有哪些
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
一、組織架構(gòu)與職責
1. 總經(jīng)理辦公室：負責公司的日常運營，協(xié)調(diào)各部門工作，制定并執(zhí)行公司策略。
2. 財務部：管理財務預算，進行成本控制，確保財務合規(guī)。
3. 人力資源部：負責員工招聘、培訓、績效考核及福利管理。
4. 運營部：管理物業(yè)維護、客戶服務及設施管理。
5. 安全部門：確保物業(yè)區(qū)域的安全，處理應急事件。
6. 市場營銷部：負責品牌推廣，開發(fā)新業(yè)務，維護客戶關系。
二、業(yè)務流程與規(guī)范
1. 物業(yè)維護：定期檢查，及時維修，確保設施設備正常運行。
2. 客戶服務：設立24小時服務熱線，快速響應業(yè)主需求，提供專業(yè)建議。
3. 費用收?。褐贫ㄍ该鞯氖召M政策，定期發(fā)送賬單，確保及時收款。
4. 合同管理：簽訂并執(zhí)行物業(yè)服務合同，處理違約問題。
5. 危機處理：制定應急預案，培訓員工應對突發(fā)事件，確保業(yè)主安全。
三、品質(zhì)管理與提升
1. 標準化作業(yè)：制定并執(zhí)行標準化作業(yè)流程，保證服務質(zhì)量。
2. 客戶滿意度調(diào)查：定期進行滿意度調(diào)查，收集反饋，改進服務。
3. 員工培訓：定期舉辦專業(yè)技能培訓，提升員工能力。
4. 環(huán)境保護：遵守環(huán)保法規(guī)，實施綠色物業(yè)管理，提升小區(qū)環(huán)境質(zhì)量。
四、法規(guī)遵守與風險管理
1. 法規(guī)合規(guī)：遵守物業(yè)管理相關法律法規(guī)，確保業(yè)務合法性。
2. 風險評估：定期進行風險評估，制定預防措施，降低運營風險。
3. 信息安全：保護業(yè)主個人信息，防止信息泄露，確保數(shù)據(jù)安全。
4. 應急響應：建立應急響應機制，有效應對各類突發(fā)事件。
五、溝通與合作
1. 業(yè)主溝通：定期舉辦業(yè)主大會，聽取業(yè)主意見，增強業(yè)主參與感。
2. 社區(qū)活動：組織社區(qū)活動，促進鄰里和諧，提升社區(qū)凝聚力。
3. 供應商管理：建立合格供應商名錄，確保物料和服務質(zhì)量。
4. 行業(yè)交流：參加行業(yè)協(xié)會，了解行業(yè)動態(tài)，共享最佳實踐。
模板
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
六、內(nèi)部管理與激勵
1. 績效考核：設定明確的績效指標，定期進行員工考核，激勵優(yōu)秀表現(xiàn)。
2. 溝通機制：建立開放的溝通渠道，鼓勵員工提出建議，提升團隊協(xié)作。
3. 員工福利：提供競爭力的薪酬待遇，完善福利制度，增強員工歸屬感。
4. 職業(yè)發(fā)展：制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供晉升機會，鼓勵員工持續(xù)成長。
七、持續(xù)改進與創(chuàng)新
1. 技術(shù)應用：引入智能化管理系統(tǒng)，提高工作效率，提升服務質(zhì)量。
2. 制度優(yōu)化：定期審查并更新規(guī)章制度，適應市場變化，提高管理效能。
3. 服務創(chuàng)新：探索新的服務模式，滿足業(yè)主多元化需求。
4. 成本控制：通過流程優(yōu)化和采購策略，降低成本，提高盈利水平。
標準
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
物業(yè)管理公司需構(gòu)建完善的管理體系，明確各崗位職責，嚴格執(zhí)行業(yè)務流程，注重品質(zhì)提升，遵守法規(guī)，妥善處理風險，加強內(nèi)外溝通，并不斷進行內(nèi)部管理和創(chuàng)新，以實現(xiàn)高效、專業(yè)、滿意的物業(yè)管理服務。
物業(yè)管理公司管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3. 0職責3.1總經(jīng)理負責所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。
3. 3行政部主管負責公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。
3. 4行政部文員負責公司文件收發(fā)及歸檔。
3. 5管理處經(jīng)理負責管理處文件審批。
3. 6行政部負責文件的打印及文號的管理工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復;
函;
會議紀要;
計劃;
總結(jié)。
b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
--下行文:批復、決定、通知、通告、通報;
--平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題:a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
b)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。
簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內(nèi)容。
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號:____發(fā)[__________]____號文件序號發(fā)文日期,前兩位 份公司代號如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2022年4月30日所發(fā)的公司第__個文件;
物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2022年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標題下一行的偏右位置。
d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關。
是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關:a)應放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;
b)主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;
c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.6正文。
是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開頭空兩個字;
c)正文字體與主送機關保持一致。
4.1.7 。
通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:a)如果該文件有 的,應在正文之下、機關落款的左上側(cè),專行空兩格注明 :______字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;
文件無 的,無須注明;
b)要寫明 的全稱;
c) 字體與正文相同。
4.1.8落款。
指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:a)落款一般放在正文(或 標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:a)一般應寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件應寫會議通過的日期;
c)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。
是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效的標志,一般情況下文件都應加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):a)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
b)印章應蓋在落款和 日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。
指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:a)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內(nèi)容的機關。
對上級機關的抄送叫抄報。
先寫抄報機關,再寫抄送機關;
d)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應;
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理。
包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議。
a)經(jīng)理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構(gòu)思:--深人領會意圖,掌握其精神實質(zhì);
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負責打印,擬稿人進行校對)。
a)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意:--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當;
--文件的密級和緊急程度是否恰當;
--文字表達是否通順、清晰、嚴密,符合標準的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準的意印:--總經(jīng)理未簽準的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。
發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。
一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1 收拆。
指文書的收進和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應注意:--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 登記。
a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進行登記:--各種無機密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告之性的廣告;
--事務性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務部相關人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關、發(fā)文標題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應注意:--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;
此編號應與《收文登記簿》上的總流水號相同;
--需要辦復的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3 擬辦與批辦。
