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合同協(xié)議管理制度

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):79

合同協(xié)議管理制度

合同協(xié)議管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分,旨在確保所有商業(yè)交易的合法性、公平性和有效性。它涵蓋了從合同的起草、審批、執(zhí)行到終止的全過程,包括但不限于以下方面:

1. 合同起草:規(guī)定合同的基本結(jié)構(gòu)、條款設(shè)置和法律合規(guī)性。

2. 審批流程:明確合同審批的層級、權(quán)限和時間限制。

3. 簽署與執(zhí)行:規(guī)定合同簽署的方式、存檔要求以及執(zhí)行過程中的監(jiān)控。

4. 變更與解除:描述合同變更的申請程序和解除條件。

5. 糾紛解決:設(shè)定合同糾紛的解決途徑和程序。

6. 法律合規(guī):強調(diào)遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準。

7. 培訓(xùn)與教育:確保員工理解和遵守合同管理制度。

包括哪些方面

1. 法律基礎(chǔ):確保所有合同符合國家和地方的法律法規(guī)。

2. 內(nèi)部控制:建立有效的內(nèi)部審批和監(jiān)控機制,防止風(fēng)險。

3. 權(quán)限分配:明確各級管理層在合同管理中的職責(zé)和權(quán)限。

4. 文件管理:規(guī)定合同的存儲、檢索和銷毀程序。

5. 風(fēng)險評估:識別合同潛在的風(fēng)險,制定預(yù)防和應(yīng)對措施。

6. 溝通協(xié)調(diào):規(guī)范內(nèi)外部溝通,確保信息準確無誤。

7. 合同績效:評估合同執(zhí)行情況,確保達到預(yù)期目標(biāo)。

重要性

合同協(xié)議管理制度對企業(yè)的重要性不言而喻,它:

1. 維護企業(yè)權(quán)益:通過規(guī)范的合同管理,保障企業(yè)的經(jīng)濟利益不受侵犯。

2. 防范法律風(fēng)險:確保合同的合法性,避免因違規(guī)操作導(dǎo)致的法律糾紛。

3. 提高效率:標(biāo)準化流程能提高合同處理速度,減少無效工作。

4. 增強信任:對外展示企業(yè)的專業(yè)性和誠信,提升合作伙伴的信任度。

5. 優(yōu)化資源:合理配置資源,降低合同執(zhí)行成本。

方案

為建立完善的合同協(xié)議管理制度,建議采取以下措施:

1. 制定詳細的操作手冊:涵蓋合同管理的每個環(huán)節(jié),確保操作有章可循。

2. 建立審批系統(tǒng):采用數(shù)字化工具,自動化處理合同審批,提高效率。

3. 定期培訓(xùn):對員工進行合同法務(wù)培訓(xùn),提升合同管理能力。

4. 設(shè)立專門部門:設(shè)立合同管理部門,專職負責(zé)合同的管理和監(jiān)督。

5. 定期審計:定期檢查合同管理執(zhí)行情況,及時調(diào)整和完善制度。

6. 強化風(fēng)險管理:定期進行合同風(fēng)險評估,制定應(yīng)急預(yù)案。

通過上述方案,企業(yè)能夠構(gòu)建起一套健全的合同協(xié)議管理制度,從而在商業(yè)活動中保護自身利益,確保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

合同協(xié)議管理制度范文

第1篇 物業(yè)合同協(xié)議管理程序文件

物業(yè)程序文件:合同(協(xié)議)管理程序

1.目的

規(guī)范和指引公司各部門、管理處對各種合同(協(xié)議)的訂立、變更、解除及保管,資金/采購的制定、審批流程。

2.范圍

適用于公司各部門、管理處。

3.定義

公司合同分為a、b、c兩類:

a類合同:是指為明確轄區(qū)物業(yè)管理責(zé)權(quán)力關(guān)系,與開發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會達成的書面約定。如業(yè)主公約、物業(yè)管理服務(wù)合同

b類合同:是指為獲取資源,與供方達成的業(yè)務(wù)書面約定及房產(chǎn)銷售租賃業(yè)務(wù)的書面約定。如清潔服務(wù)合同、工程合同、物品采購合同、銷售租賃合同。

c類合同:除a、b類以外的合同,包括公司、部門、管理處與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責(zé)任書、與政府相關(guān)部門,與職員簽訂的勞動用工合同等。

4.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

責(zé)任部門負責(zé)合同的草擬、初審及履行

品質(zhì)管理部負責(zé)從品質(zhì)保證進行審核

財務(wù)管理部負責(zé)對資金管理角度進行審核

辦公室負責(zé)從法律風(fēng)險角度、后勤資源保障角度、人力資源管理角度進行評審及公司合同的保管

總經(jīng)理、財務(wù)負責(zé)人、分管負責(zé)人、管理處經(jīng)理負責(zé)權(quán)限范圍的合同審批

5.方法和過程控制

5.1 合同的訂立

5.1.1合同的訂立應(yīng)遵循事先簽訂的原則,所有合同須按此程序規(guī)定通過評審、簽訂生效后方可履行。

5.1.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進行評審。評審時填寫相應(yīng)的合同(協(xié)議)審批表,在公司內(nèi)部網(wǎng)公布。

