收發(fā)管理制度(15篇)

本《收發(fā)管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件、物品的接收與發(fā)送流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效流通，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。

包括哪些方面

1. 文件管理：涵蓋文件的接收、登記、分發(fā)、存儲(chǔ)及銷毀等環(huán)節(jié)。

2. 物品管理：涉及物品的入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)、保管等操作。

3. 責(zé)任分配：明確各部門和個(gè)人在收發(fā)過(guò)程中的職責(zé)。

4. 審核流程：規(guī)定文件和物品收發(fā)的審批權(quán)限和程序。

5. 安全保障：制定防止信息泄露和實(shí)物損壞的措施。

6. 緊急處理：設(shè)定特殊情況下的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。

重要性

1. 提高效率：統(tǒng)一的收發(fā)管理流程能減少溝通成本，提高工作效率。

2. 保障安全：防止敏感信息泄露，保護(hù)公司資產(chǎn)不受損失。

3. 規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)嚴(yán)格的審核和責(zé)任劃分，降低錯(cuò)誤和糾紛的發(fā)生。

4. 促進(jìn)協(xié)作：明確的流程有助于部門間協(xié)同工作，提升整體執(zhí)行力。

方案

1. 文件管理： - 接收：所有收到的文件應(yīng)立即登記，注明發(fā)送方、時(shí)間、內(nèi)容摘要等信息。 - 分發(fā)：根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度，由專人及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門或個(gè)人。 - 存儲(chǔ)：電子文件分類存儲(chǔ)在指定服務(wù)器，紙質(zhì)文件存放在防火、防潮設(shè)施中。 - 銷毀：過(guò)期或不再需要的文件，需經(jīng)過(guò)審批后進(jìn)行安全銷毀。

2. 物品管理： - 入庫(kù)：所有入庫(kù)物品需詳細(xì)記錄，包括數(shù)量、型號(hào)、來(lái)源等，存入指定區(qū)域。 - 出庫(kù)：物品出庫(kù)需填寫申請(qǐng)單，經(jīng)審批后由倉(cāng)庫(kù)管理員執(zhí)行。 - 盤點(diǎn)：定期進(jìn)行物品盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)查處理。 - 保管：物品應(yīng)妥善存放，避免損壞或丟失。

3. 責(zé)任分配： - 設(shè)立專職的收發(fā)員，負(fù)責(zé)日常文件和物品的接收、登記和分發(fā)工作。 - 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件和物品的收發(fā)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任。 - 高層管理人員負(fù)責(zé)審批重要文件和物品的收發(fā)。

4. 審核流程： - 所有重要文件和物品的收發(fā)需經(jīng)過(guò)部門主管審核，特殊情況下需報(bào)備高層。 - 對(duì)于涉密文件，需經(jīng)過(guò)保密部門的審查和授權(quán)。

5. 安全保障： - 實(shí)行權(quán)限管理，限制無(wú)關(guān)人員接觸敏感信息和物品。 - 定期對(duì)收發(fā)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，確保信息傳輸?shù)陌踩浴? - 建立信息安全和實(shí)物安全的培訓(xùn)制度，提高員工的防范意識(shí)。

6. 緊急處理： - 制定應(yīng)急預(yù)案，如遇突發(fā)事件，迅速啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。 - 對(duì)于丟失或泄露事件，應(yīng)立即報(bào)告并啟動(dòng)調(diào)查，同時(shí)采取補(bǔ)救措施。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，全體員工須嚴(yán)格遵守，如有違反，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。各相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)收發(fā)管理制度進(jìn)行評(píng)審和更新，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和變化。

收發(fā)管理制度范文

第1篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

一、編制目的

為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

三、相關(guān)職責(zé)

1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發(fā)程序

1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

第2篇 南方醫(yī)院收發(fā)工作管理制度

大學(xué)附屬醫(yī)院收發(fā)工作管理制度

為加強(qiáng)收發(fā)室管理,進(jìn)一步規(guī)范收發(fā)工作,提高工作質(zhì)量,特制定本制度。

一、凡送達(dá)醫(yī)院的各類重要郵件(如掛號(hào)件、包裹單、匯款單)、公文密件等均應(yīng)簽收、登記,并要求收件人、收件部門簽收。

二、凡接收的各類郵件、公文、報(bào)刊等應(yīng)在當(dāng)日全部分發(fā)完畢;急件、特快專遞等應(yīng)及時(shí)通知或送達(dá)收件人、收件部門。

