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集團會議管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范各類會議的組織、召開、記錄和后續(xù)執(zhí)行，確保會議高效、有序進行，從而提升集團的整體運營效率。
包括哪些方面
1. 會議籌備：包括會議議題的確定、會議通知的發(fā)布、參會人員的邀請和會場的布置等。
2. 會議流程：涵蓋會議的開始、討論、決策、記錄和結(jié)束等環(huán)節(jié)。
3. 會議紀律：規(guī)定參會人員的行為規(guī)范，如準時出席、遵守討論秩序等。
4. 會議記錄與紀要：明確記錄內(nèi)容的要求、格式和分發(fā)方式。
5. 會議決議執(zhí)行：確立決議的跟蹤、反饋和評估機制。
6. 電子會議管理：涉及線上會議的安排、技術(shù)保障和數(shù)據(jù)安全。
重要性
集團會議管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：通過規(guī)范流程，減少無效溝通，提升會議決策效率。
2. 維護秩序：確保會議的公正、公平，避免混亂和沖突。
3. 信息傳遞：確保會議信息準確無誤地傳達給相關人員，促進團隊協(xié)作。
4. 責任落實：明確會議責任，推動決議的有效執(zhí)行。
5. 文化建設：體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和管理水平，塑造良好的企業(yè)文化。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：包括各類會議的標準流程、角色職責和常見問題解決方案。
2. 培訓與指導：定期對員工進行會議管理培訓，確保全員了解并遵守制度。
3. 信息化支持：引入先進的會議管理系統(tǒng)，自動化處理會議通知、記錄和跟蹤任務。
4. 定期評估：對會議管理制度的執(zhí)行情況進行定期評估，及時調(diào)整優(yōu)化。
5. 激勵機制：設立獎勵機制，鼓勵員工積極參與和執(zhí)行會議決議。
通過上述方案的實施，集團會議管理制度將更加完善，有助于集團實現(xiàn)高效、有序的管理，推動業(yè)務發(fā)展。
集團會議管理制度范文
第1篇 后勤集團會議室接待室使用管理規(guī)定
后勤集團會議室、接待室使用管理規(guī)定
第一條 會議室、接待室是集團舉行會議、接待客戶的場所,為加強管理,保證集團會議室、接待室的功能合理使用,為集團營造一個良好的工作環(huán)境,特制訂如下管理規(guī)定。
第二條 各單位如需使用會議室,要提前到集團黨政辦公室申請,在《會議室使用登記薄》上登記,由黨政辦公室統(tǒng)一安排。
第三條 集團所有單位及員工未經(jīng)允許或批準,不得隨意進入和使用接待室和會議室。
第四條 凡使用接待室的單位,應安排有專人負責引見、接待、接送來客。
第五條 任何單位及員工未經(jīng)允許不得隨意移動會議室、接待室的家具及物品。
第六條 愛護會議室、接待室的設施。任何單位及員工不得隨意拿走接待室茶葉、杯子等公用物品。
第七條 會議室、接待室內(nèi),嚴禁吸煙、隨地吐痰,不得亂扔紙屑、雜物,墻面等部位不得隨意張貼、涂寫。
第八條 使用會議室、接待室期間,要遵守辦公樓里的秩序,嚴禁大聲喧嘩,不得攜帶與會議不相關的物品進入,要保持和維護好集團辦公樓內(nèi)肅靜的氣氛。
第九條 會議結(jié)束,要整理會場,保持清潔,并將會議相關的物品帶走,并去黨政辦公室辦理結(jié)交手續(xù)。
第十條 以上規(guī)定希望各單位及全體員工自覺遵守,損壞公物或違反規(guī)定者將酌情給予經(jīng)濟處罰。
第2篇 某大學后勤集團會議管理規(guī)定
大學后勤集團會議管理規(guī)定
實行會議管理是為了規(guī)范集團的各種會議,研究集團工作運行中的重大事宜;對集團人事、勞資、經(jīng)營策略等,經(jīng)集體討論做出決策,形成決議;布置工作,貫徹會議決議;聽取集團和各單位工作運行報告;掌握運行方向和進展;為集團健康發(fā)展打好基礎。
集團會議通常包括:
集團黨政聯(lián)席會
1. 集團黨政聯(lián)席會是集團議事決策的基本形式,主要研究貫徹落實上級和學校布置的重要工作,討論和決定集團工作中的重大事項。
2. 會議成員包括集團領導和黨委委員?？偨?jīng)理助理、黨政辦主任等列席,根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要,可另行研究確定列席人員。
3. 黨政聯(lián)席會議實行例會制度,原則上每周召開一次。如遇特殊情況可提前或延期召開,必要時也可隨時召開。
4. 會議根據(jù)議題由集團總經(jīng)理或黨委書記主持,原則上行政工作由總經(jīng)理主持,黨務工作由黨委書記主持。
5. 會議要求:
(1)會議須有三分之二以上應出席人員到會方可召開,因故不能出席會議的成員應向會議主持人請假。
(2)會議議題應一事一議,各單位需在會議前一天將擬上會討論的請示提交到黨政辦公室審核。審核通過后由相關領導提交黨政聯(lián)席會討論。
(3)黨政聯(lián)席會議實行民主集中制,涉及“三重一大”(集團重大決策、重要干部任免、重大項目安排和大額資金使用)等問題,必須經(jīng)過黨政聯(lián)席會議集體討論確定,任何人不得擅自決定。
(4)會議討論做出決定時,須經(jīng)應到會人員半數(shù)以上成員通過方為有效,未到會成員的書面意見可計入票數(shù)。
(5)會議表決可采取口頭、舉手和無記名投票等方式。意見基本一致時,可以口頭表決;分歧較大時可以采取舉手或無記名投票的方式表決,并當場宣布結(jié)果。
(6)對存在分歧較大的重大問題,一般應暫緩做出決定,待進一步調(diào)研、論證并充分交換意見后再行上會討論,必要時可向?qū)W校領導請示。
(7)會議由黨政辦公室負責記錄和存檔備查。會議內(nèi)容經(jīng)參會成員審定并經(jīng)總經(jīng)理或黨委書記審批后,以會議紀要形式在一定范圍內(nèi)公布和傳閱,并妥善保存。
二、集團干部會議
1.集團干部會議主要是傳達、貫徹上級和集團的精神、決議、決定等;根據(jù)集團工作運行情況提出意見,布置工作任務,提出工作要求;聽取、收集各單位有關人事、財務、經(jīng)營情況的匯報及建議等。
2.參加集團干部會人員一般為公司副總經(jīng)理級以上干部。根據(jù)會議內(nèi)容,由會議主持人確定參加人員,集團黨政辦公室負責通知有關人員到會。
3.干部會一般由總經(jīng)理或黨委書記主持,辦公室負責會議記錄。
4.干部會議召開時間、地點、參加人等一般由黨政辦公室列入集團會議安排表。臨時召開的干部會議由集團黨政辦公室負責通知有關人員到會。
三、總經(jīng)理聯(lián)席會
1.總經(jīng)理聯(lián)席會主要是執(zhí)行總經(jīng)理項目分管制的工作會議,負責傳達貫徹上級領導的指示、決定、決議;交流各單位發(fā)展戰(zhàn)略、工作計劃;聽取和討論各單位發(fā)展情況匯報;通報或決定管理工作中的重大事宜。
2.參加會議人員包括集團總經(jīng)理、各公司總經(jīng)理、幼兒園園長、機關各部門主任等,會議可以邀請其他相關集團領導參加。
3.總經(jīng)理聯(lián)席會一般每個月召開一次,由集團總經(jīng)理主持,并由實體單位輪流承辦,會議記錄人由承辦單位委派。
4.會議議題由集團黨政辦主任和承辦單位總經(jīng)理確定,相關人員應及時做好會議準備。
5.會議記錄人員應做好會議記錄及相應的會議材料整理工作。會議決定事項不具備強制性,根據(jù)需要可以由相關部門上報到集團黨政聯(lián)席會做出決議。
四、黨支部書記會議
1.黨支部書記會議主要是傳達貫徹上級黨組織會議精神、決定、決議和集團黨委會議決定、決議;布置黨委工作計劃、工作要求;聽取各黨支部年度工作計劃和工作總結(jié)匯報;通報或決定黨務工作中的重大事宜。
2.參加會議人員一般為集團黨委書記、各黨支部書記等。
3.黨支部書記會一般由集團黨委書記主持,會議由黨政辦公室組織,集團黨務秘書負責會議記錄并整理。
五、黨員大會
1.黨員大會主要是傳達貫徹上級黨委文件和工作報告;傳達貫徹集團黨委會議決定、決議和精神;選舉產(chǎn)生新一屆黨委委員;傳達貫徹集團其他黨務工作。
2.黨員大會一般由集團黨委書記主持,集團黨務秘書負責會議記錄并整理。
六、職工代表大會
1.職工代表大會主要議題包括對集團總體工作的指導思想、發(fā)展規(guī)劃、重大改革方案、職工隊伍建設及其他有關工作發(fā)展的重大問題提出意見和建議等。
2.職工代表大會一般由工會主席或副主席主持,由職工代表大會指定人員負責會議記錄并整理。
七、集團或各單位因工作需要召開臨時性會議,可由會議主持人根據(jù)會議內(nèi)容確定參加人員,由黨政辦公室或單位辦公室負責通知與會人員。
八、集團黨政辦公室應根據(jù)學校會議安排和集團工作情況制作《北京z大學后勤集團會議安排表》,并在每周一上午發(fā)出會議通知。各單位應及時查詢會議安排,按時到會。
九、與會人員因特殊情況不能到會時,提前向會議組織單位辦公室說明情況,辦公室人員應及時向會議主持人報告。
十、集團各種會議記錄等文書應由各級辦公室負責整理、歸檔妥善保管。
十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
十二、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 某某集團會議大型活動管理
某集團會議及大型活動管理
會議紀律
第一條集團所有大型會議與活動,除特殊要求外,均須穿著集團統(tǒng)一的管理人員深色西服套裝,標準見業(yè)務技術(shù)管理中心相關文件。
第二條會議實行簽到制度,凡不能參加會議或不能準時參加會議者,要向主管領導請假,并通知會議主辦方,不請假又不按時到場者,將按曠工處理。