5.1.3 單項采購/服務(wù)費用在2000元以上(含2000元)需與供方簽訂合同。

5.1.4下列合同簽訂前不需評審:

a.各部門與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責(zé)任書。

b.勞動用工合同

c.與政府相關(guān)部門簽訂的格式化合同

d.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同。此類合同按相關(guān)租售業(yè)務(wù)管理規(guī)定訂立。

5.1.3 a類合同的訂立

5.1.3.1未成立業(yè)主委員會之前

5.1.3.1.1 《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》和《業(yè)主公約》(臨時)在項目確定物業(yè)管理招投標(biāo)之前,應(yīng)充分與地產(chǎn)公司進行溝通,并收集相關(guān)資料,在確定完全領(lǐng)會開發(fā)商需求后,由公司法務(wù)人員草擬合同(參照國家、天津、集團示范文本)

5.1.3.1.2 在項目招投標(biāo)后,在中標(biāo)通知書發(fā)出后2工作日日內(nèi)公司法務(wù)人員完成《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》擬定。之后2工作日內(nèi)組織召開物業(yè)公司合同評審會,根據(jù)會議討論意見或建議進行修改,報物業(yè)公司內(nèi)部匯簽,一般情況下3工作日內(nèi)完成匯簽工作。

5.1.3.1.3 物業(yè)公司內(nèi)部匯簽后,1工作日內(nèi)上報地產(chǎn)公司,一周內(nèi)完成地產(chǎn)公司內(nèi)部匯簽。如有修改意見,于2工作日內(nèi)完成修改。

5.1.3.1.4 在完成物業(yè)公司、地產(chǎn)公司匯簽、修改后,立即上報集團物業(yè)管理部備案。

5.1.3.1.5《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》和《業(yè)主公約》(臨時)整個擬定、審核、簽訂工作需約30個工作日。

5.1.3.2成立業(yè)主委員會之后

5.1.3.2.1《物業(yè)管理服務(wù)合同》在業(yè)主會成立后或原服務(wù)合同到期前,由該管理處指定人員,充分與業(yè)主委員會人員進行溝通,在完全領(lǐng)會業(yè)主需求后,擬定合同(參照國家、天津、集團示范文本)。

5.1.3.2.2合同上報審批流程參考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5

5.1.3.3 a類合同擬制、審核、批準權(quán)限

合同名稱擬制更改審核批準

《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》法務(wù)人員法務(wù)人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/財務(wù)管理部經(jīng)理 /分管負責(zé)人/財務(wù)負責(zé)人

地產(chǎn)總辦/銷售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理

地產(chǎn)公司總經(jīng)理

《業(yè)主公約》

(臨時)法務(wù)人員法務(wù)人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/分管負責(zé)人

地產(chǎn)總辦/銷售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理

地產(chǎn)公司總經(jīng)理

《物業(yè)管理服務(wù)合同》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經(jīng)理/辦公室/品質(zhì)管理部/財務(wù)管理部/分管領(lǐng)導(dǎo)/財務(wù)負責(zé)人

地產(chǎn)總辦物業(yè)公司總經(jīng)理

地產(chǎn)分管副總

《業(yè)主公約》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經(jīng)理/品質(zhì)管理部/辦公室/分管領(lǐng)導(dǎo)物業(yè)公司總經(jīng)理

5.1.4b類合同的訂立

5.1.4.1簽訂b類合同前,須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風(fēng)險控制及合同條款等進行評估,進行合同評審時,由經(jīng)辦人所在部門、管理處填寫相應(yīng)的合同(協(xié)議)審批表,后附合同草案,按審批權(quán)限報相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)審核/審批。

5.1.4.2審批權(quán)限如下:

權(quán)限

合同總金額主管經(jīng)理相關(guān)職能部門分管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)負責(zé)人總經(jīng)理

2000元以下申請審批////

2000-10000元申請審核審核審核審批/

10000元以上申請審核審核審核審核審批

備注1.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同不按照此原則審批

2.采購物品合同遵循以上審批原則,但應(yīng)以公司公布的合格供應(yīng)商為采購方,專業(yè)性極強物資(如電子電腦配件等)采購,應(yīng)事先征得相關(guān)職能部門同意

3.資產(chǎn)類采購從于固定資產(chǎn)審批方式。

5.1.4.3審批對應(yīng)明細:

合同類型職能部門審批過程審批期限審批表備注

工程合同品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》包括工程外包、設(shè)備維修保養(yǎng)、工程改造等合同