三、凡接收的各類郵件、公文、函件等,若未具體寫明收件部門或收件人姓名的,一律送院長(zhǎng)辦公室處理。

四、凡寄達(dá)“zz大學(xué)附屬第一醫(yī)院”、“院長(zhǎng)辦公室”、“院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人”的各種函件,均徑送院長(zhǎng)辦公室,不得委托他人轉(zhuǎn)送。

五、對(duì)各部門申請(qǐng)協(xié)助外寄國(guó)內(nèi)公函、郵件,訂閱報(bào)紙、雜志、期刊等要求,應(yīng)憑其部門負(fù)責(zé)人簽字同意的書面材料方可辦理。

六、凡寄往國(guó)外和港澳臺(tái)的公務(wù)郵件和特快專遞應(yīng)報(bào)經(jīng)院長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后方可辦理。

七、工作認(rèn)真,服務(wù)熱情,態(tài)度和氣;出現(xiàn)差錯(cuò),追究有關(guān)人員責(zé)任。

八、嚴(yán)禁私拆函件、私揭郵票、私投廣告。

九、與工作無(wú)關(guān)的人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)進(jìn)入收發(fā)室,確保公文、函件、郵件的安全。

第3篇 z度假村制服收發(fā)管理制度

度假村制服收發(fā)管理制度

一、布草房收發(fā)窗口必須保證隨時(shí)有人收發(fā)制服,不準(zhǔn)有空房現(xiàn)象。

二、所有制服收發(fā)員工必須站立微笑服務(wù),請(qǐng)字當(dāng)頭,謝字不離口。

三、任何員工不準(zhǔn)將私人衣物混入制服內(nèi)充公洗燙。

四、準(zhǔn)以任何理由向其它部門員工索取物品。

五、因洗燙原因造成編號(hào)顏色脫落之衣服應(yīng)及時(shí)填補(bǔ)清楚。

六、由于機(jī)械原因造成的洗爛或特殊處理,不能及時(shí)將衣服發(fā)給員工時(shí),制服收發(fā)員工向其作解釋的同時(shí),發(fā)備用衣、褲作為頂用。

七、制服收發(fā)員工不準(zhǔn)以任何理由扣發(fā)他人衣服或在收發(fā)衣服時(shí)作私人交易。

八、凡接受換衣時(shí)一律以臟衣服換干凈的,有特殊情況者用工作證或駕駛證暫作抵押。

九、因破損不能繼續(xù)穿用之制服,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管填更換單上報(bào)。

十、凡借出的工衣一律填寫借衣單(條),交回后注銷。

十一、對(duì)有冬夏服裝之分的部門,應(yīng)在換委的前三天為其做好更換準(zhǔn)備,并妥善安排好換季衣服的保存。

第4篇 鄉(xiāng)黨委政府收發(fā)文管理制度

鄉(xiāng)黨委、政府收發(fā)文管理制度

收文、發(fā)文是機(jī)關(guān)日常管理的基本要求,是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、正確指導(dǎo)工作提供服務(wù)的重要途徑。為規(guī)范管理、提高效率,特制定本制度。

一、鄉(xiāng)黨委、鄉(xiāng)政府收文、發(fā)文由辦公室內(nèi)勤負(fù)責(zé)。

二、收文、發(fā)文按類別進(jìn)行登記,急件要注明簽收的具體時(shí)間,轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)的收文必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽收,無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。

三、領(lǐng)導(dǎo)閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。

四、領(lǐng)導(dǎo)有批示文件列入督辦項(xiàng)目,單獨(dú)歸檔保存。

五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標(biāo)號(hào)登記,發(fā)文內(nèi)容必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。

六、做好日常保密工作,密級(jí)文件、報(bào)表等隨時(shí)由辦公室報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱保存。

七、妥善保存帶有密級(jí)的文件,未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將涉密文件帶出機(jī)關(guān)或復(fù)印保存。工作中需查閱各種文書、專業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

八、未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印、超范圍傳閱帶有密級(jí)的文件。要按程序傳閱審批,并及時(shí)將文件交檔案員保存。