第三條與會人員提前10分鐘入場,會議安排休息時間,會議中途如需出入,須提前知會會議主辦人員,同意后方能離開會場。
第四條會議期間手機關機或設為振動,不得在會場接打手機,特珠情況由上級審批。
第五條會議期間不許大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。
第六條會場內(nèi)不得隨地吐痰,不得亂扔廢棄物。
第七條與會人員不要做與會議無關的雜事。
第八條妥善保管會議材料,不向無關人員泄露會議內(nèi)容。
第九條與會發(fā)言人使用普通話,發(fā)言人內(nèi)容要“精、短、實”。
第十條大型活動中,如演講、體育賽事、出游期間,各相關單位要準備適當?shù)目谔?用以提高員工士氣。
第十一條大型活動時服從統(tǒng)一指揮,不擅自行動。
第十二條違反會議及活動紀律者,視行為嚴重程度,酌情通報批評,以及處以50-500元的處罰。處罰標準由會議主辦方核定。
第十三條特殊情況另行通知。
總部例會制度
第一條總部例會每月召開兩次,每隔一周的周四下午15時召開一次。每次例會約在40分鐘左右。
第二條未參加例會人員需提前請假,在oa系統(tǒng)內(nèi)填寫例會請假單(并注明本中心出差人員),開會當天下午14時前,各中心向行政管理中心秘書匯總名單。未請假而未參會人員,扣罰日工資15%。
第三條例會也可不拘泥具體時間安排,每逢重大活動的開始或結(jié)束,一定要及時召開例會進行動員或總結(jié)。
第四條會議由行政管理中心主持,過一階段形成模式后各中心輪值主持。
第五條會議期間遵守集團公司會議紀律。
第六條各中心如果需要在會上進行宣講,請先與行政管理中心溝通,以便于安排議程。
第七條例會大體議程如下;
1、新人秀風采:新入職人員的集體登臺每人30秒的自我介紹,并選出新人代表致詞2分鐘。
2、通過向員工通報公司近期工作計劃和工作成果情況,既能滿足員工的知情權(quán),又能提高員工參政議政的積極性,充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因為例會的參與成員是全體員工,所以,會議組織者要認真準備材料,搜集員工關心的問題,將公司近期的經(jīng)營情況,近期的工作總結(jié)、預期的工作計劃,員工們關注的問題等等,通過會議傳遞相關信息給全體員工。
3、司旗下的講話:各管理中心按指定順序輪值,在本中心內(nèi)選取員工,在司旗下做關于工作、理想、生活的講話。計時8分鐘。
4、公司新出臺的重大決策、制度、方針思想的集體學習,由發(fā)文中心負責講解。
5、各中心職能培訓:各中心需要全體職員知道的事情。
6、共同觀看當期《____時間》,學習《____》報評論員文章。
7、集團領導講話。
第八條例會各項輪值秩序:
行政招聘開發(fā)培訓財務服務營銷企業(yè)文化物資人力業(yè)務
會議主持正序輪值,司旗下講話倒序輪值。
會議室、多功能廳管理制度
第一條會議室、多功能廳由行政管理中心負責管理。
第二條使用會議室、多功能廳的部門要提前到辦公系統(tǒng)填寫《集團公司會議室使用登記表》,說明使用時間、使用事由、規(guī)模等情況,由行政管理中心統(tǒng)一安排。
第三條使用會議室、多功能廳期間,組織者應指導參與活動者服從管理人員管理,愛護設施、設備,并保證設施、設備的完好,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將會議室、多功能廳內(nèi)用品帶走或挪作他用。損害公物由使用單位賠償。
第四條使用后桌椅必須恢復原樣。開水瓶、茶杯、煙缸放置有序。茶杯必須經(jīng)過消毒后方能使用。
第五條保持室內(nèi)安靜,嚴禁大聲喧嘩。
第六條會議結(jié)束后,使用會議室、多功能廳的部門負責室內(nèi)衛(wèi)生打掃和物品管理,離開前,按操作程序關閉使用后的儀器的電源,然后關閉電燈、空調(diào)或電扇,再切斷總電源,關好窗,設置(啟用)報警系統(tǒng),最后關好門。
第七條始終保持室內(nèi)清潔、整齊,以備隨時使用。
第八條加強防火、防盜的安全保衛(wèi)工作,定期檢查防火、防盜設施。
第九條會議室使用遵循先全局性會議后各部門會議、先緊急性會議后一般性會議的原則。
第4篇 z集團會議管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關系而人為設定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準則來提高辦事效率,才設定一些制度。下面是我們應屆畢業(yè)生制度職責大全提供的制度文章供您參考:
__集團會議管理制度
1、 目 的
為規(guī)范公司會議管理,提高會議質(zhì)量,降低會議成本,加強信息溝通,促進公司各部門更好地發(fā)揮職能,特制定本制度。
2、 適用范圍
本制度適用于__集團會議管理。
3、 管理權(quán)責:
3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議組織人或主辦部門負責會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議組織與審批”。
4、 會議分類:
序號
會議名稱
主題/特點
類 別
主 持 人
參 加 人
1
例 會
固定時間、固定匯報程序,盡量解決即席提出的問題
公司例會
主辦部門負責人
部門/公司全體
2
動員會
發(fā)言固定、沒有討論程序
公司臨時行政會議
主辦部門負責人
會議組織人提擬
3
研討會
對某一課題或問題切磋、探討,不一定有結(jié)果
公司臨時行政會議
部門負責人
會議組織人提擬
4
鑒定/ 評審會
對某事物的價值、性能,質(zhì)量鑒別,必須有結(jié)論
公司臨時行政會議
集團總經(jīng)理或指定人
會議組織人提擬
5
專題會
為某一專題而開,必須有結(jié)論
公司臨時行政會議
會議組織人指定
會議組織人提擬
6
評比會
一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開
公司例會
人力資源總監(jiān)
會議組織人提擬
7
總結(jié)會
總結(jié)前一段工作,研究、部署下階段工作
公司例會
部門負責人
會議組織人提擬
8
匯報會
下級向上級或有關人員匯報工作情況
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
9
調(diào)度會
任務安排,人員派遣,設備物資情況的調(diào)動
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
10
部門例會
部門固定匯報程序
部門會議
部門負責人
自定
5、 會議管理內(nèi)容
5.1 會議組織與審批。
5.1 1 公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經(jīng)理直接組織或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人組織、集團總經(jīng)理批準。
5.1.3 部門會議由各部門自行安排,但會議時間、參加人等,不得與公司會議沖突。其中,部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的,應向上一級主管部門報批同意;屬例會性質(zhì)的,由各部門自行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
5.2.1 每月28日前,總經(jīng)辦應與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議,統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后,匯同公司月例會編制《月度會議計劃》,于月底前發(fā)放至各部門負責人。
5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時,會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù),并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意,任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
5.2.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
5.3 會議準備。
5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定:
5.3.1.1 已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由各部門按計劃表直接通知與會人。
5.3.1.2 屬下列情況之一者,按“誰組織,誰通知”的原則進行會議通知:
1) 未列入月度會議計劃而臨時組織的會議。
2) 雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明。
3) 其它組織人認為應另行通知的情況。
5.3.1.3 會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門;如有外來客戶參加的會議應至少提前三個工作日送達邀請函。
5.3.1.4 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,會議通知單以郵件形式發(fā)放;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。
5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定:
5.3.2.1 會議組織部門應至少提前一天通知與會人會議主題、時間、地點、需準備的文件資料等。
5.3.2.2 會議組織部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交的發(fā)言稿及文件資料等)準備的組織工作。
5.3.2.3 有客人參加的大型、正式會議時,會議組織部門應提前確定會務引導人員,負責引導客人入場、介紹領導等工作,由會議主持人指定人員擔任。
5.3.2.4 會務服務提供部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,設置會標橫幅、布置飾品鮮花、按會議類型備好座位、設置坐次牌、準備會議器材、擺放禮品、紙、筆、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。
5.3.2.5 公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。
5.3.2.6 部門在總部召開的會議需用公共會場的,應向會議室管理部門書面提出,由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。
5.3.2.7 有外部客戶及分公司同事參加的會議,會議組織部門應提前做好食宿及車輛接送安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定:
5.4.2.1 主持人應不遲于會前10分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。
5.4.2.2 主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的說明。
5.4.2.3 會議進行中,主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,引導與會人依次發(fā)言并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言,以確保議程順利推進及會議效率。
5.4.2.4 屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議做出結(jié)論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5.4.2.5 主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定:
5.4.3.1 應準時到會,并在《會議簽到表》(詳見附件1)上簽到。
5.4.3.2 會議發(fā)言應言簡意賅,緊扣議題。
5.4.3.3 遵循會議主持人對議程控制的要求。
5.4.3.4 屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
5.4.3.5 如無特殊要求,會議發(fā)言應按職位排列或按座次順序依次進行。
5.4.3.6 遵守會議紀律,與會期間應按要求關閉(或調(diào)至振動)手機等通訊工具,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場;會議過程中不私下討論與會議無關的事。
5.4.3.7 做好本人的會議紀錄。
5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持,集團總經(jīng)理另有授權(quán)的,從集團總經(jīng)理授權(quán)。
5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內(nèi),根據(jù)會議進行情況確需延時的,主持人須征得與會人員同意。
5.4.6 主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。
5.5 會議記錄。
5.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
5.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定:
5.5.2.1 各部門應常設一名會議記錄員(名單報總經(jīng)辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
5.5.2.2 會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要,臨時指定會議記錄員。
5.5.2.3 集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責會議記錄工作,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。
5.5.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定:
5.5.3.1 以專用會議記錄本作好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀要。
5.5.3.2 會議記錄應盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。
5.5.3.3 對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
5.5.3.4 會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5.5.3.5 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
5.5.4 下列情況下,應整理會議紀要:
5.5.4.1 公司各類臨時行政會議。
5.5.4.2 須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議。
5.5.4.3 其它主持人要求整理會議紀要的會議。
5.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報行政部一份存檔備查。
5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定:
5.5.6.1 本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄,由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管,但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.6.2 本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應嚴格按公司檔案管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。
5.6 會議跟進。
5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,從主持人指定。
5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實,集團總經(jīng)理另有指定的,從集團總經(jīng)理指定。
5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
5.7 獎懲。
5.7.1 獎勵。按《獎懲制度》執(zhí)行。
5.7.2 遲到、早退、缺席。
5.7.2.1 遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的,計為遲到。
5.7.2.2 早退。凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的,計為早退。
5.7.2.3 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。
5.7.3 處罰。
5.7.3.1 無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
5.7.3.2 無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
5.7.3.3 凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔。
5.7.3.4 與會人未在會議前向組織部門提交發(fā)言稿及相關會議資料者處以20元的罰款。
5.7.3.5 因接打電話或手機鈴聲影響會議進程者處以10元/次的罰款。
5.7.3.6 會議過程中因私下交流與會議無關的話題被主持人點名者,處以10元/次的罰款。
5.7.3.7 會議結(jié)束與會人未將各自桌面資料、水杯、煙灰及桌椅等清理整潔者,處以10元的罰款。
6、 附則
6.1 本制度由集團總經(jīng)辦負責解釋。
6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲,按有關處罰規(guī)定執(zhí)行。
6.3 本制度由集團總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
第5篇 投資集團會議管理辦法
投資集團會議管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為規(guī)范某省某投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)的會議安排,完善集團公司決策程序,提高集團公司各種會議的質(zhì)量和效率,根據(jù)集團公司章 程有關規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所述的集團公司會議包括:年度工作會議、總經(jīng)理辦公會、司務會議、各種專題業(yè)務會議、部務會議等;集團董事會會議、監(jiān)事會會議、黨委會會議的管理辦法另行制定。
