集團(tuán)合同管理制度是一項(xiàng)旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部合同管理流程，確保合同的合法合規(guī)，降低風(fēng)險(xiǎn)，提升效率的重要制度。它涵蓋了合同的起草、審批、執(zhí)行、變更、終止、糾紛處理等各個(gè)環(huán)節(jié)，以及相應(yīng)的職責(zé)分工、文檔管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等多個(gè)方面。
包括哪些方面
1. 合同審批流程：明確各級(jí)管理人員的審批權(quán)限，規(guī)定合同從起草到簽訂的步驟。
2. 責(zé)任分工：確定合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等在合同管理中的角色和職責(zé)。
3. 合同模板管理：制定統(tǒng)一的合同模板，減少法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 合同審查：設(shè)立合同審查機(jī)制，確保合同條款的合法性、公平性。
5. 合同履行監(jiān)控：跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。
6. 合同變更與解除：規(guī)定變更和解除合同的程序和條件。
7. 爭(zhēng)議解決：設(shè)定爭(zhēng)議解決機(jī)制，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。
8. 文件歸檔：建立完整的合同檔案管理系統(tǒng)，保證合同資料的安全和可追溯。
9. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控：定期進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定預(yù)防措施。
重要性
集團(tuán)合同管理制度的重要性不言而喻。一方面，它可以保障企業(yè)的合法權(quán)益，避免因合同漏洞導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失；另一方面，它能提高合同管理效率，使企業(yè)運(yùn)營(yíng)更加順暢。此外，良好的合同管理制度有助于提升企業(yè)的合規(guī)形象，增強(qiáng)合作伙伴的信任。
方案
1. 制定詳細(xì)的合同管理流程圖，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作步驟。
2. 建立合同審批系統(tǒng)，線上化流程，提高審批效率。
3. 設(shè)立專門的合同管理培訓(xùn)，提升員工的合同意識(shí)和法律素養(yǎng)。
4. 定期進(jìn)行合同審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善。
5. 建立激勵(lì)與懲罰機(jī)制，鼓勵(lì)合規(guī)行為，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正。
6. 引入外部法律顧問，提供專業(yè)法律咨詢，增強(qiáng)合同管理的專業(yè)性。
通過上述方案，集團(tuán)可以構(gòu)建一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的合同管理制度，為企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展保駕護(hù)航。
集團(tuán)合同管理制度范文
第1篇 某地產(chǎn)集團(tuán)合同審核簽約管理規(guī)定
地產(chǎn)集團(tuán)合同審核簽約管理規(guī)定
一、目的
為加強(qiáng)合同管理、規(guī)范合同審核及簽約管理,降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及結(jié)合公司實(shí)際,制定本規(guī)定。
二、適用范圍
集團(tuán)及下屬各公司。
一、合同審核管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同審核的責(zé)任部門主要為:業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門。
2)合同審核實(shí)行各責(zé)任部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽的責(zé)任制原則。
2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)簽約對(duì)方的主體資格及資信情況:通過背景調(diào)查核實(shí)簽約對(duì)方的資格、資質(zhì)、資信情況等與合同履行具有重大關(guān)系的事項(xiàng)。審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、批準(zhǔn)文件、許可證明、授權(quán)書等書面材料時(shí),應(yīng)當(dāng)核對(duì)原件。
2)商務(wù)條款、技術(shù)條款等其他非法務(wù)條款。
3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)履行合同資金安排的可行性、合理性。
2)相關(guān)稅費(fèi)安排的合理性、上市合規(guī)性。
4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)合同的形式。
2)合同的實(shí)質(zhì)性條款。
3)合同的效力。
4)其他法律條款。
5.合同審核后的處理
1)各審核部門在審核合同時(shí)發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤或遺漏的,應(yīng)退回發(fā)起部門;材料不齊全的,通知發(fā)起部門在合理期限內(nèi)一次性補(bǔ)齊。