九、上行文由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,報(bào)書記或鄉(xiāng)長(zhǎng)審閱,辦公室安排報(bào)送。

十、下發(fā)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批,辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。

十一、反映全鄉(xiāng)工作的信息、簡(jiǎn)報(bào)等稿件,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后上報(bào)。

十二、所發(fā)的各種公文,要按正規(guī)的格式擬稿,并進(jìn)行全面校對(duì)檢查,以確保正確無(wú)誤。

十三、辦公室對(duì)所接受的文件要及時(shí)簽收、登記、分類,并提出擬辦意見(jiàn),交領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的傳閱件要及時(shí)送承辦人或部門,傳閱件要適時(shí)收回,進(jìn)行立卷歸檔等工作。

第5篇 某公司收發(fā)文管理規(guī)定

公司收發(fā)文管理規(guī)定

1.文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。

2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》

3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記,并在公文上附《公文處理單》,分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦,同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收,行政文員對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果,并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。

4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,行政文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函,只要在《收文登記簿》上登記即可,直接分送有關(guān)人員閱辦。

5.本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見(jiàn)《文檔管理制度》。

6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負(fù)責(zé),需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。

7.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁(yè)首加蓋印章,以防止隨意傳播。

8.每月未,行政文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無(wú)使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀,報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。

9.文件管理應(yīng)參見(jiàn)《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必須做好登記造冊(cè)工作。每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。

10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無(wú)用之文、報(bào)刊可作一次銷毀,行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。節(jié)

第6篇 某設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定

設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定

第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。

第二條 公文的承辦和簽發(fā)

(一)以公司名義上報(bào)的文件、呈批件等由各部門擬稿、會(huì)簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;

(二)屬?zèng)Q策性問(wèn)題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā);

(三)屬?zèng)Q策后分管職責(zé)范圍內(nèi)的,由公司的主管副總簽發(fā)。

(四)以公司名義發(fā)出的下達(dá)文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權(quán)責(zé)主管簽發(fā)。

第三條 辦文程序

(一)辦文程序?yàn)?擬稿、會(huì)簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對(duì)、封發(fā)。

(二)凡公文應(yīng)由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負(fù)責(zé)人審閱簽字,送有關(guān)部室會(huì)簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(三)公司與有關(guān)部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。

(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見(jiàn)《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。

第四條 公文收發(fā)、傳閱

(一)辦公室指定專人負(fù)責(zé)文件的收、發(fā)、編號(hào)、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項(xiàng)工作具體要求是:

(1)分類:應(yīng)按文件的內(nèi)容分類(暫分為營(yíng)銷類、技術(shù)質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件分夾送閱。

(2)編號(hào)、登記:一般按文件的密級(jí)和已有的編號(hào)登記。

(3)傳遞:文件一般先遞送公司領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導(dǎo)和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo),送閱文件者均不能壓拖文件,做到當(dāng)日送急件,當(dāng)日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)送相關(guān)部門辦理。

(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

(二)文件在各部室的傳閱時(shí)間不得超過(guò)兩天。

(三)在文件傳遞過(guò)程中必須進(jìn)行分類登記核對(duì)手續(xù)。

(四)涉及部室業(yè)務(wù)的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請(qǐng)復(fù)印一份留底。

第五條 文件的編號(hào)

公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào):

(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文,一律用永冠字(__年)___號(hào);

(二)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用永冠監(jiān)字(__年)___號(hào);

(三)董事會(huì)發(fā)文,用永冠董字(__年)___號(hào);

(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠_字(__年)___號(hào)。

第六條 辦文中注意事項(xiàng)

(一)起草公文應(yīng)按照黨政分別行文的原則正確使用文種。

(二)起草公文要符合黨和國(guó)家的方針、政策和上級(jí)有關(guān)規(guī)定,力求內(nèi)容確實(shí)、觀點(diǎn)明確、用詞簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)正確。

(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。

(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標(biāo)題字號(hào)為二號(hào),正文字號(hào)為小四號(hào),行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。