第三條 綜合事務部負責集團公司會議的安排工作,集團公司其他部門根據(jù)會議的類別或內(nèi)容負責或參與有關會議的準備工作。
第四條 集團公司會議遵循安排規(guī)范有序、內(nèi)容緊湊精簡、決定事項跟蹤落實等原則。
第二章 會議計劃與預算
第五條 集團公司綜合事務部應在每年十二月中旬,將各部門提交的下年度各類型會議的計劃進行匯總,制定集團公司年度會議計劃,報集團公司辦公會議通過后執(zhí)行。
第六條 集團公司年度工作會議、各種專題業(yè)務會議需要支出費用的,有關會議費用支出納入集團公司本部預算,集團公司會議費用預算由綜合事務部負責編制,交預算財務部合并到集團公司本部預算。綜合事務部負責會議費用的支出。
第三章 年度工作會議
第七條 年度工作會議是集團公司總結(jié)上一年度工作情況和部署本年度工作計劃的會議。集團公司年度工作會議原則上在每年度第一季度舉行,工作會議議題、具體舉行時間等事項由集團公司領導班子研究決定。
第八條 在每年一月十五日前,綜合事務部應擬定工作會議的預案,填好《會議預案表》,會議預案經(jīng)分管領導審閱后,應提交集團公司總經(jīng)理辦公會議討論,由辦公會議研究決定年度工作會議議題和舉行時間。
第九條 綜合事務部負責集團公司年度工作會議的具體組織工作,總經(jīng)理工作報告由綜合事務部負責起草;黨建和廉政建設方面的材料由黨群工作部負責起草;集團公司各部門與所屬企業(yè)應配合做好有關材料準備、會務安排等工作。會議錄像、拍照及宣傳工作由黨群工作部負責。
第十條 集團公司年度工作會議結(jié)束后兩周內(nèi),綜合事務部應將會議簽到表、有關會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。需要印發(fā)的領導講話或其它會議材料,按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第四章 總經(jīng)理辦公會議
第十一條 總經(jīng)理辦公會議是集團公司研究處理生產(chǎn)經(jīng)營重大問題的會議,總經(jīng)理辦公會議議題的范圍包括:提交董事會審議的議案;組織實施董事會決議;董事會授權(quán)范圍內(nèi)的有關集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的重大事項決策;提交監(jiān)事會的報告;集團公司制定的各種規(guī)章 制度;涉及集團公司員工切身利益的重大問題等。
第十二條 總經(jīng)理辦公會議分為例會和臨時會議。例會原則上在每周一上午舉行。臨時會議由總經(jīng)理提議隨時召開。
第十三條 總經(jīng)理辦公會議議題由總經(jīng)理審定。各部門需提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題,由有關部門填報《總經(jīng)理辦公會議題呈批表》,經(jīng)集團公司分管領導和總經(jīng)理審批同意后,方可列入會議議題?？偨?jīng)理批示在辦公會議討論決定的事項,可直接列入會議議題。
第十四條 總經(jīng)理辦公會議議題由綜合事務部負責收集匯總。各部門應及時將集團公司領導同意列入總經(jīng)理辦公會議討論的議題送綜合事務部匯總。綜合事務部應在每周四下班前將收集的需由總經(jīng)理辦公會討論的議題列出清單,向總經(jīng)理報告,由總經(jīng)理確定下一次辦公會議召開的時間和討論的議題。
第十五條 總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領導班子成員、各部門主要負責人、董事會秘書以及由總經(jīng)理根據(jù)議題指定的其他人員。綜合事務部秘書列席會議并負責會議記錄。根據(jù)議題的內(nèi)容,各部門可提議增加部門列席人員,具體名單在議題審批時一并確定。
第十六條 總經(jīng)理辦公會議組織工作由綜合事務部負責,各部門提交總經(jīng)理辦公會議討論的問題由相關部門負責人匯報。辦公會議材料由議題主辦部門負責準備。經(jīng)總經(jīng)理批準列入辦公會議討論的問題,主辦部門應形成書面材料于會議召開前半天送綜合事務部,再由綜合事務部提前將材料給與會人員。
第十七條 總經(jīng)理辦公會議所討論的重大事項,必須進行科學、審慎的可行性研究、論證,經(jīng)辦公會議集體充分討論后,由總經(jīng)理作出決定。
第十八條 總經(jīng)理辦公會議紀要草擬和呈批,以及會議材料的管理由綜合事務部負責。綜合事務部秘書應于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀要或整理出會議決定事項,經(jīng)綜合事務部主要負責人審核后報會議主持人簽發(fā)。