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領導或業(yè)務部門主管審核裁決:--擬辦工作一般由行政部門主管;
如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強,也可以直接由相關部門主管擬辦;
--擬辦時要仔細閱讀來文,同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業(yè)務分工和工作情況;
--擬辦意見要準確恰當,明確具體,切實可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;
屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;
--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當?shù)牡胤?應加以補充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應當寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達貫徹的,應寫出由誰傳達和傳達范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應有所裁決;
--批辦意見應寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。
4.3.4 承辦和傳閱。
a)承辦是有關部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。
包括辦文與辦事兩種情況。
辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;
辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應準備好有關文件和辦理意見,主動與有關部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關領導審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:--安排傳閱應先主后次,對主要領導、主管應優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當,不能隨意擴大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應直接與行政部或公共事務部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
4.3.5 催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6 歸檔:文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務部文員將文件報檔案室按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄6.0相關支持文件
6.1《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第2篇 物業(yè)管理公司銀行存款管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范銀行存款管理,確保存、取款的合理及安全。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司銀行存款的管理。
3.0職責
3.1財務部出納負責銀行存款的存、取、結(jié)算及余額的核對工作。
3.2財務部會計負責銀行存款的核算工作。
3.3財務部主管負責銀行存款管理的監(jiān)督。
4.0程序要點
4.1銀行存款的基本原則。
4.1.1公司原則上只能在一家銀行的一個營業(yè)機構(gòu)開立一個基本存款賬戶,不能在多家銀行及一家銀行的幾個分支機構(gòu)開立基本存款賬戶。
4.1.2出納應按照銀行規(guī)定保留庫存現(xiàn)金,超過規(guī)定庫存限額的現(xiàn)金應及時送存銀行。
4.1.3公司財務部原則上禁止出租、出借銀行賬戶。
4.1.4出納應正確、及時登記銀行存款日記賬,做好與銀行的對賬工作。
4.2銀行存款的結(jié)算。
4.2.1支票結(jié)算:
a)公司如需使用支票結(jié)算往來業(yè)務時,由經(jīng)辦人填寫費用報銷單或《借款單》。借款單內(nèi)容包括:借款人、票據(jù)名稱、開戶行、借款用途、金額等;
b)《借款單》或費用報銷單經(jīng)部門主管同意,報總經(jīng)理批準或/總經(jīng)理授權(quán)人及審批額度內(nèi)批準生效。
c)財務部主管在接到《借款單》或費用報銷單后應認真審核,如有疑異應即時查明予以處理;如無疑異應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期;
d)借支人憑審批手續(xù)完整的《借款單》或費用報銷單到出納處領取支票;出納在填寫支票時應使用碳素墨水;
e)出納在填寫支票時應詳細填明收款單位或個人、用途、金額等,并加蓋留存銀行的印鑒章。
f)出納在交付支票時,應登記《支票使用明細表》。讓收票人在支票存根聯(lián)、《支票使用明細表》上簽字,同時在《借款單》的票據(jù)號碼欄內(nèi)填寫支票號碼;
g)出納收到外單位簽發(fā)的支票時,應在支票的結(jié)算期限內(nèi)(10天,遇節(jié)假日順延)到公司開戶銀行辦理結(jié)算手續(xù);
h)公司原則上禁止簽發(fā)空頭支票和遠期支票,如因特殊原因必須簽發(fā)沒有金額的空頭支票時,應列明支票的限額;
i)公司委托銀行代發(fā)工資時,應將當月應發(fā)的工資資料備盤后,連同一張?zhí)钪仆暾闹苯婚_戶行即可;
j)出納或經(jīng)辦人應妥善保管支票,如有遺失應及時掛失;如給公司造成經(jīng)濟損失的按《發(fā)票、支票、印鑒專用章管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定處理。
4.2.2銀行本票的結(jié)算:
a)業(yè)務經(jīng)辦人如需使用銀行本票結(jié)算業(yè)務往來時,應按規(guī)定填寫費用報銷單或《借款單》報總經(jīng)理批準;
b)財務部主管在審核支付項目時應根據(jù)需要選擇使用定額或不定額本票。定額票據(jù)為500元、1000元、5000元、10000元,不定額本票的金額起點為1000元;
c)出納根據(jù)審批手續(xù)完整的《借款單》,先將款項存銀行,由銀行按要求的本票種類簽發(fā);
d)財務部收到外單位開戶行簽發(fā)的本票時,應在規(guī)定的期限內(nèi)(30天,遇節(jié)假日順延)到公司開戶行辦理兌換手續(xù);
e)出納及經(jīng)辦人應妥善保管銀行本票,如有遺失,公司將責令責任人按全額賠償,并將按《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》和《發(fā)票、支票、印鑒章管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定處理。
4.2.3匯票的結(jié)算。
a)業(yè)務經(jīng)辦人在使用匯票進行業(yè)務結(jié)算時,應先按支票借支、審核、審批程序辦理匯票借支手續(xù)。
b)在接到總經(jīng)理批準后的《借款單》后,由出納在一個工作日內(nèi)到銀行辦理銀行匯票。
c)出納在辦理銀行匯票時,應先向銀行填寫銀行匯票委托書,委托書內(nèi)容包括:兌付地點、收款單位、或收款人姓名;如需要在兌換地點支付現(xiàn)金的,應先在匯款金額欄內(nèi)填寫現(xiàn)金字樣,然后再填寫匯票金額。
d)銀行匯票委托書在經(jīng)財務部主管加蓋印鑒章后交銀行辦理簽發(fā)手續(xù)。
e)財務部接到外單位支付的銀行匯票時,出納應在規(guī)定的期限(30天,遇節(jié)假日順延)內(nèi)到開戶行辦理結(jié)算手續(xù)。
4.2.4委托收款。
a)向住戶收取的管理服務費以及代收代繳的水、電、煤氣、電話費等通過銀行辦理委托收款時,應先填寫《委托收款明細表》,加蓋印鑒章后送交開戶行。
b)銀行受理后即可按規(guī)定日期向已在銀行開戶的住戶辦理收款手續(xù)。
c)出納在銀行每次托收后的3日內(nèi)到銀行讀取、抄錄托收明細,并據(jù)此與保存的《委托收款明細表》進行核對。
d)會計審核后,如有不符應予以查清更正;如無不符應在審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。
e)出納將核對無誤的《委托收款明細表》交收費員開具收款憑據(jù)。
f)如外單位向本公司辦理銀行委托收款,出納應在收到銀行通知后及時交財務部主管審核;經(jīng)審核同意付款的,報總經(jīng)理審批后由出納到銀行辦理付款手續(xù);如經(jīng)審核不同意付款的,應在3日內(nèi)向銀行提交書面拒付理由。
4.3銀行存款的清查。
4.3.1出納應于每月31日將公司銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對,以便檢查賬目是否有遺漏。
4.3.2銀行日記賬與對賬單如果不符,應查明原因并及時調(diào)整。一般情況下,不符的原因有兩個。
a)記賬錯誤。出納應認真檢查銀行日記賬有無錯記現(xiàn)象。
b)未達賬項:
--公司已記增加,銀行未記增加的款項;
--公司已記減少,銀行未記減少的款項;
--銀行已記增加,公司未記增加的款項;
--銀行已記減少,公司未記減少的款項。
4.3.3出納在逐筆核對銀行對賬單后,應根據(jù)具體情況編制《銀行余額調(diào)節(jié)表》。
4.3.4如果調(diào)節(jié)后的存款余額相同,說明雙方賬目無錯誤;如果余額有誤,則說明賬目發(fā)生錯誤,出納應及時匯報財務部經(jīng)理查明原因予以更正。
4.4銀行存款資料的保管。
4.4.1會計應根據(jù)有關規(guī)定將銀行存款資料匯總編制憑證、登記賬簿進行相關的賬務處理。
4.4.2財務部主管對銀行資料進行認真的審核,無誤后將其加密在財務部長期保存。
4.5本規(guī)程的執(zhí)行情況作為財務部會計和出納的績效考評依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《借款單》
5.2《委托收款明細表》
5.3《支票使
用明細表》
6.0相關支持文件
6.1《工資發(fā)放標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《服務收費標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.4《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 物業(yè)管理公司電動車管理規(guī)程
1 工作目標
確保電動車輛性能完好,提高車輛的使用壽命,滿足公司使用要求。
2 工作職責
負責電動車輛的行駛、保養(yǎng)、維修。
3 工作指引
3.1車輛行駛前,檢查制動系統(tǒng),轉(zhuǎn)向系統(tǒng)是否安全可靠,方向選擇器和加速器踏板是否正常;輪胎氣壓是否適當;輪胎螺絲是否松動;檢查電量顯示器的指示紅燈是否合符要求。
3.2正確使用方向行駛選擇開關,在行駛中,不能同時踩下加速器踏板和制動踏板。下坡時應用行車制動踏板控制車速,決不允許轉(zhuǎn)挽方向選擇開關所處檔位。
3.3停車時,要鎖住剎車制踏板。方向行駛選擇開關要在空檔位置。應把鑰匙轉(zhuǎn)到off位置, 并取下鑰匙。
3.4清潔車輛時,不能用水直接沖洗所有電器設備。
3.5行車前,確保所有乘客坐穩(wěn)并抓緊扶手。車輛在行駛過程中乘客不得把身體探出車外。
3.6在潮濕、人多,復雜的地形應減速行駛。
3.7車輛在轉(zhuǎn)彎或上下坡時,應減速行駛。