(五)紅頭文件,只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。

(六)報(bào)告和請(qǐng)示要嚴(yán)格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門報(bào)送的文件,只主報(bào)一個(gè)上收機(jī)關(guān),如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān),可用并報(bào)或抄報(bào)形式。請(qǐng)示的事項(xiàng),應(yīng)一文一事,明確提出自己的建議和意見(jiàn),對(duì)某些意見(jiàn)不一致的問(wèn)題,應(yīng)如實(shí)反映,便于上級(jí)機(jī)關(guān)審定。上級(jí)的文件或呈批件、上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)聯(lián)系并送公司領(lǐng)導(dǎo)閱后存檔。

(七)公文辦理完畢后,承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關(guān)材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。

(八)精簡(jiǎn)文件,提高辦文質(zhì)量和效率,要嚴(yán)格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅(jiān)決不發(fā);能用電話或當(dāng)面商談解決的問(wèn)題,不要行文;該發(fā)的文件,應(yīng)盡量事先商定,取得一致意見(jiàn),加快辦文速度。

(九)以黨總支名義行文按《中國(guó)**黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l 例》執(zhí)行。

第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。

第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。

第7篇 某物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定

物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責(zé)任能安全及時(shí)收到文件。

2.0適用范圍

__集團(tuán)下屬各物業(yè)公司。

3.0職責(zé)

3.1公司總部負(fù)責(zé)確定意見(jiàn)征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。

3.2服務(wù)中心、管理處或項(xiàng)目物業(yè)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)意見(jiàn)征詢工作的組織與實(shí)施。

3.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)意見(jiàn)征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)與通報(bào),并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3.4被征詢對(duì)象包括有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人助理、行政部、人事部、營(yíng)銷部、策劃部、機(jī)電部、綠化部、園建、機(jī)電、土建、財(cái)務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個(gè)人。

4.0概念

4.1征詢意見(jiàn)設(shè)為五個(gè)等級(jí),分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評(píng)價(jià)為很滿意、滿意視為滿意;評(píng)價(jià)為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。

4.2在《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評(píng)標(biāo)注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評(píng)價(jià)。

4.3單項(xiàng)滿意率=評(píng)價(jià)為滿意的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。

4.4項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人是指主管項(xiàng)目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項(xiàng)目物業(yè)部主管負(fù)責(zé)人。

4.5意見(jiàn)征詢表編號(hào):項(xiàng)目拼音第一個(gè)字母縮寫+年號(hào)+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號(hào),如yw,表示__銀灣六月份序號(hào)為001的意見(jiàn)征詢表,序號(hào)不能重復(fù)。

4.6綜合滿意率=單項(xiàng)滿意率加權(quán)平均值。

5.0操作規(guī)程

5.1每月10號(hào)前發(fā)出《意見(jiàn)征詢表》,在《意見(jiàn)征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見(jiàn)征詢表發(fā)放記錄》表的項(xiàng)目、征詢表編號(hào)、部門、被征詢?nèi)撕汀兑庖?jiàn)征詢表》表的編號(hào)、項(xiàng)目、被征詢部門和被征詢?nèi)撕皖A(yù)計(jì)收回日期項(xiàng);發(fā)放時(shí)填寫好送達(dá)人姓名和送達(dá)日期,并請(qǐng)被征詢部門簽收及注明簽收日期。

5.2公司主張發(fā)放《意見(jiàn)征詢表》時(shí),及時(shí)請(qǐng)被征詢?nèi)藢?duì)我司物業(yè)工作給予評(píng)價(jià)和提出具體意見(jiàn),由征詢?nèi)颂顚懞煤笳?qǐng)被征詢?nèi)撕灻_認(rèn)。

5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r(shí)提供意見(jiàn)或簽收時(shí),被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時(shí)要提醒具體收回日期,一般不超過(guò)3個(gè)工作日后收回。

5.4收回《意見(jiàn)征詢表》時(shí),收表人負(fù)責(zé)審核記錄是否有項(xiàng)缺,無(wú)誤后連同填寫好《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》表一并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱,一般情況下《意見(jiàn)征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的被征詢?nèi)朔答佉庖?jiàn)欄的填寫人為同一人,便于跟蹤和準(zhǔn)確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖?jiàn)。

5.5對(duì)于評(píng)價(jià)為一般或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見(jiàn)的征詢表,回收人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。

5.6項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)收回《意見(jiàn)征詢表》填寫結(jié)果,批示相關(guān)意見(jiàn)并組織跟進(jìn)處理。