非標(biāo)準管理合同服務(wù)類品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標(biāo)準管理合同(協(xié)議)審批表》包括清潔合同(外包、清掏、拓荒 等)、綠化養(yǎng)護合同

物品采購類辦公室/品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標(biāo)準管理合同(協(xié)議)審批表》資金、物品采購計劃外耗材采購、電子辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)類采購由辦公室、財務(wù)管理部審核

物業(yè)管理專業(yè)設(shè)備、ci標(biāo)識采購由品質(zhì)

管理部、財務(wù)管理部審核

經(jīng)營銷售合同銷售類合同按地產(chǎn)公司批準價以上出售,由經(jīng)營管理部批準,并抄報分管負責(zé)人、總經(jīng)理。租賃類合同由經(jīng)營管理部審核,報分管負責(zé)人審批,抄送總經(jīng)理。每口審核不超過2個工作日《經(jīng)營銷售合同(協(xié)議)審批表》

5.1.4.3審批過程傳遞要求:

5.1.4.3.1管理處/部門經(jīng)理在權(quán)限內(nèi)決定操作的事項,要按業(yè)務(wù)類別抄送職能專業(yè)部門、財務(wù)管理部和承辦部門的分管負責(zé)人。

5.1.4.3.2需財務(wù)負責(zé)人審批的事項,應(yīng)從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員、財務(wù)管理部及總經(jīng)理。

5.1.4.3.3需總經(jīng)理審批的事項,應(yīng)從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員及財務(wù)管理部。同時抄送總經(jīng)理秘書。

5.1.4.3.4對于緊急事件的處理:可采用先行告知、獲準后實施,后期按流程補報的方式。

5.1.4.3.5財務(wù)管理部對全程進行監(jiān)控,對于超出月度計劃范圍的事項要及時提出反饋意見。

5.1.4.3.6對未按上述流程操作或未經(jīng)審批先執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。

5.1.4.4審批過程時間要求:

5.1.4.4.1正常業(yè)務(wù)的審批:各審批環(huán)節(jié)應(yīng)在收到郵件的2個工作日內(nèi)完成批復(fù)。有疑義的事項直接回復(fù)發(fā)起人,抄送要求按5.1.4.3內(nèi)容執(zhí)行。

5.1.4.4.2對于以下幾種情況時間另行約定:

5.1.4.4.3需要履行招投標(biāo)程序的事項:在10個工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要市場調(diào)研、現(xiàn)場查勘核對及價格比對的事項:應(yīng)在4個工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要報地產(chǎn)審批的事項:應(yīng)在10個工作日內(nèi)完成該流程的審批。

5.1.4.4.4對于未按上述要求執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。

5.2 合同的履行

5.2.1合同訂立后,經(jīng)辦部門負責(zé)對合同的履行進行跟蹤;財務(wù)管理部負責(zé)對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;其他相關(guān)部門給予必要協(xié)助。

5.2.2工程類合同在工程竣工后,必須實施驗收,申請部門填寫《工程驗收表》,工程完工后由施工單位向管理處報驗收申請,管理處先組織相關(guān)人員進行自驗,而后上報品質(zhì)管理部,品質(zhì)管理部在接到申請3工作日內(nèi),與施工單位、管理處完成驗收工作,驗收合格后方可報財務(wù)管理部付款。

5.2.3根據(jù)合同需要分批付款的如清潔、綠化、電梯維保等,由經(jīng)辦人所在部門、管理處填寫《供方服務(wù)付款評估表》,按流程審批后,報財務(wù)管理部付款。

5.2.4當(dāng)合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向管理處/部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門。

5.2.5當(dāng)合同須變更、中止、續(xù)簽時,責(zé)任部門應(yīng)參照合同訂立程序報審,另行簽訂合同或補充合同,或按審批意見執(zhí)行。

5.3 合同的管理

5.3.1各管理處應(yīng)指定專人負責(zé)合同及合同相關(guān)資料的保管,并登記在《合同登記表》上;公司合同由辦公室負責(zé)保管。

5.3.2保密合同的合同經(jīng)辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員須對合同的保密負責(zé);保密合同的查閱、復(fù)印須經(jīng)保管部門第一負責(zé)人批準,并予以記錄。相關(guān)部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)辦公室主任同意后,可保存合同復(fù)印件;財務(wù)管理部保存非格式化經(jīng)營類合同的復(fù)印件。

6.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》

tjzzwy7.2.2-z01-f2《非標(biāo)準管理合同(協(xié)議)審批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f3《經(jīng)營銷售合同(協(xié)議)審批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程驗收表》

tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款評估表》

合同協(xié)議管理制度

合同協(xié)議管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分,旨在確保所有商業(yè)交易的合法性、公平性和有效性。它涵蓋了從合同的起草、審批、執(zhí)行到終止的全過程,包括但不限于以下方面:1.合同起
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