3.8本車輛重心低,離地間隙小,絕對不允許車輛長期在凹凸不平均的路面上行駛,更不允許在公路上行駛。
3.9當車輛行駛過有水的區(qū)域后,可能會影響制動系統(tǒng),因此在駛過水域后,請試踏行車制動踏板,檢查制動系統(tǒng)的制動情況。如制動距離不夠,請連續(xù)多次踩下行車制動踏板,直到恢復制動,方可再繼續(xù)行駛。
3.10嚴禁超載行駛。
3.11嚴禁離開小區(qū)在馬路上行駛。
3.12在充電或維護蓄電池時,關掉所有的電器附件,確保鑰匙開關已處off位置。
3.13蓄電池在使用過程中應保持外部清潔,所有連接的地方應保持良好接觸。
3.14每天使用后,需要重新給蓄電池充電,清理電池及接線柱上的污垢,檢查電解液的高度。
3.15每天檢查所有的導線是否破損如有破損請更換導線。檢查所有接點是否牢固。如有松動或虛連,請擰緊或焊接。
3.16每日檢查車輛上所有的零部件是否牢固,如需要應擰緊或焊接牢固。
3.17在行駛過程中,如有異常響聲,請立即停車檢查,并請有關維修人員維修后,方準行駛。
3.18不準駕駛過程中,要中速行駛,做到寧停三分,不搶一秒,嚴禁疲勞駕駛電動車。
4.質(zhì)量記錄
4.1
5 參閱文件資料
5.1
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編號。
4.1.1公司編號為:cshy
4.1.2部門編號:
a)行政部編號為:_z
b)人力資源部編號為:rl
b)財務部編號為:cw;
c)管理部編號為:gl;
d)工程維修部編號為:gc;
e)市場拓展部編號為:sc
f)品質(zhì)督察部編號為:pz;
4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領用登記表》;
--《業(yè)主證領用登記表》;
--《業(yè)主入住驗房表》;
--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關證件復印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書);
--其他應保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);
--施工設計資料(地質(zhì)報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
--其他應保存的工程資料。
c)設備檔案,包括:
--設備臺賬;
--設備出廠合格證;
--設備使用說明書(要求中文);
--設備安裝、調(diào)試報告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設備運行記錄;
--設備維修、保養(yǎng)記錄;
--設備更新改造記錄;
--設備管理制度;
d)物業(yè)管理運作檔案,包括:
--公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);
--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關運作記錄)。
e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。
h)財務檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:cshy-cw-報表;
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級。
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制。
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財務類的檔案也應由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關支持文件
6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業(yè)管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業(yè)管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: _m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構(gòu)--問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經(jīng)營類
計劃總結(jié)類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務類的檔案也應由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機密檔案由綜合部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復制登記表
序
號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務
借檔文件名
借檔理由
是否復制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標題頁
數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第6篇 物業(yè)管理公司物品驗證標準作業(yè)規(guī)程-2
物業(yè)管理公司物品驗證標準作業(yè)規(guī)程(二)
1.0目的
規(guī)范采購物品的驗證工作,確保入倉物品符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司物品驗證工作。
3.0職責
3.1采購員負責物品的采購。
3.2倉庫管理員負責所購物品的驗證。
3.3公司財務部主管負責物品驗證的監(jiān)督工作。
4.0程序要點
4.1物品驗證的要求。
4.1.1每次采購物品單位數(shù)量少于10個的,要求100%抽樣驗證。
4.1.2每次采購物品單位數(shù)量多于10個的,要求抽樣10%~50%驗證。
4.1.3采購物品必須具備合格證,特別是對批量(或成箱、成件)購買的物品必須要驗證物品的合格證,物品的合格證由倉庫管理員保存。
4.1.4對目測無法驗證的物品,必須使用相關工具協(xié)助驗證。
4.1.5對驗證物品的規(guī)格、數(shù)量等必須與《采購計劃表》上的內(nèi)容相符。
4.1.6倉管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后保存、備查。
4.2物品驗證的分類。
4.2.1應送計量所檢定的物品。
a)儀器儀表類:
--萬用表;
--鉗形表;
--搖表;
--其他應送計量所檢定的物品。
b)應抽樣驗收合格證的物品:
--水暖類:水表;
--電器類:電表:
--清潔類:清潔劑、去污粉、潔廁靈等;
--綠化類:肥料、藥品、種子等;
--機械設備類:綠籬機、吸塵機等;
--儀器儀表類:水平儀、壓力表等;
--機械零件類:空調(diào)、水泵、電梯、發(fā)電機等設備的備用配件;
--其他應驗證合格證的物品。
c)應抽樣驗證外觀完好度、接觸部位靈活度和壁厚均勻度驗證的物品:
--水暖類:水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、接連管等;
--電器類:開關、導線、接觸器、燈管、燈泡、保險絲等;
--易耗工具類:玻璃刮、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、小鋤頭等;
--其他應驗證外觀完好度、接觸部位靈活度和壁厚均勻度的物品。
d)倉管員應抽樣試用或通電驗收的物品:
--油料類:油漆、涂料等;
--機械設備類:吸塵器、疏通器、剪草機、水泵、電鉆、電焊機等。
4.2.2凡不屬于上述驗證范圍的,應對其是否符合采購計劃要求的規(guī)格、型號、數(shù)量等進行抽樣或全部核對。
4.3物品驗證的方法。
4.3.1物品包裝的驗證方法。
a)倉管員應目視物品外包裝平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡。
b)注意核對物品包裝上注明的生產(chǎn)日期及有效期:
--已過有效期的,倉庫管理員應拒絕驗收入庫;
--有效期時間不足一個月的物品,由倉管員組織人員對其試用,以便檢查該物品的有效程度是否合格,并要求采購員對該類物品限量采購。
4.3.2物品質(zhì)量的驗證方法:
a)倉管員應仔細檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形;
b)倉管員在驗證鐵制的物品時,應注意物品有無銹跡;
c)轉(zhuǎn)動物品連接部位,檢查其轉(zhuǎn)動是否靈活,有無大的摩擦聲;
d)仔細檢查物品接口部分,看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象;
e)驗證物品質(zhì)地是否符合購買要求;.
f)物品顏色是否符合要求;
g)驗證物品規(guī)格、尺寸是否符合要求;
h)對物品的受力部分應用手或其他方法做加力實驗,看其是否達到規(guī)定的受力標準;
i)檢查物品附屬件是否齊全。
4.3.3物品性能的驗證方法:
a)倉管員應對物品的機械部分反復試動,檢查其靈活性、準確性;
b)驗收機械設備類必須進行試用驗證的方法,以便檢查其性能情況;
c)驗收具有彈性的物品時,應對物品反復伸縮或彎曲,一般情況下,合格品應回復或基本回復原狀;
d)倉管員在驗證電器物品時,應使用萬用表測試。測試的電壓和電阻的指數(shù)首先應達到物品合格證明的標準,其次還必須達到國家有關指數(shù)的正常標準;
e)國家規(guī)定的其他驗證方法。
4.4物品驗收程序。
4.4.1新采購物品的驗證程序。
a)采購員應將采購回來的物品及時送交倉庫管理員處驗收。
b)倉庫管理員按照物品驗證要求、物品驗證分類及物品驗證方法中的相關規(guī)定,對物品進行驗證;
--驗證合格的物品,由倉管員填寫《物品驗證記錄表》、《入庫單》后,將物品按照《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行存放;
--驗證不合格的物品:發(fā)現(xiàn)表面有瑕疵但不影響使用的,應填寫《不合格品處理表》后放置在待處理區(qū)域內(nèi),等待處理;性能有問題,不能使用或影響使用效果的,應拒絕入倉;倉管員對暫時無法檢驗的物品,應收入倉庫待檢物品存放區(qū)等待相關部門或人員檢驗。
4.4.2退回倉庫的物品驗證程序。
a)使用人將未使用完需退回倉庫的物品送交倉庫驗收。
b)倉管員應先核對:
--該物品的規(guī)格型號;
--該物品的性能情況;
--該物品的可利用價值;
--該物品的其他特性。
c)倉管員再根據(jù)物品驗證的要求、物品驗證的分類和物品驗證的方法中的相關規(guī)定進行驗證:
--經(jīng)驗證合格的,由倉管員填寫《物品驗證記錄表》、《入庫單》后,按照《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行人倉存放;
--經(jīng)驗證不合格的,由倉管員填寫《不合格品處理表》后,存放在不合格品區(qū)等待處理。
4.5物品驗證資料的保管。
4.5.1倉管員應作好每次物品驗證結(jié)果的記錄。
4.5.2物品驗證相關資料由倉管員按月歸檔保存,保存期限為一年。
4.5.3工具設備的驗證資料由倉管員按月
歸檔作長期保存。
4.6物品驗證的情況,作為倉管員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《物品驗證記錄表》。
5.2《不合格品處理表》。
6.0相關支持性文件
6.1《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第7篇 物業(yè)管理公司品質(zhì)管理檢驗工作規(guī)程
物業(yè)管理公司品質(zhì)管理及檢驗規(guī)程
