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會議室使用管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部會議室的使用流程,提高會議效率,確保公司資源的有效利用。它涵蓋了以下幾個方面:
1. 會議室預(yù)約管理
2. 會議室使用規(guī)定
3. 設(shè)備管理和維護(hù)
4. 衛(wèi)生與環(huán)境保持
5. 應(yīng)急處理與責(zé)任分配
包括哪些方面
1. 預(yù)約制度:詳細(xì)規(guī)定了如何申請、取消和調(diào)整會議室的時間,以及優(yōu)先級規(guī)則。
2. 使用規(guī)定:明確了會議期間的行為準(zhǔn)則,如禁止大聲喧嘩、保持整潔等。
3. 設(shè)備管理:規(guī)定了設(shè)備的使用、保養(yǎng)和故障報告流程。
4. 環(huán)境維護(hù):強(qiáng)調(diào)了會議前后需保持會議室的清潔,以及設(shè)施的完好。
5. 應(yīng)急處理:制定了遇到突發(fā)情況時的應(yīng)對策略,如設(shè)備故障、會議沖突等。
重要性
會議室作為公司內(nèi)部溝通交流的重要場所,其有效管理直接影響到工作效率和團(tuán)隊協(xié)作。良好的會議室管理制度可以:
1. 避免資源浪費:通過合理的預(yù)約機(jī)制,防止會議室空置或過度使用。
2. 提升會議質(zhì)量:明確的使用規(guī)定保證會議有序進(jìn)行,減少干擾。
3. 保障設(shè)備安全:定期維護(hù)和及時報修,確保設(shè)備正常運行。
4. 維護(hù)公司形象:整潔的環(huán)境和專業(yè)的設(shè)施展示公司的管理水平。
方案
1. 預(yù)約系統(tǒng):建立在線預(yù)約平臺,員工需提前預(yù)訂,系統(tǒng)自動審核并通知使用者。
2. 規(guī)則執(zhí)行:設(shè)立專人負(fù)責(zé)會議室管理,監(jiān)督使用情況,違規(guī)者將受到相應(yīng)處罰。
3. 設(shè)備培訓(xùn):為員工提供設(shè)備操作培訓(xùn),確保他們能正確使用和保養(yǎng)設(shè)備。
4. 清潔計劃:設(shè)定每日清潔時間,必要時進(jìn)行臨時清掃,保持會議室衛(wèi)生。
5. 應(yīng)急響應(yīng):設(shè)立應(yīng)急聯(lián)系人,一旦發(fā)生問題,立即協(xié)調(diào)解決,確保會議不受影響。
通過以上措施,我們將實現(xiàn)會議室的高效有序使用,促進(jìn)公司內(nèi)部的溝通與協(xié)作,進(jìn)一步提升整體運營效率。
會議室使用管理制度范文
第1篇 創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
科技創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
為滿足企業(yè)人員培訓(xùn)、宣傳推廣等需求,保證創(chuàng)業(yè)園各部門正常辦公秩序,特制定會議室使用管理辦法:
1、會議室的配套服務(wù)由創(chuàng)業(yè)辦提供,企業(yè)使用會議室須提前兩天向創(chuàng)業(yè)板提出申請,并填寫《會議室使用申請表》,如有變更需及時通知創(chuàng)業(yè)辦,以便統(tǒng)一安排協(xié)調(diào);
2、會議室實施統(tǒng)一管理、有償服務(wù),適當(dāng)收費。會議橫幅、會標(biāo)、鮮花或圖象資料、錄像設(shè)備、放映設(shè)備、電腦筆記本等由使用單位自行準(zhǔn)備或向園區(qū)辦租用,園區(qū)辦協(xié)助安裝與調(diào)試;
3、企業(yè)應(yīng)保持會議室清潔衛(wèi)生,會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁任意張貼、嚴(yán)禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環(huán)境物品,如需自帶物品,需經(jīng)過園區(qū)辦同意;
4、企業(yè)應(yīng)注意安全,合理使用電器設(shè)備,禁止帶入易燃、易爆等危險物品,清除火災(zāi)隱患,并做好防盜工作,確保會議安全;
5、企業(yè)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施、物品,會議室內(nèi)的茶杯、桌椅等物品,不得帶出室外。凡在使用中損壞室內(nèi)物品的,應(yīng)照價賠償;
6、使用完畢后,企業(yè)應(yīng)及時告知園區(qū)辦,以便打掃清理,并立即歸還所借儀器、設(shè)備等;
7、當(dāng)企業(yè)使用會議室發(fā)生矛盾時,應(yīng)服從創(chuàng)業(yè)辦安排,原則上先預(yù)定先使用,先上級部門后下級部門。
第2篇 會議室使用管理制度
會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所,為加強(qiáng)其使用管理,特制定本制度
⑴會議室由行政部歸口管理
⑵各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下:
①各部門有重要會議需要使用大會議室時,需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準(zhǔn)方可使用
②審核之后的申請單需貼于會議室門口,會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門如有重要會議與此預(yù)約相沖突時,由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶會議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用,外單位借用會議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會議室借給外單位使用
⑷各部門和子公司使用會議室需經(jīng)行政辦公室同意,領(lǐng)取會議嗣后要鑰匙
⑸會議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務(wù)來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護(hù)工作
⑺會議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔
附表:
會議室使用申請表 附表11-7
年 月 日
日期
時間
會議名稱
主持人
地點
人數(shù)
備注
——
——
申請使用單位
管理單位
名稱
填表人
主管
管理人
事務(wù)科長
副經(jīng)理
會議室使用登記簿 附表11-8
時刻
日期
7
8
9
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16
17
18
19
20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
第3篇 會議室使用管理制度(范本)
一、會議室使用細(xì)則
1、會議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫<會議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務(wù)處提出申請并在會后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?總務(wù)處可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至總務(wù)處,及時維修,確保其他會議的準(zhǔn)時進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會議室進(jìn)行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當(dāng)組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務(wù)處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。