5.7項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收回《意見(jiàn)征詢表》的統(tǒng)計(jì)工作,填寫好《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱。

5.8 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人確定《意見(jiàn)征詢表》跟進(jìn)責(zé)任人,由跟進(jìn)責(zé)任人督促相關(guān)部門按項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖?jiàn)跟進(jìn)處理,跟進(jìn)處理結(jié)束后回復(fù)跟進(jìn)責(zé)任人。跟進(jìn)責(zé)任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的跟進(jìn)處理情況欄,并在回訪時(shí)回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>

5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人批示。

5.10所有《意見(jiàn)征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》跟進(jìn)征詢結(jié)果。

5.11 每月25日前,項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收集齊《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》,匯同《意見(jiàn)征詢表》和《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。

5.12品質(zhì)部在收到《意見(jiàn)征詢表》、《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》和《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后,對(duì)收到記錄進(jìn)行審核,對(duì)于未達(dá)公司要求的給出意見(jiàn)。

5.13品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)被征詢項(xiàng)目進(jìn)行電話回訪,了解對(duì)所提意見(jiàn)跟進(jìn)處理情況是否滿意,回訪率不應(yīng)低于25%。

5.14每月28日前,將《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見(jiàn)征詢表》和《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。

5.15每月28日前,填寫好《項(xiàng)目意見(jiàn)征詢報(bào)告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團(tuán)總裁審閱,并附《意見(jiàn)征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。

6.0記錄文件管理及存檔

6.1《意見(jiàn)征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。

6.2《意見(jiàn)征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。

6.3《意見(jiàn)征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表》原件由意見(jiàn)征詢單位存檔,并復(fù)印送品質(zhì)部備案。

6.4《意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。

6.5《項(xiàng)目意見(jiàn)征詢報(bào)告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團(tuán)總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。

7.0相關(guān)支持文件

7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》

7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》

7.3《意見(jiàn)征詢工作流程圖》

8.0相關(guān)質(zhì)量記錄

8.1意見(jiàn)征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011

8.2意見(jiàn)征詢表wy/qr-wy-012

8.3意見(jiàn)征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表wy/qr-wy-013

8.4意見(jiàn)征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄wy/qr-wy-014

8.5項(xiàng)目意見(jiàn)征詢報(bào)告wy/qr-wy-015

第8篇 煙花爆竹成品半成品收發(fā)安全管理制度

煙花爆竹成品、半成品收發(fā)安全管理制度:

一、收發(fā)室的管理人員要加強(qiáng)安全宣傳工作,對(duì)廠外加工戶要憑企業(yè)發(fā)放的加工點(diǎn)許可證明發(fā)放有關(guān)物品,并向?qū)Ψ浇淮宄a(chǎn)品的操作規(guī)程及危險(xiǎn)性、注意事項(xiàng)等,禁止危險(xiǎn)工序進(jìn)入家庭;

二、收發(fā)室的半成品、輔助材料等要妥善保管,做好防火、防潮、防盜、防霉工作,無(wú)藥與有藥的要隔聞堆放,保持通道暢通;

三、收發(fā)產(chǎn)品、有藥半成品時(shí)不得拖拉撞擊,人多時(shí)要排隊(duì)收發(fā),不準(zhǔn)哄搶或超領(lǐng);

四、嚴(yán)格按規(guī)定限量發(fā)放,嚴(yán)格控制收發(fā)室的藥物停滯量,收回的成品、半成品應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)運(yùn)。

第9篇 關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1 總則。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2 項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項(xiàng)目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對(duì)其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來(lái)文件資料應(yīng)簽收登記。

5 對(duì)設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知,承包商提交的工程變更申請(qǐng),監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報(bào)告等重要文件,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到文件資料24小時(shí)之內(nèi)必須上報(bào)業(yè)主。

6 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時(shí)將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理檔案歸檔。

8 罰則

違反本規(guī)定對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評(píng)或通報(bào)批評(píng);情節(jié)嚴(yán)重的,通報(bào)批評(píng)并處50-1000元罰款。

第10篇 某工程公司材料工具收發(fā)管理制度

建筑工程公司材料工具收發(fā)管理制度

為了把好材料進(jìn)出關(guān),確保在施工過(guò)程中不發(fā)生由于材料、工具不合格而引發(fā)的事故。項(xiàng)目部特制定驗(yàn)收、發(fā)放、保管和使用管理制度:

