3. 存儲與保護：采用合適的物理和電子存儲方式，保障檔案的安全，防止損壞。

4. 利用與審批：設定嚴格的檔案查閱和借用流程，防止信息泄露。

5. 更新與銷毀：定期評估檔案價值，過期或無用檔案應按規(guī)定程序銷毀。

6. 安全管理：實施信息安全措施，包括訪問控制、備份恢復、防病毒等。

7. 培訓與監(jiān)督：對員工進行檔案管理培訓，確保制度執(zhí)行到位。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定分類標準和編碼規(guī)則，所有新產生的文檔必須按照此規(guī)則進行分類編碼。

2. 收集與整理：各部門需設立兼職檔案員，負責收集本部門文件，每月定期提交至檔案管理部門統(tǒng)一整理。

3. 存儲與保護：紙質檔案存放在防火、防潮、防盜設施內；電子檔案存儲在企業(yè)內部服務器，定期備份至安全云存儲。

4. 利用與審批：員工需填寫申請表，經部門負責人和檔案管理部門審批后方可查閱檔案。

5. 更新與銷毀：每年進行一次檔案價值評估，無保留價值的檔案，經審批后由檔案部門進行銷毀。

6. 安全管理：安裝防火墻，定期更新防病毒軟件，對異常訪問行為進行監(jiān)控。

7. 培訓與監(jiān)督：每年至少進行一次檔案管理培訓，對執(zhí)行情況進行季度檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

上墻內容

1. “檔案管理，人人有責。”

2. “檔案分類編碼，清晰易查?！?

3. “保護企業(yè)信息，保密從我做起?！?

4. “查閱檔案，先審批，后使用?！?

5. “過期檔案，定期清理，確保信息有效性?！?

6. “安全存儲，防災防盜，確保檔案安全?！?

7. “全員培訓，提升檔案管理能力?！?/p>

以上制度旨在提升企業(yè)檔案管理效率，保障信息資產安全，望全體員工嚴格遵守。

檔案信息管理制度范文

第1篇某項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作,并將內部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表,對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。

第2篇檔案信息管理制度

第一條為加強檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應用檔案信息,制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等,包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源,負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時,由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪,及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的,應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從二o__年一月一日起執(zhí)行。

第3篇項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，并將內部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。

第4篇用戶合同檔案信息管理制度

第一條為了規(guī)范合同的簽訂和管理,維護公司及用戶合法權益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。

第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據(jù)業(yè)務調整情況增減合同類別。

第四條符合正常業(yè)務流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務人員與用戶簽訂即可,對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字,分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務人員直接辦理,未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字;照付不議合同由經營副總草擬,總經理審核簽訂。

第五條合同內容要按規(guī)定填寫,主要條款必須清晰完整,權責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話,有工期要求的要經過規(guī)劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟,大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費,業(yè)務人員不得違反公司規(guī)定擅自調整收費標準,不得多收或少收任何款項,嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業(yè)務人員要嚴格按照規(guī)劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù),簽訂供氣合同。

第八條用戶開戶后,要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等,并打印用戶信息。

第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調)等,照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數(shù)據(jù),由經營副總經理草擬,總經理審核、簽訂。

第十條業(yè)務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時、準確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù),嚴禁泄漏公司和用戶信息,具體規(guī)定由部門制定。

第十二條計算機上的用戶信息由業(yè)務人員填寫備份,后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責,要嚴格設置分級管理和查詢使用權限,保障信息安全,保全公司利益。

第十三條本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。

第5篇檔案信息安全管理制度

為確保在信息化建設中的檔案信息安全,經局領導班子研究,特制訂如下檔案信息安全管理制度:

一、遵守保密規(guī)定,嚴格控制不應公開的檔案信息。

二、保存檔案數(shù)據(jù)信息的計算機不得與公共信息網絡聯(lián)接,確需聯(lián)接時,必須通過安全保密審查。

三、加強對檔案信息網絡傳輸?shù)墓芾?確保網絡和使用過程的信息安全。

四、確定專人負責計算機系統(tǒng)的管理工作,并設置計算機操作系統(tǒng)用戶口令。

五、計算機系統(tǒng)必須安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時更新版本,做好防病毒工作。

六、保存檔案數(shù)據(jù)的計算機外送修理時,應將有關數(shù)據(jù)的內容清空、刪除或將硬盤摘除,并做好計算機修理情況登記。