有哪些
檔案綜合管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案分類與編碼規(guī)則、檔案收集與整理程序、檔案保管與利用規(guī)定、檔案安全與保密措施、電子檔案管理規(guī)范、檔案鑒定與銷毀制度以及檔案工作責(zé)任體系。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼規(guī)則： - 根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政、財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目、法律等類別。 - 設(shè)立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，每類檔案采用字母代表類別，數(shù)字代表順序，如“a001”表示行政類第一份檔案。 - 新增檔案應(yīng)及時(shí)編碼，并錄入檔案管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無誤。
2. 檔案收集與整理程序： - 所有部門應(yīng)定期提交業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件資料，由檔案管理部門統(tǒng)一接收。 - 接收后，檔案管理人員需進(jìn)行初步審核，確認(rèn)內(nèi)容完整、無誤后進(jìn)行分類、編號(hào)。 - 整理后的檔案應(yīng)按照時(shí)間序列存檔，便于日后查閱。
3. 檔案保管與利用規(guī)定： - 檔案應(yīng)妥善存放于防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室。 - 員工查閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員陪同查閱。 - 對外借閱檔案，需簽訂保密協(xié)議，并限定使用期限。
4. 檔案安全與保密措施： - 定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案設(shè)施完好，防止檔案遺失或損壞。 - 對敏感或機(jī)密檔案，實(shí)行分級管理，限制訪問權(quán)限。 - 員工離職時(shí)，必須交還所有借閱的檔案，如有遺失，將追究其責(zé)任。
5. 電子檔案管理規(guī)范： - 采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全，便于檢索。 - 電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新，保持一致性。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案鑒定與銷毀制度： - 對超過保存期限的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無保留價(jià)值后，報(bào)上級批準(zhǔn)銷毀。 - 銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案信息安全。
7. 檔案工作責(zé)任體系： - 設(shè)立專門的檔案管理部門，明確負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。 - 各部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和上報(bào)。 - 實(shí)行年度考核，對檔案管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行評估。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責(zé)?！?
2. “分類清晰，編碼準(zhǔn)確，確保檔案信息快速定位?！?
3. “檔案安全，保密為先，未經(jīng)授權(quán)，不得私自查閱?！?
4. “電子化管理，提高效率，保護(hù)信息安全。”
5. “定期鑒定，合理銷毀，優(yōu)化檔案資源。”
6. “嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的完整與合規(guī)?！?/p>
以上各項(xiàng)細(xì)則旨在建立高效、安全的檔案管理體系，提高公司的信息管理水平，保障企業(yè)運(yùn)營的順利進(jìn)行。全體員工需共同遵守，確保檔案工作的規(guī)范性與有效性。
檔案綜合管理制度范文
第1篇 檔案綜合管理辦法范本
檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理,保護(hù)和利用檔案信息資源,為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財(cái)富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié),由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí),并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標(biāo)題簡明扼要,準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時(shí)間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁號(hào)無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間,將檔案編錄入庫。
(一)各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認(rèn)真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架,并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù),設(shè)置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全,保證檔案庫房堅(jiān)固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔,無非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動(dòng)地提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管,不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫出鑒定報(bào)告,對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊,經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí),應(yīng)對檔案做出妥善處理。
(一)機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí),其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
(二)批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu),應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
(三)各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核,并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
(一)對遵守本辦法,認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人,給予表彰。
(二)對違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個(gè)人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門,年度不能評為先進(jìn)集體;違反本辦法的個(gè)人不能評為先進(jìn)個(gè)人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時(shí)廢止。
第2篇 檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理,保護(hù)和利用檔案信息資源,為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事_、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財(cái)富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員_管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié),由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓(xùn),并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí),并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé),各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標(biāo)題簡明扼要,準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時(shí)間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁號(hào)無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間,將檔案編錄入庫。
(一)各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認(rèn)真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架,并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù),設(shè)置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全,保證檔案庫房堅(jiān)固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔,無非檔案用品;檔案排列科學(xué),整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動(dòng)地提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù),為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度,設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù),向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長同意,科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人_后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管,不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室,復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé),組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)寫出鑒定報(bào)告,對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊,經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí),應(yīng)對檔案做出妥善處理。
(一)機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí),其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
(二)批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu),應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
(三)各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核,并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
(一)對遵守本辦法,認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人,給予表彰。
(二)對違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個(gè)人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門,年度不能評為先進(jìn)集體;違反本辦法的個(gè)人不能評為先進(jìn)個(gè)人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時(shí)廢止。