1、由倉(cāng)管員負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收、發(fā)放、保管和使用管理工作。

2、施工中所需的一切材料器具進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng),倉(cāng)管員必須先憑材料員吳美偉提供的由工地施工負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)的進(jìn)料單入庫(kù)。

3、所進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)的器具材料由倉(cāng)管員負(fù)責(zé)清點(diǎn)、計(jì)量,方法與供貨單位一致,以實(shí)際檢驗(yàn)的當(dāng)選量為實(shí)收數(shù)。對(duì)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,對(duì)數(shù)量不符或質(zhì)量不合格者有權(quán)拒收。

4、經(jīng)驗(yàn)收合格后對(duì)器具材料的進(jìn)場(chǎng)日期、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等進(jìn)行分類登記,上冊(cè)備檔分類堆放整齊掛上標(biāo)簽。對(duì)易燃物品專地隔離堆放。

5、在器具或材料未用盡前,需繼續(xù)使用的應(yīng)及時(shí)向工地負(fù)責(zé)人或材料員提供情況,以便及時(shí)準(zhǔn)備采購(gòu)以免脫節(jié)。

發(fā)放制度

1、領(lǐng)取或借用材料器具必須經(jīng)過(guò)出料登記并履行簽字手續(xù)后,方可領(lǐng)取。

2、倉(cāng)管員負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)放勞保防護(hù)用品,領(lǐng)取數(shù)量需經(jīng)安全員簽字核實(shí)后,方可發(fā)放。

3、器材收回后必須經(jīng)過(guò)驗(yàn)收,若發(fā)現(xiàn)有損壞現(xiàn)象,根據(jù)損壞程度的輕重和器材單價(jià),給予適當(dāng)?shù)馁r償。

4、倉(cāng)管員必須堅(jiān)守崗位,設(shè)置防火防盜設(shè)施,禁止在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、聚會(huì)娛樂(lè),同時(shí)搞好倉(cāng)庫(kù)衛(wèi)生,勤清掃,保持貨架及材料的清潔。

第11篇 某小區(qū)報(bào)刊信函收發(fā)管理制度

小區(qū)報(bào)刊信函收發(fā)管理制度

一.目的

為規(guī)范物件收發(fā)制度,確保物件準(zhǔn)確快捷收發(fā)到業(yè)主,并合理控制成本節(jié)約人力資源,特制定本辦法.

二.范圍

本公司員工、本轄區(qū)的業(yè)主、租客的信件、包裹、貨品等所有物件.

三、管理部門

安全業(yè)務(wù)部為本辦法的管理部門,主門崗為本辦法的執(zhí)行部門,安全領(lǐng)班為本辦法執(zhí)行負(fù)責(zé)人。

四、管理內(nèi)容

收件管理

1.門衛(wèi)室收到公司信函和報(bào)刊等物件后,應(yīng)檢查郵件的完好性,若有破損需及時(shí)通知收件人當(dāng)面予以確認(rèn),否則不予簽收.(注:特快專遞、包裹須讓郵遞員送到業(yè)主本人簽收)

2.檢查完好的物件簽收后應(yīng)登記到<報(bào)刊收發(fā)登記表>(附件一)上,并在物件到達(dá)的一個(gè)工作小時(shí)內(nèi)登記好送到客服部確認(rèn)后在分發(fā),晨報(bào)在一小時(shí)內(nèi)分發(fā)下去,晚報(bào)在到達(dá)后登記一小時(shí)分發(fā)到業(yè)主信箱。

3.各部門的急件,可直接通客服部查找,優(yōu)先給予辦理簽收手續(xù).

4.所有報(bào)刊信函由收件人簽收后,安全員負(fù)責(zé)將此物品準(zhǔn)確送到業(yè)主的信箱

5.如有到付件,需結(jié)清款項(xiàng)的應(yīng)由快遞員登記后直接送達(dá)本人簽收。

6.員工私人物件收件后放在快件收發(fā)處,并按《收件登記表》登記,員工憑工牌領(lǐng)取。

7.未指明部門或收件人的快件/掛號(hào)信/托運(yùn)到的貨品等物件,由物業(yè)部處理.