1.0目的:
完善公司內(nèi)部品質(zhì)管理,建立、實施有效的品質(zhì)管理監(jiān)督檢驗規(guī)程。
2.0適用范圍:本公司品質(zhì)管理工作。
3.0考核規(guī)則:
3.1各部門自我檢查,自我監(jiān)督,分級管理、逐級考核的原則:
3.2綜合事務部設品質(zhì)管理員,經(jīng)管理者代表授權(quán)對各崗位員工進行督導,其檢查結(jié)果經(jīng)綜合事務部部長處理,并逐級反饋。
3.3各部門負責人對本部門職員進行督查。
3.4品質(zhì)管理員對各部門進行督導,負責員工臺帳的建立、記錄、統(tǒng)計,并將結(jié)果予以公布。
3.5權(quán)責對等,責任連帶的原則:各崗位員工對自己崗位的工作負責,部長對員工的違紀過失負連帶責任。
4.0考核頻次:
4.1各部門按管理體系文件的要求,接受品質(zhì)管理員的監(jiān)督檢查,根據(jù)本部門體系文件及《員工考核評分細則》對其下屬員工進行監(jiān)督與考核;根據(jù)《分包合同》及相關檢驗標準,對分包方進行日常監(jiān)督與考核。
4.2綜合事務部負責對各部門進行日常隨時檢查。
4.3綜合事務部每月綜合檢查不少于1次。
5.0權(quán)重:
5.1在整個督查過程中對各級職員的檢查扣分均以《員工考核評分細則》中的扣分標準為標準。
5.2逐級扣分權(quán)重:
各部門負責人在檢查中發(fā)現(xiàn)員工同一過失(指《員工考核評分細則》中同一條款),在標準分的基礎上按1:1.5的遞增比例進行扣分。
5.3累積扣分權(quán)重:
5.3.1員工在當月檢查中,相同的過失不得超過3次,全年累積相同過失不得超過6次,否則超過的次數(shù)按標準分的3倍扣分。
6.0違規(guī)臺帳
6.1品質(zhì)管理員根據(jù)整改通知單,負責每月《員工臺帳》的建立及管理。
6.2整改通知單一式二聯(lián),一聯(lián)交責任人,一聯(lián)交綜合事務部存檔。
6.3已設品質(zhì)管理員的管理處每月5日前將上月所有違規(guī)情況填入《員工臺帳》提交公司綜合事務部。
7.0本規(guī)程考核標準依據(jù)《員工考核評分細則》。
8.0支持性工具
《員工考核評分細則》
《整改通知單》
《員工臺帳》
編制: 審核: 批準: 日期:
第8篇 物業(yè)管理公司行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程
1、目的
規(guī)范行政獎罰的標準及獎罰程序,確保公司行政獎罰有法可依,適度合理。
2、適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理(含)以下人員的行政獎罰處理。
3、職責
(1)總經(jīng)理負責公司機關員工和管理處員工記大過與記大功以上行政獎罰決定的審批。
(2)人事部負責公司行政獎罰工作的組織實施與決定復核。
(3)各部門負責人負責本部門行政獎罰工作的提出。
4、程序要點
(1)獎罰原則
有功必獎,有過必罰;依法管理,執(zhí)法必嚴;獎罰面前,人人平等。
(2)獎罰形式
a)獎勵:嘉獎、記小功、記大功、晉升工資、晉職。
b)處罰:警告、記小過、記大過、降級(薪)、解聘(勸退、解雇、自動離職)
(3)獎罰標準
a)嘉獎1次獎1天崗位工資,警告1次扣1天崗位工資。
b)記小功1次獎3天崗位工資,記小過1次扣3天崗位工資。
c)記大功1次獎當月崗位工資,記大過1次扣當月崗位工資。
d)一年累計嘉獎3次者,加記小功1次;一年累計記小功3次者,加記大功一次。
e)一年累計警告3次者,加記小過1次,一年累計記小過3次者,加記大過一次。
f)一年累計記大功兩次,晉升一級工資,一年累計記大過兩次給予解聘。
(4)獎罰條件
a)符合下列條件之一者,可建議給予嘉獎、記小功、記大功的獎勵:
對提高公司信譽,做出顯著成績者;
發(fā)現(xiàn)事故隱患,及時采取措施防止重大事故發(fā)生者;
為保護公司、員工和顧客生命財產(chǎn)安全,見義勇為者;
提出合理化建議,經(jīng)實施有顯著成績者;
嚴格控制費用,節(jié)約開支有顯著成績者;
拾金不昧,做好人好事事跡突出者;
在抗洪、滅火、防風工作中有突出表現(xiàn)者,
接待業(yè)主及客人、受到一致好評者;
工作中任勞任怨、記小功1次獎3天崗位工資
有效舉報違法、違規(guī)行為者;
其他應給予嘉獎、記小功、記大功的行為。
b)符合下列條件之一者,可建議晉升、調(diào)薪獎勵:
表現(xiàn)優(yōu)異,半年之內(nèi)的月度績效考評分數(shù)有3次列本部門第一者;
工作有突出貢獻者;
有突出才能、為公司急需者;
為同行業(yè)競相爭取者。
c)有下列行為之一者,可建議給予警告處罰:
上班時間處理私人事務者;
拖延執(zhí)行上級指令及時效制規(guī)定,影響工作進度,尚未造成損失者;
儀容不整,影響公司形象者;
在辦公室或公共場所發(fā)泄個人不滿情緒,造成不良影響者;
無故串崗,閑聊、亂丟果皮、雜物者;
未經(jīng)主管領導同意私自調(diào)班、調(diào)休者;
使用褻瀆性或辱罵性語言者;
其他不認真工作、不文明、不道德行為,需給予警告處分者。
d)有下列行為之一者,可建議給予記小過處分:
一年內(nèi)給予警告處分3次者;
違反標準作業(yè)規(guī)程,造成嚴重不良后果,尚未造成公司利益損失者;
捏造請假理由或偽造有薪假期證明,經(jīng)查證屬實者;
公司機關員工工作時間睡覺者;
未經(jīng)許可出借公司財物者;
辱罵同事或管理人員,情節(jié)嚴重者;
向他人誤傳個人或他人薪金數(shù)額者;
拾遺不報,造成不良影響者;
隨身攜帶考勤卡,代他人打卡,授意他人打卡,涂卡、冒簽卡一次者;
曠工一天者;
擅自挪用公款在1000元(含)以下者;
管理處員工對住戶服務時,違反時效制規(guī)定,造成住戶投訴者;
其他有礙生產(chǎn)安全或管理,但未造成經(jīng)濟損失,須給予記小過處分者,
e)有下列行為之一者,可建議給予記大過處分:
一年內(nèi)給予記小過3次者;
造謠惑眾,挑撥是非,有事實證明但尚未造成惡劣影響者;
管理處員工工作時間睡覺者;
違反標準作業(yè)規(guī)程,造成公司利益受損者;
私配辦公室、宿舍及營業(yè)區(qū)鑰匙者;
隨身攜帶考勤卡,代他人打卡,授意他人打卡,涂卡、冒簽卡兩次者;
曠工兩天者;
明知有病而有意拒絕接受公司指定體驗、治療或防疫注射者;
故意浪費公司財物者;
擅自挪用公款1000-2000元者;
服務態(tài)度差,遭住戶合理投訴者;
其他損害公司利益的行為,需給予記大過處分者。
f)有下列條件之一者,可建議給予降職、降薪處分:
管理不善者;
多次重復違反公司標準作業(yè)規(guī)程,但未造成嚴重后果者;
一年內(nèi)記大過一次,記小過兩次者;
績效考評連續(xù)兩個月考評分數(shù)均為未位者;
其他須給予降職、降薪的處分者。
g)有下列行為之一者,可建議給予勸退。勸退人員如果在試用期的,公司無須提前即可通知員工辦理正常離職手續(xù)。勸退人員屬公司正式員工(含聘用工),一般情況下需提前一個月通知員工或以一個月工資作補償后即刻辭退員工(勞動合同特殊約定的按《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理):績效考評分數(shù)在60分以下者;
連續(xù)3個月考評分數(shù)均為未位者;
半年度或年度績效考評分數(shù)不合格者;
其他須給予勸退處分者;
h)有下列行為之一者,可建議給予解雇。解雇員工無須提前通知,不給予工資以外的任何經(jīng)濟襝,給公司造成損失的,公司保留追究其有關責任的權(quán)利。
一年內(nèi)給予記大過處分兩次者,
賭博、吸毒、盜竊或參與其他違法活動,被子依法追究刑事責任者。
泄竊公司機密,貪污、挪用公款在2000元以上者;
在公司無理取鬧且先動手打人者;
造謠惑眾,挑撥是非或以強暴手段唆使他人怠工或罷工,情節(jié)嚴重者;
利用職務之便,收取他人賄賂為自己牟取私利者;
擅用公司名義在外招搖撞騙有損公司利益、聲譽者;
利用社會不良分子解決公司內(nèi)部問題者;
故意損壞公司設備、工具、原材料及重要文件者;
遇非常事變,借故逃避義務,致使公司財物蒙受損失者;
對公司員工及其家屬實施威脅、暴行者;
長期遲到、早退者;
疏于職守,給公司造成較大損失者;
向公司提供虛假證明或資料者;
服務態(tài)度惡劣,損害住戶或客戶利益,影響公司聲譽者;
竊取公司機密、技術(shù)資料或財物者;
其他嚴重違反公司規(guī)定,須給予解雇者。
(5)獎罰程序
a)部門負責人向人事部提出,人事部給予《獎罰單》。
b)審核。部門依據(jù)獎罰條件或(及)《績效考評管理標準作業(yè)規(guī)程》進行以下審核,并將審核意見記錄在“部門意見”欄,并簽名確認:
建議內(nèi)容是否真實、清楚、完整。
獎罰標準是否恰當。
c)人事總得和核。人事部經(jīng)理依照用人部門上述程序進行復核,并將復核結(jié)果記錄在“人事部意見”欄,并簽名確認:
部門意見真實、獎罰恰當?shù)陌凑Ｊ掷m(xù)辦理;
經(jīng)審核,用人部門意見不真實或獎罰標準欠恰當?shù)?人事部須將調(diào)查情況附于《獎罰單》后一章報總經(jīng)理審批。
d)審批。管理處經(jīng)理負責管理處員工記大過與記大功以下決定的審批。總經(jīng)理負責其他決定的審批。
用人部門和人事部意見統(tǒng)一時,總經(jīng)理(管理處經(jīng)理)在一日內(nèi)給予審批意見。由人事部按正常手續(xù)辦理;
用人部門和人事部門意見不統(tǒng)一時,總經(jīng)理(管理處經(jīng)理)在兩日內(nèi)給予審批意見。
e)資料處理:
涉及調(diào)薪的資料處理:
――人事部將審批后的《獎罰單》復印一份,復印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――原件創(chuàng)刊在〈轉(zhuǎn)正、晉升、降職、調(diào)薪表〉后,按〈轉(zhuǎn)正/晉升/降職/調(diào)薪標準作業(yè)規(guī)程〉處理。
勸退、解雇、自動離職人員資料的處理:
――人事部將審批后的《獎罰單》復印一份,復印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――原件附在〈員工離職表〉后按〈員工離職、內(nèi)部調(diào)職標準作業(yè)規(guī)程〉辦理。
嘉獎、記小功、記大功、警告、記小過、記大過人員資料的處理:
――人事部將審批后的〈獎罰單〉復印兩份,原件存入員工本人人事檔案并記錄;
――一份復印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――一份復印件于次月初報財務部核發(fā)獎罰工資。
f)員工對獎罰有異議的按《員工投訴與行政復議標準作業(yè)規(guī)程》處理。
h)記錄
人事部文員將員工獎罰情況記錄在《員工花名冊》及員工人事檔案的《員工記錄表》內(nèi);
人事部文員交員工獎罰情況記錄在人事月報的《當月獎罰統(tǒng)計表》內(nèi),并于次月初與《獎罰單》一齊報財務部核發(fā)獎罰工資。
(6)本規(guī)程作為員工轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪、勸退、解雇等人事處理工作的依據(jù)之一。
5、記錄
6、相關支持文件
(1)《轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪標準作業(yè)規(guī)程》
(2)《員工離職、調(diào)職標準作業(yè)規(guī)程》
(3)《員工投訴行政復議標準作業(yè)規(guī)程》
第9篇 物業(yè)管理公司倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程-5
物業(yè)管理公司倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范倉庫管理工作,確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司下屬各倉庫的管理工作。
