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物業(yè)采購管理制度

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):64

物業(yè)采購管理制度

物業(yè)采購管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的物資和服務(wù)采購流程,確保高效、經(jīng)濟、透明的運作。其主要內(nèi)容包括以下幾個方面:

1. 采購政策與程序:明確采購的目標(biāo)、原則和流程,為物業(yè)公司的日常采購活動提供指導(dǎo)。

2. 供應(yīng)商管理:規(guī)定供應(yīng)商的選擇、評估和維護機制,以保證供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3. 預(yù)算與審批:設(shè)定采購預(yù)算,規(guī)定采購金額的審批權(quán)限和流程。

4. 合同管理:規(guī)范合同的簽訂、執(zhí)行和終止過程,保障公司權(quán)益。

5. 庫存控制:建立庫存管理制度,防止過度采購和資源浪費。

6. 質(zhì)量控制:實施質(zhì)量監(jiān)控,確保采購物品和服務(wù)滿足使用需求。

7. 內(nèi)部審計與監(jiān)督:定期進行內(nèi)部審計,監(jiān)督采購活動的合規(guī)性。

包括哪些方面

物業(yè)采購管理制度應(yīng)涵蓋以下關(guān)鍵環(huán)節(jié):

1. 需求分析:明確采購需求,分析成本效益,制定采購計劃。

2. 市場調(diào)研:調(diào)查市場,收集供應(yīng)商信息,評估價格、質(zhì)量、交貨期等因素。

3. 供應(yīng)商選擇:設(shè)定評價標(biāo)準(zhǔn),進行供應(yīng)商資格審查,選擇合適的合作伙伴。

4. 采購談判:就價格、付款條件、服務(wù)條款等進行談判,達成共識。

5. 合同簽訂:制定合同文本,明確雙方權(quán)利義務(wù),確保法律效力。

6. 物資接收與檢驗:收貨后進行質(zhì)量檢查,確保符合標(biāo)準(zhǔn)。

7. 庫存管理:跟蹤庫存動態(tài),及時調(diào)整采購策略,防止積壓或短缺。

8. 財務(wù)結(jié)算:按照合同規(guī)定進行支付,記錄財務(wù)信息。

9. 后期服務(wù)與評價:對供應(yīng)商的服務(wù)進行跟蹤,定期進行績效評估。

重要性

物業(yè)采購管理制度對于物業(yè)公司至關(guān)重要,主要體現(xiàn)在:

1. 提高效率:標(biāo)準(zhǔn)化流程能減少無效工作,提高采購工作效率。

2. 控制成本:通過合理采購,降低物料成本,優(yōu)化資源配置。

3. 防范風(fēng)險:規(guī)范合同管理,防止法律糾紛,保護公司利益。

4. 保障品質(zhì):嚴(yán)格的質(zhì)量控制確保提供的服務(wù)和產(chǎn)品滿足業(yè)主需求。

5. 透明度:公開透明的采購流程有助于提升公司的公信力,增強與業(yè)主的信任。

方案

制定物業(yè)采購管理制度的方案如下:

1. 成立采購小組,負責(zé)制度的起草、執(zhí)行和修訂。

2. 進行內(nèi)部培訓(xùn),確保員工理解并遵守制度。

3. 實施供應(yīng)商評價體系,定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)。

4. 引入電子采購平臺,提高采購?fù)该鞫群托省?

5. 定期審計采購活動,對違規(guī)行為進行糾正和處罰。

6. 根據(jù)市場變化和公司需求,適時調(diào)整采購策略和制度。

通過以上措施,物業(yè)公司將能夠構(gòu)建一個高效、公正、透明的采購管理體系,為日常運營提供有力支撐。

物業(yè)采購管理制度范文

第1篇 金地花園物業(yè)采購管理程序

城市花園物業(yè)采購管理程序

1.目的

控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

2.范圍

適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.

3.職責(zé)

3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負責(zé)物資采購的實施,行政副主任負責(zé)物資采購的管理控制.

3.2 品質(zhì)管理部負責(zé)組織對分供方進行評定和控制.

3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收.

4.程序

4.1 根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類:

a類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設(shè)備等.

b類:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.

c類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等

4.2 采購資料

4.2.1 物資使用部門負責(zé)提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.

4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

4.3 采購計劃審批

4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.

4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.

4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

4.3.5 審批工作在每月28日前完成.

4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

4.3.8 應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn).

4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.

4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

4.3.11 需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.

4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

4.3.14 嚴(yán)格履約.

4.4 采購物資的驗證

4.4.1 物資購進后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

4.4.2 質(zhì)檢員對物資進行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經(jīng)理報告,填寫《物資驗收單》.

4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認真填寫《物資驗收單》.

4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.

4.4.5 機電設(shè)備等技術(shù)性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術(shù)性能等.

4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進行驗收,以確保其質(zhì)量符合要求.

4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗收由服務(wù)申請部門負責(zé).

4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.

4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

4.4.10 采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

4.4.11 對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.

4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.

5.監(jiān)督執(zhí)行

由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

6.支持性和相關(guān)性文件

bvpqs4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單》

bvpqs4.15-01 《倉庫管理程序》

bvpqs4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

7.質(zhì)量記錄及表格

bvpqs4.6-01-f1-01《物資申請單》

bvpqs4.6-01-f2-01《入庫單》

bvpqs4.6-01-f3-01《物資驗收單》

bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》

物業(yè)采購管理制度

物業(yè)采購管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的物資和服務(wù)采購流程,確保高效、經(jīng)濟、透明的運作。其主要內(nèi)容包括以下幾個方面:1.采購政策與程序:明確采購的目標(biāo)、原則和流程,為物業(yè)公
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