第十九條 辦公會議會議紀要發(fā)出后,會議記錄及有關材料送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領導班子成員、各部門、董事會秘書以及辦公會議決定事項涉及的所屬企業(yè)。
第二十條 總經(jīng)理辦公會決定事項的督辦工作由綜合事務部負責。對決定事項中需由有關部門或所屬企業(yè)辦理的事項,綜合事務部根據(jù)情況可口頭通知,或在會議紀要中明確主辦部門、協(xié)辦部門、辦結(jié)時間及要求等。對會議紀要發(fā)出后,綜合事務部應定期跟蹤督辦,并對公會議決定事項辦理情況進行匯總。有關部門或所屬企業(yè)應按要求提供辦理情況。
第二十一條 承辦總經(jīng)理辦公會決定事項的部門、所屬企業(yè)及其子企業(yè),應按照會議紀要的要求認真辦理,并按照規(guī)定時間報送辦理結(jié)果。在規(guī)定期限內(nèi)未能辦結(jié)的,應說明理由并提出加快辦理的措施。
第二十二條 在總經(jīng)理辦公會議決定事項推進過程中,若主辦部門、協(xié)辦部門、有關所屬企業(yè)發(fā)現(xiàn)需由集團公司領導進一步明確或協(xié)調(diào)的問題,主辦部門應及時向總經(jīng)理、分管領導報告。經(jīng)集團公司領導同意作出的變動事項,主辦部門應及時通知綜合事務部。
第五章 司務會議
第二十三條 司務會議是集團公司各部門匯報上月工作情況、當月工作計劃,并由領導班子對各部門當月工作進行布置的會議。集團公司領導班子成員認為需要向其他成員通報的事項,各部門負責人認為應該向集團領導匯報或需要向其他部門通報的事項,或者涉及集團公司日常行政事務安排的事項可作為司務會議的議題。
第二十四條 司務會議原則上在每月第一周的星期一上午舉行。司務會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理召集和主持,其他出席人員包括:集團公司領導班子成員、各部門領導、董事會秘書及會議主持人指定的其他人員。綜合事務部秘書列席會議并負責會議記錄。
第二十五條 司務會議組織工作由綜合事務部負責,各部門應在司務會召開前一周的星期四下班前,將本部門經(jīng)分管領導審閱后的上月工作總結(jié)、當月工作計劃及各部門認為需要提交的其他材料,交綜合事務部,由綜合事務部提前將材料給與會人員。
第二十六條 各部門上月工作總結(jié)和當月工作計劃由部門主要負責人匯報,部門其他領導可以補充說明。各部門完成匯報后,由集團經(jīng)營班子對有關工作安排進行審議,經(jīng)
會議主持人最后確認后執(zhí)行。
第二十七條 司務會議紀要的草擬和呈批,以及各部門工作總結(jié)、計劃等材料的保管由綜合事務部負責。綜合事務部秘書應于會后三個工作日內(nèi)擬出會議紀要,經(jīng)綜合事務部主要負責人審核后報會議主持人簽發(fā)。
會議紀要應送檔案室按照規(guī)定建檔。會議紀要發(fā)送范圍為:集團領導班子成員、各部門、董事會秘書。各部門應及時完成司務會議確定的計劃事項。
第六章 專題業(yè)務會議
第二十八條 專題業(yè)務會議是集團公司組織的研究集團系統(tǒng)內(nèi)各類專項工作的會議,或由集團公司承辦的集團系統(tǒng)以外單位參加的研究重大專題事項的會議。集團系統(tǒng)內(nèi)的專題業(yè)務會議主要包括:
(一)各部門定期舉行的歸口管理事務的總結(jié)會議,包括但不限于:經(jīng)營分析會、黨建工作會議、工會工作會議、安全生產(chǎn)工作會議、法律事務工作會議等;
(二)根據(jù)上級部門統(tǒng)一要求集團公司舉行的各類專題會議;
(三)集團公司研究決定召開的大型會議。
第二十九條 集團公司各部門組織的歸口管理事務總結(jié)會議,有關部門應在會議召開前三十天,擬定書面的專題業(yè)務會議預案,填好《會議預案表》,會議預案經(jīng)分管領導審閱后,呈集團公司總經(jīng)理批準。集團公司總經(jīng)理批準專題業(yè)務會議預案后,有關部門負責該專題業(yè)務會議的組織工作,綜合事務部配合做好后勤保障工作,黨群工作部負責會議錄像、拍照及宣傳工作。
其他專題業(yè)務會議,由集團公司總經(jīng)理指定部門填寫《會議預案表》,參照上款規(guī)定制定專題業(yè)務會議預案,并負責會議的組織工作,綜合事務部配合做好后勤保障工作。對于臨時決定召開的專題業(yè)務會議,主辦部門可在會議召開后,補充填寫《會議預案表》和制定會議預案。
第三十條 專題業(yè)務會議的記錄工作由會議主辦部門負責。主辦部門應在會議結(jié)束后兩周內(nèi),將經(jīng)集團公司有關領導審閱后的《會議情況報告》、會議簽到表、其他會議材料、錄像、照片資料等送保密室按照規(guī)定建檔。
需要印發(fā)的專題業(yè)務會議領導講話或其它會議材料,由會議主辦部門按照發(fā)文管理規(guī)定辦理。
第七章 附則