3.0職責
3.1采購員負責物品的采購工作。
3.2倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。
3.3會計負責物品的核算。
3.4財務部主管負責倉庫管理工作的監(jiān)督。
4.0程序要點
4.1庫存物品的限額標準。
4.1.1日常消耗物料的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的2倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.2常備的零件物品的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的3倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.3庫存物品的總額,應控制在收入加其他各項經(jīng)營收入的總和的10%以內(nèi)。
4.2物品采購的申請。
4.2.1倉庫管理員原則上應在每月25日前根據(jù)倉庫實際庫存量,編制下月物品《采購計劃表》。
4.2.3倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門主管填制《申購單》。
4.2.4倉庫管理員應在每月28日前將《采購計劃表》交財務部主管審核。
4.2.5財務部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核:
a)倉庫實際庫存量;
b)當月實際消耗量;
c)庫存物品的限額標準;
d)下月預計消耗量;
e)下月資金預算。
4.2.6財務部主管審核后的處理:
a)采購計劃不合理的,應及時予以調(diào)整;
b)采購計劃合理的,財務部主管應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。
4.2.7采購計劃在每月30日前報總經(jīng)理審批。
4.2.8總經(jīng)理審批同意后,交采購員按照《采購管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行采購。
4.3物品的入倉程序。
4.3.1物品的入倉程序。
a)采購員原則上應在物品采購回來的當日,將物品送交倉庫驗收,特殊情況不能在當日入倉的,應報財務部主管批準后另行處理;
b)如采購員通知物品供應商送貨上門,采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨;
c)倉庫管理員應對符合購買計劃的物品按照《物品驗收標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行驗收;
d)經(jīng)驗收合格的物品,倉庫管理員應開具《入庫單》,并將物品分類存放;
e)倉庫管理員應根據(jù)當天的物品《入庫單》,及時登記物品明細賬;
f)采購人員將《入庫單》、購貨發(fā)票一起拿到財務部,按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定辦理報銷手續(xù)。
4.3.2退回物品的入倉程序。
a)相關人員將未使用完的物品送到倉庫。
b)倉庫管理員應根據(jù)核查結(jié)果,按照《物品驗收標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行驗收:
--合格品,填寫《入庫單》,在備注欄內(nèi)填寫退回物品入庫字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);
--不合格品,填寫《不合格品處理表》(詳見《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》)后存放在不合格品區(qū)等待處理;
4.3.3設備工具的入倉程序。
a)新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行。
b)退還的設備工具入倉程序:
--工具送還倉庫前必須把工具清理干凈;
--倉庫管理員根據(jù)使用人的《工具領用卡》上的項目,逐項清點退還工具;
--倉庫管理員應按照《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定對退回的設備工具進行驗收;合格品,填寫《入庫單》,在備注欄內(nèi)填寫退回物品入庫字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);不合格品,填寫《不合格品處理表》(詳見《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》)后存放在不合格品區(qū)等待處理;
--倉庫管理員應在《工具領用卡》上登記退還記錄,并由使用人簽名確認。
--倉庫管理員應根據(jù)當天的物品《入庫單》,及時登記物品明細賬;
4.4倉庫物品的存放管理。
4.4.1物品存放倉庫的自然條件:
a)有通風設備;
b)光線充足;
c)面積寬敞。
4.4.2倉庫物品的存放分類:
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品;
b)吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易損物品;
e)食品類。
4.4.3物品存放倉庫的區(qū)域劃分:
a)合格物品存放區(qū);
b)不合格物品存放區(qū);
c)待檢物品存放區(qū)。
4.4.4倉庫區(qū)域劃分的方法:
a)在貨架上標識并隔離;
b)畫線掛標牌。
4.4.5倉庫物品的存放要求。
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設置倉庫存放,存放時應注意:
--周圍無明火、遠離熱源;
--擺放在地下;
--配備滅火器;
--保持包裝完好;
--庫房結(jié)構(gòu)堅固,門窗封閉牢固;
--庫房門內(nèi)開。
b)吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時:
--用經(jīng)過防水處理的貨架放置;
--放在干燥的地上或貨架上;
--配備防潮通風設施。
c)常用工具、材料和配件等:
--不規(guī)則物品,用盒或袋裝好后擺放;
--規(guī)則的物品整齊地擺放在貨架或地上;
--體積較大、體重較輕的可靠墻立放或掛在墻上。
d)易碎易損的物品:
--體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層,整齊地擺放在地上;
--體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物品;
--放置位置有膠墊。
e)食品:
--放置在經(jīng)過防水處理的貨架上;
--配備通風、防潮設施。
4.5倉庫物品的領用管理。
4.5.1物品領用程序:
a)物品領用人應憑其所在部門簽字確認的《出庫單》到倉庫辦理材料領用手續(xù);
b)倉庫管理員根據(jù)《出庫單》上所列品種,逐一發(fā)放;
c)倉庫管理員根據(jù)《出庫單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細登記;
d)倉庫管理員應于每月末將《出庫單》匯總后交會計核對,進行相關的賬務處理。
4.5.2工具的領用管理。
a)工具使用人應憑其所在部門主管簽名確認的《出庫單》到倉庫領用工具。
b)倉庫管理員應根據(jù)使用人《工具領用卡》的記錄,核對原卡上的領用工具是否有重復現(xiàn)象:
--如經(jīng)核對,已有領用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,倉庫管理員應拒絕發(fā)放;
--如經(jīng)核對沒有該工具的領用記錄,將工具發(fā)放給領用人后,并在《工具領用卡》上登記,由領用人簽名確認。
c)倉庫管理員應在每月末將《出庫單》,匯總后交會計核對進行相關的賬務處理。
4.5.3借用工具的領用程序:
a)凡因工作需要借用工具的人員,應憑其所在工程部主管簽名確認的《工具借領單》,到倉庫辦理工具借用手續(xù);
c)倉庫管理員根據(jù)《工具借領單》,與倉庫建立的《借用工具領用卡》核對無誤后發(fā)放;
d)倉庫管理員對借用的工具應根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。
4.6倉庫物品報廢的管理。
4.6.1報廢的標準:
a)物品到有效期;
b)客觀原因造成物品工具已無使用價值的;
c)按其他有關規(guī)定需報廢。
4.6.2物品報廢的程序。
a)報廢物品經(jīng)辦人憑其所在部門主管、管理處經(jīng)理簽名確認的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續(xù)。
b)倉庫庫存的物品報廢,由倉庫管理員負責填寫《物品報廢單》。
c)倉庫管理員準備好報廢物品的有關原始資料:
--入庫時間;
--物品性能介紹;
--使用時間;
--使用說明;
--其他有關資料。
d)財務部主管、會計,應組織相關人員驗證,并填寫《物品驗證記錄》。
e)倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》報公司總經(jīng)理審批。
g)倉庫管理員根據(jù)審批意見,將報廢物品的相關財務資料交會計進行相關的賬務處理。
4.7倉庫物品的清點。
4.7.1每月25日前,倉庫管理員應對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。
4.7.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《盤點表》。
4.7.3倉庫管理員應將庫存物品明細賬的余額和盤點表上的實物余額進行核對。
a)經(jīng)核對無誤的,倉庫管理員應根據(jù)當月發(fā)生的《入庫單》及《出庫單》,編制《庫存物品進、耗、存表》,同時編制下月《采購計劃表》。
b)如經(jīng)核對有誤:
--實物多于賬面余額的,應報會計進行賬務處理;
--如實物少于賬面余額的,原則上視具體情況依據(jù)公司相關規(guī)程處理。
4.7.4倉庫管理員應在27日前將當月《盤點表》、《物品進、耗、存表》、《采購計劃表》報送公司財務部主管審核。
4.7.5會計應于每月25日一31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對,并在當月31日前將核對結(jié)果報財務部主管。
4.8倉庫物品管理資料的保管。
4.8.1會計應在每月末將倉庫物品的財務原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿,進行賬務處理。
4.8.2倉庫物品管理的財務資料交財務部主管審核無誤后,加密長期保存。
4.9倉庫物品的管理情況,作為財務部相關人員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《入庫單》。
5.2《出庫單》。
5.3《工具借領單》。
5.4《工具領用卡》。
5.5《盤點表》。
5.6《倉庫物品進、耗、存報表》。
5.7《借用工具領用卡》。
5.8《采購計劃表》。
5.9《申購單》。
6.0相關支持性文件
6.1《采購管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《物品驗收標準作業(yè)規(guī)程》。
第10篇 某物業(yè)管理公司考勤管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司考勤管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范工作時間、假期、打卡、簽卡、請(休)假、銷假、加班及考勤統(tǒng)計工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司總經(jīng)理(含)以下員工的考勤管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責工作時間調(diào)整申請的審批。負責各部門經(jīng)理的簽卡、請(休)假、銷假的審批。
