物業(yè)會議接待工作規(guī)程

是什么

物業(yè)會議接待工作規(guī)程是指物業(yè)管理公司在組織和實(shí)施各類會議接待活動時，為確保會議流程的順暢、專業(yè)與高效，而制定的一套標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。它涵蓋了會議籌備、現(xiàn)場管理、服務(wù)提供以及后續(xù)跟進(jìn)等多個環(huán)節(jié)，旨在提升物業(yè)服務(wù)品質(zhì)，展現(xiàn)公司的專業(yè)形象。

模板

1. 會議籌備

- 確定會議需求：詳細(xì)了解會議目的、規(guī)模、參與者信息，與主辦方進(jìn)行充分溝通。

- 場地準(zhǔn)備：選擇合適的會議室，檢查設(shè)施設(shè)備，確保音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等正常運(yùn)作。

- 布置會場：根據(jù)會議主題和需求進(jìn)行布置，包括桌椅布局、裝飾、標(biāo)識等。

- 物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備必要的會議用品，如礦泉水、紙筆、名牌、資料袋等。

- 預(yù)演與確認(rèn)：進(jìn)行預(yù)演，確保流程順暢，與相關(guān)人員進(jìn)行最后確認(rèn)。

2. 現(xiàn)場管理

- 簽到接待：設(shè)置簽到臺，有序引導(dǎo)參會人員簽到，發(fā)放資料。

- 安全與秩序：確保消防通道暢通，維持現(xiàn)場秩序，預(yù)防突發(fā)事件。

- 技術(shù)支持：實(shí)時監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行，快速解決技術(shù)問題。

- 餐飲服務(wù)：提供適時的茶歇或餐飲，滿足參會人員需求。

3. 服務(wù)提供

- 禮儀禮節(jié)：接待人員需保持專業(yè)儀態(tài)，提供禮貌周到的服務(wù)。

- 信息更新：及時傳遞會議進(jìn)度，解答參會人員疑問。

- 應(yīng)急處理：設(shè)立應(yīng)急預(yù)案，對突發(fā)狀況做出快速響應(yīng)。

4. 后續(xù)跟進(jìn)

- 清理整理：會議結(jié)束后，及時清理現(xiàn)場，恢復(fù)原狀。

- 反饋收集：向主辦方收集反饋，評估服務(wù)質(zhì)量，找出改進(jìn)點(diǎn)。

- 資料歸檔：整理會議記錄，歸檔相關(guān)文件，以備查閱。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 專業(yè)性：所有接待工作應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)，確保服務(wù)質(zhì)量和效率。

2. 靈活性：適應(yīng)不同類型的會議需求，靈活調(diào)整工作策略。

3. 協(xié)調(diào)性：各部門間有效溝通，協(xié)同工作，確保會議順利進(jìn)行。

4. 客戶導(dǎo)向：始終以客戶需求為中心，提供優(yōu)質(zhì)、個性化的服務(wù)。

5. 持續(xù)改進(jìn)：定期評估工作效果，不斷優(yōu)化規(guī)程，提升服務(wù)質(zhì)量。

物業(yè)會議接待工作規(guī)程的實(shí)施，旨在打造一流的服務(wù)體驗，樹立物業(yè)公司的專業(yè)形象，同時也為內(nèi)部團(tuán)隊提供清晰的工作指導(dǎo)，確保會議接待工作的高效與規(guī)范。

物業(yè)會議接待工作規(guī)程范文

會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1.0目的

為了規(guī)范會議接待行為,統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于大廈各類會議接待工作。

3.0職責(zé)

3.1客戶部負(fù)責(zé)會議接待的具體實(shí)施。

3.2客戶員負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作,確保會議如期召開;并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施;

3.3客戶部負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置,保障會議室整潔舒適;

3.4會議接待員負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進(jìn)行;

4、程序

4.1會議的分類

根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實(shí)際情況,將會議接待分為日常接待(二類會議接待)、一類會議、臨時會議。

4.2會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1) 每天安排一名會議接待員于早上8:00上班,于8:00-8:15分時段完成以下工作:將所有會議室的門及部分燈打開;將開水器的燒水閥打開及18f會議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源,保證當(dāng)會議開始時有足夠的開水。

