包括什么內容
1. 會議籌備階段 1.1 會議議題確定 1.2 會議日程規(guī)劃 1.3 會議場地選擇與布置 1.4 參會人員邀請與確認
2. 會議執(zhí)行階段 2.1 會議材料準備 2.2 技術設備檢查與調試 2.3 會議簽到與座位安排 2.4 會議現(xiàn)場管理
3. 會議記錄與跟進 3.1 會議紀要編寫 3.2 決議執(zhí)行跟蹤 3.3 反饋收集與改進
4. 會議評估與優(yōu)化 4.1 會議效果分析 4.2 會議流程反思 4.3 未來會議策略調整
編制指南
1. 確保明確目標：每次會議應有明確的目標，議題應與組織的戰(zhàn)略或運營緊密相關。
2. 提前規(guī)劃：至少提前一周開始籌備，確保所有細節(jié)得以妥善處理。
3. 有效溝通：及時與參會人員溝通，確保他們了解會議目的和預期結果。
4. 技術保障：確保會議設備正常運行，預防技術故障影響會議進程。
5. 詳實記錄：會議紀要應及時整理并分發(fā)，以便后續(xù)行動的追蹤。
6. 反饋機制：鼓勵參會者提供反饋，以便不斷優(yōu)化會議管理。
復審規(guī)定
1. 每次會議結束后，由會議負責人進行初步復審，檢查會議執(zhí)行情況與預期目標是否一致。
2. 復審內容包括但不限于：會議流程的執(zhí)行、參會人員滿意度、會議效率等。
3. 復審結果應在一周內提交給上級管理層，以便進行深入討論和決策。
4. 根據復審結果，適時修訂會議管理流程，提升會議質量和效率。
5. 定期（如每季度）進行全面的會議管理復審，以確保持續(xù)改進和適應變化的需求。
以上規(guī)程旨在提高會議管理的系統(tǒng)性和有效性，但具體操作需結合實際情況靈活調整，以達到最佳效果。在執(zhí)行過程中，團隊成員應保持開放的心態(tài)，勇于提出改進建議，共同推動會議管理工作的進步。
會議管理作業(yè)規(guī)程范文
1.0目的:
為了提高會議效率,很好地總結會議精神,使信息得以有效傳達及合理利用,特制定本規(guī)程。
2.0范圍:
本規(guī)程適用于綜合管理部關于會議活動的組織、實施。
3.0職責:
綜合管理部經理負責會議的組織。
綜合管理部文員負責會議的召集通知。
4.0程序要點:
4.1會議類型:公司例會、專題(專業(yè))研討會、報告會、培訓會、年中(終)工作總結會議。
4.2會議的召開組織及實施。
4.2.1公司例會。
a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開,遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。
b.與會人員需攜帶《工作計劃》(每月25日左右例會攜帶)、前次《會議紀要》、《一周工作通報》等相關資料并準備好匯報內容。
c.參會人員到會填寫《會議簽到表》。
d.由綜合管理部文員做會議記錄,并進行整理形成《會議紀要》。
e.《會議紀要》由分管總經理審核后于下周一發(fā)放到各部門(項目)。
4.2.2研討會。
a.各部門(或項目)組織小型專題會議及培訓時,應在《一周工作通報》中寫明會議時間、地點、與會人員范圍、會議內容等內容。
b.對于公司各部門及各項目參加的專題會議,發(fā)起部門需提前三天擬好《會議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進行統(tǒng)一發(fā)放,并通報分管總經理及進行會議場地預訂等協(xié)調工作。
c.發(fā)起部門擬訂《會議通知》需注明會議時間、會議地點、與會人員范圍、會議內容、參會應攜帶資料及特殊要求等。
d.如有與會議相關資料,則請會議發(fā)起部門提前準備好,在會前發(fā)放至相關與會人員。
4.2.3培訓會議。
a.綜合管理部按照人力資源部根據分解年培訓計劃制定的每月培訓計劃要求時間進行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。
b.與會人員帶好培訓材料,認真做好記錄。
c.培訓會議發(fā)起部門(或項目)做會議記錄,進行整理后于第二天發(fā)放到相關部門及人員,并在綜合管理部留存歸檔。
4.2.4年中(終)工作總結。
a.集團或公司確定會議時間,由綜合管理部提前7天通知與會人員或部門。
b.由綜合管理部提前安排好會議議程、工作報告,并安排好會場等事宜。
4.3會議要求
4.3.1需按時出席,如遇特殊情況應提前向分管總經理及會議發(fā)起部門請假。
4.3.2注意保持會場紀律,積極思考,主動發(fā)言,并認真做好會議記錄。
4.3.3關閉通訊設備或放置于會議狀態(tài),保證會議正常進行。
4.3.4保持會場環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。
5.0相關支持性文件:
6.0相關記錄:
《會議簽到表》sw-jl-g-072
《一周工作通報》sw-jl-059
《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070