3.2也可總經(jīng)理授權(quán)由副總經(jīng)理負責各部門經(jīng)理的簽卡、請(休)假、銷假的審批。
3.3人事負責員工考勤管理的復核與監(jiān)督工作。
3.4各部門主管負責本部門員工的簽卡、請銷假、加班的審批工作。
3.5管理處主任負責本管理處其他員工的簽卡請銷假、加班的審批工作。
4.0程序要點
4.1工作時間。公司實行5天工作制。每天工作8小時,一般情況下,平均每周工作時間不超過40小時。
4.1.1每日工作時間:一般情況下,部門員工上下班時間按以下有關規(guī)定執(zhí)行:
部門
上班時間
備注
公司行政、人事、財務
冬時:8:00―12:00,14:30―17:30
夏時:8:00―12:00,15:00―17:30
管理服務處
冬時:8:00―12:00,14:30―17:30
夏時:8:00―12:00,15:00―17:30
管理服務處
秩序維護員
維修人員
輪班
4.1.2員工工作時間可依據(jù)部門工作需要和季節(jié)變化按以下程序進行調(diào)整:
a)部門根據(jù)工作需要提出工作時間變更申請報人事復核登記后,報總經(jīng)理審批;
b)人事將總經(jīng)理審批同意的工作時間調(diào)整用通知下發(fā)到各部門予以公告;
c)員工按通知的要求,調(diào)整工作與休息時間。
4.1.3休息日:
a)一般情況下公司機關人員周六、周日休息。管理處員工因工作需要原則上不能于周六、周日休息,休息時間由部門主管安排在其他時間輪休;
b)一般情況下當月假期當月休,因工作需要不能正常休假的,經(jīng)部門負責人批準,員工可申請延補休欠假;不能延補休欠假的,支付不低于員工工資(基本工資+崗位工資)的200%工資報酬。
4.2假期
4.2.1法定假期:
以下假期為國家法定假期,公司機關原則上安排員工休息。管理處員工因工作需要原則上在法定假日期間不安排休息,并支付不低于員工工資(基本工資+崗位工資)的300%工資報酬。員工要求補休的,可按實際上班天數(shù)給予補休:
a)元旦:1天(元月1日);
b)春節(jié):3天(農(nóng)歷年初一、二、三);
c)國際勞動節(jié):1天(5月1日);
d)國慶節(jié):3天(10月1、2、3);
e)法律、法規(guī)規(guī)定的其他休假節(jié)日。
4.2.2福利假期:
a)婚假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,符合國家《婚姻法》規(guī)定結(jié)婚的員工,可享有有薪假期8天。申請婚假須提前一周提出申請,經(jīng)領導審批后,可予休息。假后須將結(jié)婚證書影印本交人事部核實;
b)產(chǎn)假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,持有準生證的女員工,可享有有薪產(chǎn)假90天,難產(chǎn)的增加產(chǎn)假15天。申請產(chǎn)假須在預產(chǎn)期前3個星期提出,經(jīng)審批后可予休息,假后須將醫(yī)院證明或出生證明影印本交人事部核實。女職工計劃內(nèi)懷孕4個月以內(nèi)流產(chǎn)的,給予流產(chǎn)假15天;4個月以上的給予流產(chǎn)假42天;
c)恩恤假:員工親屬(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹)死亡。外省員工可享有有薪恩恤假6天,本省員工可享有有薪恩恤假3天。申請恩恤假須經(jīng)批準,假后須將親屬的死亡證明交人事部核實;
d)探親假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,夫妻分居兩地(跨省)或未婚遠離(跨省或300公里以上)父母居住的員工,按勞動法有關規(guī)定享受有薪探親假。探親假只能當年一次休完;
e)病假:
――員工因病請假,須于病假當天申請,假后須將藥費單、醫(yī)院病休證明交人事部核實;
――員工轉(zhuǎn)正后,每月可享有有薪病假兩天,兩天以上病假可用當月休息抵消;
――探親、事假、公差時在外患病,須附當?shù)乜h級以上醫(yī)院病休證明及藥費單;
――符合醫(yī)療保險范圍內(nèi)的,按醫(yī)療保險有關規(guī)定報銷有關醫(yī)療費用。
f)工傷假:員工在工作期間因工受傷,用人部門須將工傷事故報告24小時內(nèi)報人事部,并附鎮(zhèn)級(含)以上醫(yī)院住院單,由人事部按《保險管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.2.3事假:員工如有急事申請事假,須提前1日提出申請并經(jīng)批準,否則按曠工處理。
4.3員工打卡。員工上班(加班)執(zhí)行打卡制度,人事部將依據(jù)員工打卡情況及《請(休)假單》計算員工出勤。
4.3.1員工在上班(加班)時間前半小時、下班(加班)后半小時打卡為有效打卡,否則視為無效打卡。
4.3.2無效打卡必須執(zhí)行簽卡程序,否則視為曠工。
4.4簽卡程序。員工因公或忘記不能打卡或無效打卡必須申請簽卡。
4.4.1員工于未打卡次日前到人事部索取《簽卡證明》,填寫部門、姓名、卡號、未打卡原因等項目,報部門(管理處)經(jīng)理申請簽卡。
4.4.2部門(管理處)經(jīng)理根據(jù)以下情況決定是否簽卡,同意簽卡后,予以簽名確認《簽卡證明》;不同意簽卡的按曠工或事假處理(按事假處理的,必須執(zhí)行補假程序);
a)因工不能打卡的,可以簽卡;
b)因員工忘記打卡的,經(jīng)核實后,每月3次以內(nèi)的,可以簽卡,3次以上的不予簽卡。
4.4.3人事部文員依據(jù)部門簽署確認的《簽卡證明》于3日內(nèi)在員工考勤卡上予以簽卡。
4.4.4人事部文員將當月《簽卡證明》匯總存放,3個月后予以銷毀。
4.4.5簽卡權(quán)限。執(zhí)行一級簽卡制度:
a)管理處經(jīng)理為其以下人員簽卡;
b)公司部門經(jīng)理為其以下員工簽卡;
c)副總經(jīng)理為管理處經(jīng)理及公司部門經(jīng)理簽卡。
4.5請(休)假。員工請(休)假須履行請(休)假手續(xù),實行一級審批制度(五天以上的請(休)假須報副總經(jīng)理審批)
4.5.1正常休假:
a)員工依據(jù)部
門工作時間安排計劃進行休假的,無須辦理手續(xù),由部門主管在每月月底前將員工當月休假在考勤卡上予以注明;
b)員工因工作關系,未能在休假當日休假的按以下程序辦理:
――需調(diào)休的,填寫《請(休)假卡》報主管(經(jīng)理)簽準;
――調(diào)休不了的執(zhí)行加班程序。
4.5.2請假。員工請假5天(含)以內(nèi)的需提前1天申請;5天以上的按申請休假天數(shù)提前相等的天數(shù)申請:
a)員工到人事部領取《請(休)假卡》,注明休假日期及原因;
b)部門(管理處)經(jīng)理根據(jù)工人需要給予審批意見;
c)不論請假是否批準,員工均需將《請(休)假卡》于休假日期前交回人事部;
d)《請(休)假卡》由人事部統(tǒng)一管理,人事部隨時可以抽查員工在崗情況;
e)請假卡由人事部按部門存入;
f)《請(休)假卡》保存期限為1年。
4.5.3請假權(quán)限:
a)公司部門經(jīng)理批準其以下員工5天(含)以內(nèi)請假;
b)管理處經(jīng)理批準管理處員5天(含)以內(nèi)請假;
c)副總經(jīng)理批準公司部門經(jīng)理、管理處經(jīng)理請假;
d)員工之請假超過五天的,均須報副總經(jīng)理復審后方可予以休假。
4.6加班。包括節(jié)假日加班、休息日加班及延時加班。公司原則上不鼓勵加班,確因工作需要加班,必須事行辦理加班手續(xù)并打卡,否則視為無效加班。
4.6.1加班原則上由部門主管(公司機關的由部門經(jīng)理)提出,員工也可根據(jù)工作量向部門主管(無主管的向部門經(jīng)理)合理提出。
4.6.2員工于加班前填寫《加班單》,內(nèi)容包括部門、姓名、加班時間起止、加班理由、加班地點、加班時數(shù)及備注等欄目。
4.6.3部門(管理處)經(jīng)理審批:確因工作量過多,不能正常工作日完成的予以批準;屬員工工作效率問題引起的加班不予審批。
4.6.4員工當日下班前將《加班單》報人事部備案。人事部不定期抽查員工加班到崗情況。
4.6.5《加班單》由人事部統(tǒng)一管理,保存期為一年。
4.7遲到/早退。當月遲到/早退5分鐘以內(nèi)的,給予口頭警告;當月遲到/早退5分鐘以上的,每分鐘扣款1元,累計計算。
4.8曠工。當月曠工1天者,給予記小過處分;當月曠工2天者,給予記大過處分;連續(xù)曠工3天以上者,給予解聘。
4.9考勤統(tǒng)計。人事部文員每月1日起統(tǒng)計上月員工出勤情況,報人事部經(jīng)理審核無誤后方能計算員工工資。
4.9.1人事部文員將員工出勤情況登記在《考勤表》內(nèi),內(nèi)容包括:部門、姓名、遲到、早退、休息、病假、事假、曠工、實際出勤、加班及備注等欄目,檢查無誤后報人事部經(jīng)理審核:
a)根據(jù)考勤卡統(tǒng)計遲到(分鐘)、早退(分鐘)、休息(由部門負責人簽名)、曠工(由部門負責人簽名)等欄目;
b)根據(jù)“請(休)假卡”統(tǒng)計病假、事假及其他有薪假期;
c)根據(jù)“加班單”統(tǒng)計加班(小時);
d)既未打卡、又無簽卡,又無請假單的按曠工處理;
e)加班單須與考勤卡加班時間相符。不相符的,按以下方法處理:
――加班單的上班時間比考勤卡上的上班時間晚的,以加班單為準;
――加班單的上班時間比考勤卡上的上班時間早的,以考勤卡為準;
――加班單的下班時間比考勤卡上的下班時間晚的,以考勤為準;
――加班單的下班時間比考勤卡上的下班時間早的,以加班單為準。
4.9.2人事部經(jīng)理審核:
a)根據(jù)以下內(nèi)容逐項審核“考勤表”:
――當月天數(shù)=休息+病假+事假+其他假期+曠工+實際出勤;
――有薪病假小于等于2天;
――休息小于等于當月休息日天數(shù);
――當休息天數(shù)小于等于當月休息日天數(shù)時,事假=0,其他假期=0。
b)人事部經(jīng)理審核無誤后,須抽查20%員工的考勤卡及加班單與“考勤表”逐項審核;
c)發(fā)現(xiàn)有不符的,返還人事部文員重新辦理;審核無誤的,予以簽名確認后返還人事部文員。該項審核結(jié)果將作為人事部文績效考評的依據(jù)之一。
4.9.3人事部文員根據(jù)審核無誤的“考勤表”計算員工工資,詳見《員工工資與福利管理標準作業(yè)規(guī)程》;
4.9.4人事部文員將各部門當月考勤情況統(tǒng)計入《考勤統(tǒng)計表》,詳見《人事月報標準作業(yè)規(guī)程》;
5.0記錄
5.1《加班單》
5.2《請(休)假卡》
5.3《考勤表》
5.4《簽卡證明》
6.0相關支持文件
6.1《合同管理標準作業(yè)規(guī)程》
6.2《保險管理標準作業(yè)規(guī)程》
6.3《人事月報管理標準作業(yè)規(guī)程》
加班單
部門:年月日
姓名
加班時間起止
加班理由
加班地點
加班時數(shù)
審核人
備注
請(休)假卡
部門:姓名:工號:
審批
審核人
時間
請(休)假類別
天數(shù)
職務代理人
備注
調(diào)休、有薪()假、事假
調(diào)休、有薪()假、事假
調(diào)休、有薪()假、事假
考勤表
部門:月份:
姓名
遲到
早退
病假
事假
其他假期
曠工
休息
實際出勤
備注
制表人:審核人:批準人:
簽卡證明
人事部:
茲有我部門員工、卡號,因一事,未能打月日午卡,請予以簽署為盼!
第11篇 物業(yè)管理公司轉(zhuǎn)正晉升降級調(diào)薪管理規(guī)程
物業(yè)管理公司轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪管理規(guī)程
