物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 文書分類與編碼

2. 文書收發(fā)管理

3. 文檔存儲與檢索

4. 文書保密與安全

5. 文書歸檔與銷毀

6. 文書電子化與信息化

7. 文書工作流程與職責(zé)

編制指南

1. 文書分類與編碼：根據(jù)物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)范圍，制定詳細(xì)的文書分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財務(wù)文件、合同文件等，并為每類文件設(shè)定唯一的編碼體系，便于快速定位和檢索。

2. 文書收發(fā)管理：建立嚴(yán)格的收文登記制度，對收到的所有文件進行日期、來源、內(nèi)容等信息的記錄。發(fā)出的文件應(yīng)有簽收記錄，確保信息傳遞的準(zhǔn)確無誤。

3. 文檔存儲與檢索：設(shè)立專門的文檔存放區(qū)域，保持整潔有序。采用紙質(zhì)文檔與電子文檔雙軌制，便于備份和檢索。定期檢查文檔保存狀態(tài)，防止損壞或遺失。

4. 文書保密與安全：對涉及敏感信息的文書采取保密措施，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。定期進行保密培訓(xùn)，提高員工的安全意識。

5. 文書歸檔與銷毀：對不再需要的文書，按照規(guī)定期限進行歸檔。過期或無保留價值的文件，需經(jīng)過審批后進行銷毀，確保合規(guī)性。

6. 文書電子化與信息化：推動文書管理的數(shù)字化進程，利用專業(yè)軟件進行文檔管理，提高效率。定期備份電子文檔，以防數(shù)據(jù)丟失。

7. 文書工作流程與職責(zé)：明確各部門在文書管理工作中的職責(zé)，制定詳細(xì)的工作流程圖，確保文書管理的順暢運行。

復(fù)審規(guī)定

1. 每年至少進行一次文書管理制度的全面審查，評估其適用性、有效性和合規(guī)性。

2. 當(dāng)公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化或法規(guī)更新時，應(yīng)及時修訂文書管理規(guī)程。

3. 復(fù)審過程中，應(yīng)廣泛收集員工意見，確保規(guī)程的可執(zhí)行性和實用性。

4. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)形成書面報告，由管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行，并向全體員工傳達更新內(nèi)容。

以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的文書管理工作，提升工作效率，保障信息的安全與完整。各相關(guān)部門需嚴(yán)格執(zhí)行，確保文書管理的標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化。

物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。

3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。

3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。

3. 3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。

3. 4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。

3. 5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。

3. 6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。

4.0程序要點

4.1公文格式。

4.1.1公文種類。

a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;

決定(決議);

指示;

公告、通告(布告);

通知;

通報;

請示;

批復(fù);

函;

會議紀(jì)要;

計劃;

總結(jié)。

b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);

--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;

--平行文:函、會議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題:a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號。

簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。

b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。

--物業(yè)公司文號:____發(fā)[__________]____號文件序號發(fā)文日期,前兩位 份公司代號如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2023年4月30日所發(fā)的公司第__個文件;

物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2023年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。

c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。

d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。

e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。

4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;

d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。

4.1.5主送機關(guān)。

是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān):a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;

b)主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;

c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。

4.1.6正文。

是文件的主體部分。

文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:a)正文文字一律自左而右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;

c)正文字體與主送機關(guān)保持一致。

4.1.7 。

通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:a)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明 :______字樣;

如果 較多,還須編上序號

1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;

文件無 的,無須注明;

b)要寫明 的全稱;

c) 字體與正文相同。

4.1.8落款。

指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。

以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:a)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期:a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。

是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即騎年蓋月位置。

4.1.11公文文尾。

指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。

對上級機關(guān)的抄送叫抄報。

先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);

d)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。

4.2發(fā)文辦理。

包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。

4.2.1 交擬和擬議。

a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構(gòu)思:--深人領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);

--注意提煉觀點,選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。

4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進行校對)。

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:--不與國家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;

--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。

c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;

--所用文種和名義是否恰當(dāng);

--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);

--文字表達是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;

不符合的退回擬稿部門。

4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實事求是地擬寫批語。

同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。

4.2.4 蓋章和發(fā)放:a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。

發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;

--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。

一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作

4.3.1 收拆。

指文書的收進和拆封。

a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。

b)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;

寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;

--取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

4.3.2 登記。

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。

b)以下文件無須進行登記:--各種無機密性的出版物;

--一般性的簡報、資料;

--告之性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應(yīng)注意:--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;

此編號應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時登記,不錯登、漏登、積壓。

4.3.3 擬辦與批辦。

a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:--擬辦工作一般由行政部門主管;

如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強,也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;

--擬辦時要仔細(xì)閱讀來文,同時要掌握本機關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實可行,簡明扼要;

--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。

b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;

屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;

--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補充和修改;

--要求幾個部門合辦的,應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;

--需要傳達貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達和傳達范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應(yīng)有所裁決;

--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。

4.3.4 承辦和傳閱。

a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。

包括辦文與辦事兩種情況。

辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;

辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:--承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨立承辦的,要及時認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5 催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時應(yīng)注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。

4.3.6 歸檔:文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。

5.0記錄6.0相關(guān)支持文件

6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

6.2《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

第2篇 物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。

3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。

3.3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。

3.4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。

3.5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。

3.6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。

4.0程序要點

4.1公文格式。

4.1.1公文種類。

a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復(fù);函;會議紀(jì)要;計劃;總結(jié)。

b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:

--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);

--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;

--平行文:函、會議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題:

a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。

b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。

--物業(yè)公司文號:

××發(fā)[×××××]××號

文件序號

發(fā)文日期,前兩位為年份

公司代號

如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第×個文件;物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。

c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。

d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。

e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。

4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;

d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。

4.1.5主送機關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān):

a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;

b)主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;

c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律自左而右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;

c)正文字體與主送機關(guān)保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明附件:×××字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結(jié)束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期:

a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):

a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即騎年蓋月位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:

a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。對上級機關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);

d)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。

4.2.1交擬和擬議。

a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構(gòu)思:

--深人領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);

--注意提煉觀點,選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。

4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進行校對)。

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:

--不與國家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;

--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:

--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。

c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:

--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;

--所用文種和名義是否恰當(dāng);

--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);

--文字表達是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;不符合的退回擬稿部門。

4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:

--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:

--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;

--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作

4.3.1收拆。指文書的收進和拆封。

a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。

b)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:

--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;

--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

4.3.2登記。

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。

b)以下文件無須進行登記:

--各種無機密性的出版物;

--一般性的簡報、資料;

--告之性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應(yīng)注意:

--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時登記,不錯登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦。

a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:

--擬辦工作一般由行政部門主管;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強,也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;

--擬辦時要仔細(xì)閱讀來文,同時要掌握本機關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實可行,簡明扼要;

--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。

b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:

--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;

--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補充和修改;

--要求幾個部門合辦的,應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;

--需要傳達貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達和傳達范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應(yīng)有所裁決;

--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。

4.3.4承辦和傳閱。

a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:

--承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨立承辦的,要及時認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:

--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:

a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時應(yīng)注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文件

6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。