8.如有退件,按收件程序處理。

第12篇 d學(xué)校項(xiàng)目報(bào)刊郵件收發(fā)管理規(guī)定

學(xué)校項(xiàng)目報(bào)刊郵件收發(fā)管理規(guī)定

1.目的

為為了確保實(shí)驗(yàn)小學(xué)報(bào)刊郵件及時(shí)準(zhǔn)確地收發(fā)。

2.范圍

適用于__管理處。

3.方法和過(guò)程控制

3.1當(dāng)值人員接到郵遞員送來(lái)的報(bào)紙、雜志時(shí),必須仔細(xì)核對(duì),各類報(bào)紙、雜志的名稱、數(shù)量是否與《報(bào)刊明細(xì)表》上的數(shù)量相符,如有疑問(wèn)需及時(shí)與投遞員、校方管理員查詢、核對(duì)。

3.2當(dāng)值人員接到郵遞員送來(lái)的書刊、雜志時(shí),認(rèn)真核對(duì)各種書刊的數(shù)量后,方可簽字確認(rèn),并隨時(shí)在《__實(shí)驗(yàn)學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細(xì)登記。

3.3當(dāng)值人員接到掛號(hào)件和特快專遞時(shí),應(yīng)認(rèn)真核對(duì)地址、姓名、并隨時(shí)在《__實(shí)驗(yàn)學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細(xì)登記。對(duì)于此類信件應(yīng)在盡快通知收件人領(lǐng)取。

3.4由政府機(jī)關(guān)單位(如:區(qū)教育局等政府職能部門、其它學(xué)校)發(fā)來(lái)的文件,通知,應(yīng)立即通知相關(guān)人員領(lǐng)取或在有人員頂崗的情況下發(fā)送,同時(shí)在《__實(shí)驗(yàn)學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上予以詳細(xì)登記。

3.5如遇可疑信件(如:港臺(tái)信件)、無(wú)郵件地址或信封內(nèi)容辯認(rèn)不清,可通知上級(jí)部門或派出所處理。

3.6報(bào)刊郵件的分發(fā)

3.6.1報(bào)刊根據(jù)《校方報(bào)刊明細(xì)表》上的分發(fā)目錄,將房號(hào)寫在報(bào)刊第一版的左上角。

3.6.2雜志根據(jù)報(bào)刊明細(xì)表的訂閱目錄,通知相關(guān)人員領(lǐng)取,需認(rèn)真核對(duì)四

3.6.3季__郵件期刊簽收登記表上名稱、房號(hào)、數(shù)量后,要求收件人在簽收人、簽收日期欄上簽 字確認(rèn),其不得跨格、跨欄填寫。對(duì)安全員不能確認(rèn)的收件人可要求出示身份證件,安全員核對(duì)后在經(jīng)手人欄簽字確認(rèn)。

3.6.4掛號(hào)信件、特快專遞補(bǔ)和政府機(jī)關(guān)單位發(fā)來(lái)的文件,通知等信件的領(lǐng)取確認(rèn)方法同上。如是安全員送達(dá)由送達(dá)人在經(jīng)手人欄簽字確認(rèn),掛號(hào)信件和特快專遞補(bǔ)不可代領(lǐng)代簽,對(duì)不能確認(rèn)的英文信件,可詢問(wèn)校的英語(yǔ)教師確認(rèn),用鉛筆在信封上標(biāo)注;對(duì)于英語(yǔ)教師都無(wú)法確認(rèn)和地址不詳?shù)男偶?在值班室門前公告欄上登報(bào),三日未有人領(lǐng)取回郵遞員。并需完善手續(xù)。

3.7刊郵件的存放

3.7.1當(dāng)遇到節(jié)假日等報(bào)刊雜志不能送發(fā)時(shí),當(dāng)值人員應(yīng)將每天的報(bào)刊分類存放于辦公桌抽屜中,不得隨意給其它人員借閱。

3.7.2信件應(yīng)避免無(wú)關(guān)翻閱,確保郵件安全送發(fā)到各收信人手中。

3.8八、以上未盡事宜和在實(shí)際操作中有疑問(wèn)的,可咨詢校方總務(wù)處或物業(yè)管理單位,物業(yè)管理單位將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步完善本細(xì)則。