1、目的
規(guī)范員工轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪工作辦理程序,確保公司上述人事管理工
作公平合理。
2、適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)
薪人事管理工作。
3、職責
3.1、總經(jīng)理負責審批公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪手續(xù);
3.2、綜合/人事部負責公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪手續(xù)的辦理;
3.3、部門/管理處負責人負責提出本部門/管理處部門員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪建議。
4、規(guī)程
4.1、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)薪的條件
4.1.1、轉(zhuǎn)正:
a)正常轉(zhuǎn)正的條件:
員工試用期滿,經(jīng)公司績效考評合格。
b)提前轉(zhuǎn)正的條件:
員工于試用期表現(xiàn)特佳,有顯著工作業(yè)績。
4.1.2、晉升/調(diào)薪:
a)晉升/調(diào)薪的條件,須符合以下條件之一方可予以申請:
表現(xiàn)優(yōu)異,半年之內(nèi)的月度績效考評分數(shù)有 次列本部門第一者;
工作有突出貢獻者;
有突出才能,為公司急需者;
為同行業(yè)競相爭取者。
b)晉升/調(diào)薪除滿足以上條件外,還需遵守以下規(guī)定:
員工晉升原則上每 年一次,時間定為每年的 月 月各一次;
升職、調(diào)薪間隔原則上不少于個月;
原則上不允許跳級晉升及調(diào)薪(總經(jīng)理特批的除外)。
4.1.3、降級:
a)管理不善者;
b)多次違反公司管理制度,但未造成嚴重后果者;
c)一年內(nèi)記大過一次,記小過兩次者;
d)績效考評連續(xù)兩個月考評分數(shù)均為末位者;
e)其他須給予降職、降薪的處分者。
4.2、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪的辦理與審批
4.2.1、部門/管理處提出申請:
a)轉(zhuǎn)正、降級申請的提出:由部門/管理處依據(jù)月度績效考評結(jié)果于每月15日前向綜合/人事部提出,并附獎罰單;
b)晉升/調(diào)薪申請的提出:由部門/管理處依據(jù)半年度績效考評結(jié)果于每年的6 月或12月份向綜合/人事部提出(特殊情況除外),并附獎罰單。
4.2.2、綜合/人事部發(fā)給部門《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》(一式兩聯(lián),綜合財務部、綜合人事部各一聯(lián))。
4.2.3、部門組織員工填寫《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》,員工填寫內(nèi)容包括:所在部門、姓名、性別、職位、入職日期、自我總結(jié)(工作范圍、自我評價)等。
4.2.4、部門/管理處負責人給出評定意見并簽名。
4.2.5、綜合/人事部復核:綜合/人事部根據(jù)員工績效考評分數(shù)或獎罰單并結(jié)合部門意見給出復核意見并將員工轉(zhuǎn)正前與轉(zhuǎn)正后工資記錄在《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》內(nèi),報總經(jīng)理審批:
a)正常轉(zhuǎn)正復核:
根據(jù)員工每月績效考核分數(shù)合格者,按正常手續(xù)辦理;
根據(jù)聘用合同中的約定,套入相應工資。
b)提前轉(zhuǎn)正或轉(zhuǎn)正工資要求比聘用合約工資高的復核:是否符合4.1款條件的有關各項要求,并寫出復核意見與建議;
c)用人部門提出推遲轉(zhuǎn)正或降低員工轉(zhuǎn)正工資標準的復核:本著實事求是與尊重部門意見的原則,給出復核意見和建議;
d)晉升/調(diào)薪的復核:是否符合4.1.2項的規(guī)定;
e)降級的復核:按公司的有關規(guī)定執(zhí)行;
4.2.6、總經(jīng)理審批:
a)對綜合/人事部的復核予以檢查合格后,予以批準;
b)總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限及4.1款規(guī)定可直接對員工進行轉(zhuǎn)正/晉升/降 級/調(diào)薪。
4.3、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪日期計算方法
4.3.1、轉(zhuǎn)正日期計算方法:
a)按入職時間,以每月的15日為界限,15日(含)前入職者,轉(zhuǎn)正月份從當月算起,加上試用月數(shù)得出轉(zhuǎn)正月份,轉(zhuǎn)正工資從轉(zhuǎn)正月份1日起計發(fā);15日后入職,轉(zhuǎn)正月份從次月算起,加上試
用月數(shù)得出轉(zhuǎn)正月份;(各管理處可根據(jù)自己的實際情況另行規(guī)定)
b)員工在試用期間調(diào)職的,其轉(zhuǎn)正時間可遵照以上方式計算。
4.3.2、晉升日期的計算方法:一般情況下,從提出申請的當月1日起計算,經(jīng)總經(jīng)理特殊批準的按批準日期計算。
4.3.3、調(diào)薪/降級日期的計算方法:一般情況下,從提出申請的次日1日起計算,經(jīng)總經(jīng)理特殊批準的按批準日期計算。
4.4、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪工資的計發(fā):綜合/人事部依據(jù)《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/ 調(diào)薪表》的審批意見于次月3日前將調(diào)整后的工資報綜合/財務計發(fā)。
4.5、資料的記錄
4.5.1、綜合/人事部將員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪情況記錄在《員工花名冊》及人事檔中的員工記錄表內(nèi),注明轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪日期及現(xiàn)實工資。
4.5.2、綜合/人事部將當月轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪員工的工資調(diào)整情況匯總在人事月報中報總經(jīng)理參閱。
4.6、資料的存檔:綜合/人事部將該員工《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》于次月10日前存入本人檔案。
附件表格:
轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表
轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪匯總表
第12篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3. 0職責3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 2管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3. 4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3. 5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施。
須申領或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務中心管理員應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設施及標識。
4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設備的使用。
常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1 電腦。
a)經(jīng)公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動與 的一般程序:--啟動電源插座開關;
--啟動穩(wěn)壓器開關;
--啟動電腦主機開關;
--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);
-- 電腦程序:首先在開始欄選擇 計算機對話框,用鼠標點擊 計算機,然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。
e)財務、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設置密碼。
4.2.2 打印機。
a)聯(lián)機。
一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機啟動與 的一般程序、--啟動打印機開關;
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進行打印操作;
-- 程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機應避免頻繁的開關機操作。
d)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。
e)打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應進行校對。
一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3 復印機。
a)管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源:--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;
--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);
--復印機管理人員下午下班時 復印機開關;
-- 復印機電源插座;
--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。
b)復印程序:--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;
--復印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;
--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按開始鍵復印;
--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;
--如果復印機出錯,應將報廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4 傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。
正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真:--傳真機管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;
公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:--傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
--傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
4.2.5 碎紙機:a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;
b)碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;
c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;
e)當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。
4.2.6 電話:正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能。
b)除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應取消聲訊電話功能。
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。
e)個別部門因業(yè)務需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。
--到電信局打印電話費清單。
--逐項核對登記記錄。
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;
偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。
--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7 常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修:a)常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預防的事項。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設備應定期保養(yǎng)。
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。
發(fā)現(xiàn)問題,應由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。
發(fā)現(xiàn)問題,應由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。
4. 3.2.1 行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2保安部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關好電源及門窗。
4.4.4 客戶服務中心實行24小時服務制度,值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空調(diào)的 情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復印審批表》。
5.2《復印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長途電話登記表》。
6. 0相關支持文件
6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.6《物業(yè)管理處員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第13篇 物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3. 0職責3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3. 2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。
3. 3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
b)投標書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:a)采購合同;
b)招標合同;
c)勞動合同;
d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
e)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標書。
4.3合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:a)標的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審
4.4.1評審權(quán)限:所有合同由總經(jīng)理組織有關人員進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容a)對外提供服務合同的評審內(nèi)容:--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務合同的評審內(nèi)容:--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽;
--分供方提供服務的售后服務;
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1 合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。
非書面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1 書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。
合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1 對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2 對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4 財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第14篇 物業(yè)管理公司維修人員工作規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)管理公司維修人員工作規(guī)程
(七)
一、目的: 保證維修人員維修操作規(guī)匯范、準確。
二、適用范圍:公司全體工程維修人員。
三、內(nèi)容
1、接到部門主管的維修指令后,維修人員根據(jù)維修內(nèi)容準備好所需維修工具和維修材料后,并持《維修單》趕到維修地點。
2、公共區(qū)域的維修程序
1)首先做好消防安全防范措施,如安全護欄、維修告示牌、高空作業(yè)告示牌等。
2)做好公共場地的保護措施,將維修工具或維修材料放在舊報紙或抹布上,避免對公共場地造成損壞。
3.)維修工具及材料須安放在不影響用戶使用的位置,如有用戶出入必須主動禮讓用戶。
4)維修結(jié)束后,立即清理維修現(xiàn)場,及時撤掉告示牌。
4、室內(nèi)有償維修程序
1)記清維修用戶的房號或單元,到達維修地點并核對無誤后用食(中)指關節(jié)輕聲扣門。
2)用戶詢問時,主動向用戶問好,自報部門,說明維修內(nèi)容。
3.)進入室內(nèi)前必須穿上塑料鞋套,進入用戶房間后,首先做好維修現(xiàn)場的保護措施。
4)如維修中會產(chǎn)生較大噪聲時,同時提醒客人并禮貌地客人表示歉意。
5)如維修中會產(chǎn)生較大灰塵或漏水時,必須事前做好防護措施,盡量減少污染,同時提醒客人并禮貌地客人表示歉意。
6)維修時應盡量保持戶內(nèi)環(huán)境雅靜,嚴禁高聲喧嘩、散漫。
不準隨意動顧客的物品,不準在施工現(xiàn)場吸煙、吃東西。
7)維修完成后,立即清理維修現(xiàn)場并請用戶進行驗收。
8)用戶驗收合格后,請作戶在《維修單》內(nèi)簽名確認。
9)用戶簽名確認后,向用戶表示謝意,與用戶道別,并輕輕退出房門,輕聲 房間。
10)修結(jié)束后,維修人員必須將《維修單》妥善保存。
四、相關記錄:《維修單》
第15篇 物業(yè)管理公司費用報銷審核作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各項報銷費用的控制。
3.0職責
3.1公司總經(jīng)理及授權(quán)人負責報銷費用的審批。
3.2財務部主管負責報銷單據(jù)的及時審核。
4.0程序要點
4.1費用報銷的標準。
4.1.1經(jīng)營費用的報銷審核,以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。
4.2報銷單據(jù)的填制要求。
4.2.1費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的五個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在費用報銷單的反面左邊。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫費用報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
4.2.4采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《采購計劃表》或《申購單》和發(fā)票到倉庫按《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申購單》、《入庫單》附在費用報銷單的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報費用報銷單。
4.3報銷單據(jù)的審核。
4.3.1費用報銷單由各部門主管簽字確認后由報銷人交總經(jīng)理/授權(quán)人審批。
4.3.2財務部主管應在收到費用報銷單的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期。
4.3.3經(jīng)審核費用報銷單不符合費用開支標準或存有其他疑問應退回費用報銷單重新核查。
4.4費用的給付。
4.4.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的費用報銷單到財務部領取費用。
4.4.2出納根據(jù)費用報銷單填寫《費用報銷登記表》的各項內(nèi)容。
4.4.3報銷人持費用報銷單在出納處領取費用,并在《費用報銷登記表》中簽名。
4.4.4單位價格在10000元以下的報銷費用,由出納按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。
4.4.5單位價格在10000元以上的報銷費用,原則上由出納按照《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特殊情況的可報財務部主管批準后,以現(xiàn)金支付。
4.4.6費用發(fā)生前借支款項的,由出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減處理。
4.5報銷單據(jù)的保管。
4.5.1費用報銷單由會計按順序編制記賬憑證,財務部主管審核后,由會計匯總、記賬、編制相關財務分析報表。
4.5.2所有的費用報銷單由財務部加密長期保存。
5.0記錄
5.1《費用報銷登記表》。
5.2《費用報銷單》。
6.0相關支持文件
6.1《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》。