2)合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)匯總、整理各審核部門的審核意見。部門審核意見相沖突的,一般性問題由合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào),重大問題需報(bào)請(qǐng)共同上級(jí)決策。
3)倒簽的合同,一般情況下對(duì)合同內(nèi)容不予審核。同時(shí),發(fā)起部門需詳細(xì)說(shuō)明合同倒簽的具體原因并確保合同條款與實(shí)際履行情況相符。
二、合同簽約管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同簽約實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對(duì)獨(dú)立的原則,經(jīng)辦人、審查人、批準(zhǔn)人分工負(fù)責(zé)。
2)合同簽約過程中,對(duì)嚴(yán)重?fù)p害公司利益的下列行為,將追究有關(guān)人員的法律責(zé)任(對(duì)涉嫌職務(wù)侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任):
_收受賄賂,與他人惡意串通,損害公司利益的;
_嚴(yán)重玩忽職守,導(dǎo)致公司遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失;
_故意違反本管理規(guī)定的其他行為;
_對(duì)涉嫌職務(wù)侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
2.簽約文本
1)除能即時(shí)清結(jié)的小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外,嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。
2)對(duì)外簽約所使用的合同文本,必須編制合同序列號(hào),以便于查詢。
3)原則上集團(tuán)有標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)使用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)文本,如確實(shí)無(wú)法適用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)文本,發(fā)起部門應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明原因。
4)合同最終簽署文本應(yīng)保證是清晰版本,無(wú)任何修改痕跡。
5)合同簽約經(jīng)辦人需確保簽約文本與會(huì)簽審核后的文本保持一致。否則,經(jīng)辦人需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部責(zé)任與損失。
3.簽約流程
1)簽約文件經(jīng)審核確認(rèn)后,由業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定的份數(shù)打印合同文本。
2)合同蓋章前,需根據(jù)公司的印鑒管理規(guī)定提交《印鑒會(huì)簽單》。未經(jīng)印鑒會(huì)簽審核,不得擅自在任何合同上加蓋公章。否則,印鑒保管人員需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部責(zé)任與損失。
3)合同簽署份數(shù)原則上根據(jù)簽約方數(shù)量確定。合同簽署后,發(fā)起部門需留存合同原件(至少一份),并根據(jù)公司的檔案管理制度移交給檔案管理人員。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門可視情況各保留一份合同復(fù)印件。
4)原則上合同由對(duì)方公司先行簽字蓋章,如確需我司先行蓋章,經(jīng)辦人應(yīng)在《印鑒會(huì)簽單》上注明,并跟蹤合同相對(duì)人簽字蓋章情況,于3日內(nèi)完成合同相對(duì)人蓋章及合同回收工作。
4.簽約要求
1)合同的簽署應(yīng)嚴(yán)格按照合同的約定執(zhí)行,并加蓋騎縫章。
2)簽字、蓋章的具體要求:
_如簽約方是公司,應(yīng)加蓋公章或合同專用章以及騎縫章。
_如簽約方是個(gè)人,應(yīng)由本人親自簽署(應(yīng)使用黑色水筆或中性筆,杜絕使用圓珠筆、鉛筆或紅筆)并在簽名處加摁指印確認(rèn)以及在合同文本上加摁騎縫指印。確有特殊情況無(wú)法親自簽署的,須由本人出具授權(quán)委托書,由授權(quán)人員代為簽署。
_因特殊情況需要對(duì)已經(jīng)簽署的合同進(jìn)行修改的,應(yīng)采用補(bǔ)充協(xié)議形式;如確需在原簽署合同中進(jìn)行修改的,應(yīng)在修改處由簽署雙方蓋章或簽字并按指印確認(rèn)。
5.監(jiān)督檢查
1)各公司應(yīng)指定專人對(duì)已簽署合同進(jìn)行審核,如發(fā)現(xiàn)簽署的合同不符合集團(tuán)要求的,應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)人員予以修正,以保證合同簽署的規(guī)范。
2)集團(tuán)將不定期對(duì)合同審核及簽署情況進(jìn)行抽查。
3)經(jīng)查實(shí)違反本規(guī)定的相關(guān)人員及直接主管,將按下述相關(guān)規(guī)定予以處罰:
_已簽署的合同未及時(shí)移交導(dǎo)致遺失的,每發(fā)生一例罰款人民幣1000元,并給予警告處分。
_擅自簽署合同給公司造成損失的,需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部損失與責(zé)任,并給予開除處分。如涉嫌刑事犯罪的,將移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。