第13篇 某公寓臨時(shí)住宿收發(fā)管理規(guī)定

公寓臨時(shí)住宿收發(fā)管理規(guī)定

□ 臨時(shí)住宿登記表由公寓管理人員負(fù)責(zé)按表格要求逐項(xiàng)填寫,填寫后2小時(shí)內(nèi)交公寓保安人員。

□ 公寓保安人員接到臨時(shí)住宿登記表后,應(yīng)在2小時(shí)之內(nèi)送交發(fā)送負(fù)責(zé)人,并在《臨時(shí)住宿收發(fā)登記表》上簽字和填寫送件時(shí)間。

□ 發(fā)送負(fù)責(zé)人收到時(shí)住宿登記表后,應(yīng)于12:00之前將時(shí)住宿登記表所填寫的內(nèi)容,逐項(xiàng)輸入電腦發(fā)送公安機(jī)關(guān)。發(fā)送完畢后,應(yīng)在《臨時(shí)住宿收發(fā)登記表》的輸入人一欄上簽字,并填寫輸入時(shí)間及輸入內(nèi)容。

□ 輸入人應(yīng)將臨時(shí)住宿登記表存檔備查。

□ 輸入人應(yīng)做好保密工作,做到不與非負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作人員談?wù)撚嘘P(guān)輸入內(nèi)容等方面情況。

□ 輸入人應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待輸入工作,防止出現(xiàn)漏輸或錯(cuò)輸?shù)惹闆r。

□ 對(duì)違反本規(guī)定者,將視情節(jié)和所造成的影響做出處理。

□ 輸入過(guò)程中出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題,請(qǐng)與公安機(jī)關(guān)聯(lián)系。

第14篇 住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定-6

住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定6

1、收到郵件后,首先核對(duì)郵件是否完整,如不完整務(wù)必請(qǐng)郵遞員出具證明,而后核對(duì)業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。

2、每天做好郵件收取工作,認(rèn)真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》

3、將掛號(hào)信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯(cuò)。

4、如有特快傳遞或主要郵件,應(yīng)立即設(shè)法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。

5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時(shí),要問(wèn)清室號(hào),姓名以及收人的姓名、詳細(xì)地址、郵寄方式,并做好代辦服務(wù)。

6、郵件退回,及時(shí)通知有關(guān)業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。

第15篇 報(bào)刊信件收發(fā)管理程序制度

報(bào)刊信件收發(fā)管理程序

1.目的

對(duì)郵件、報(bào)刊收發(fā)實(shí)施控制,確保客戶及時(shí)收到郵件報(bào)刊。

2.適用范圍

適用于郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.職責(zé)

4.1保安部報(bào)刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報(bào)刊的收發(fā)。

4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。

5.工作程序

5.1客戶辦理信箱使用申請(qǐng)手續(xù)

5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時(shí),到物管部辦理申請(qǐng),物管部通知財(cái)務(wù)室收取費(fèi)用。

5.1.2物管部憑財(cái)務(wù)收費(fèi)票據(jù),填寫《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。

5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財(cái)務(wù)室交納維修費(fèi)用。

5.2客戶辦理報(bào)刊登記手續(xù)

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報(bào)刊預(yù)訂手續(xù)。

5.2.2客戶需要提供收發(fā)報(bào)刊服務(wù)時(shí),憑《報(bào)刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報(bào)刊訂閱登記表》中登記報(bào)刊名稱、代號(hào)、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以方便今后查詢。

5.3 收發(fā)過(guò)程

5.3.1對(duì)于投遞員送來(lái)的郵政快件、匯款單、掛號(hào)信、電報(bào)、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當(dāng)日送于客戶。

5.3.2平信、報(bào)刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。

5.3.3對(duì)于掛號(hào)信、包裹、匯款單、電報(bào)等有價(jià)郵件,如果超過(guò)二十天無(wú)人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過(guò)投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。

5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問(wèn)題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責(zé)令收發(fā)員及時(shí)向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。

6.質(zhì)量記錄及支持文件

6.1 《郵件收發(fā)登記表》

6.2《報(bào)刊訂閱登記表》

6.3《客戶投訴登記表》

6.4《國(guó)企大廈室內(nèi)維修委托單》

郵件收發(fā)登記表

序號(hào) 日期 樓層

房號(hào) 姓名 郵件

名稱 編號(hào) 簽收 備 注