2) 每天的工作由會議負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。

3) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位。

4) 到崗后首先檢查會議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設(shè)備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔,發(fā)現(xiàn)異常無法處理時及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告;

5) 參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,當(dāng)會議開始時會議接待員應(yīng)在自己管理區(qū)輪流巡查,以便能及時給新到的客人送上茶水,直至與會人員基本到位。

6) 與會人員基本到齊后,會議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后,每隔20-25分鐘到會議室加茶水,直至?xí)h結(jié)束(如有特殊情況可自己把握)。

7) 在加茶水過程中,會議接待員應(yīng)及時更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)設(shè)備運(yùn)行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕);

8) 會議接待領(lǐng)班必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;

9) 接到熱線人員通知,會議臨時需要的物資,應(yīng)5分鐘內(nèi)送到,如無法滿足,會議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會議接待員應(yīng)通知會議負(fù)責(zé)人到場解決。

10) 會議結(jié)束后,會議接待員應(yīng)簡單將會議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊;煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜;所有設(shè)備恢復(fù)原狀;會議臨時用品(插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等)還到倉庫,如果桌面及地面較臟,應(yīng)通知清潔員到場清潔,清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好,以便迎接下一個會議。

11) 每天下班前,會議接待員還應(yīng)對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開。

4.2.2一類會議(專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室):

1) 會議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后,與預(yù)訂會議人員聯(lián)系,了解會議的需求,并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。

2) 按客戶要求申購會議物資。

3) 申購物資到位后,提前一天準(zhǔn)備好橫幅,擺放好鮮花;并對會議室進(jìn)行全面檢查,與會議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對,同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場(會議室);一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位,在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。

5) 按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開

展工作。

6) 會議快結(jié)束時,服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員;

7) 客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會務(wù)工作人員的情況,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;

8) 如會議有需要,在會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作,防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會;機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應(yīng)保證走火通道的暢通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。

9) 會議結(jié)束后,會議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開發(fā)票。

10) 將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收,會議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn),直到我司收到該費(fèi)用為止。

4.2.3臨時會議:

1) 接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。

4.3會議工作流程

4.3.1服務(wù)熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收_議的信息填寫在《商務(wù)接待活動登記表》上交會議接待負(fù)責(zé)人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作,應(yīng)將會議情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》中交弱電組及其他部門進(jìn)行會議準(zhǔn)備。

4.3.2服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對oa網(wǎng)進(jìn)行臨時會議信息的收集,并將新信息及時通知會議接待負(fù)責(zé)人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準(zhǔn)備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》。

4.3.3會議接待負(fù)責(zé)人員在領(lǐng)取當(dāng)天《商務(wù)接待活動登記表》時,應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動登記表》、《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

4.3.4服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會議室預(yù)定信息后,5分鐘內(nèi)將《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員,由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準(zhǔn)備工作。

4.3.5參觀接待、二類會議、電視電話會議的

會議接待工作,應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進(jìn)行。客戶部對接會議使用方,確定會議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴(yán)格按議程準(zhǔn)備及配合。

4.3.6領(lǐng)導(dǎo)日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議,由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負(fù)責(zé)人及公司直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息。

備注:參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實(shí)施,以保證商務(wù)活動的統(tǒng)一性及各項質(zhì)量記錄表格的有效性。

4.4弱電技術(shù)員的日常維護(hù)及會前準(zhǔn)備

4.4.1原則:保證會議系統(tǒng)的設(shè)備正常運(yùn)行

4.4.2措施:

1) 每周維護(hù)、檢查會議室的會議設(shè)備(語音、投影),做好維護(hù)、檢查工作的記錄,每月進(jìn)行會議室會議設(shè)備功能性的評估。

2)會議前半小時按照服務(wù)熱線提供的《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》,對會議室會議系統(tǒng)進(jìn)行檢測,并將完成情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》上,由會議接待人員進(jìn)行復(fù)核。

3) 領(lǐng)導(dǎo)以上重要會議,完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會議全程跟進(jìn)。