- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 文書分類與編碼：確立各類文書的分類標準，如行政文件、財務文件、客戶服務文件等，并為每類文書設定唯一的編碼體系。
2. 文書收發(fā)管理：規(guī)定文書的接收、登記、分發(fā)流程，確保信息及時傳遞。
3. 文書存儲與保管：制定紙質及電子文檔的存儲方式、期限、檢索機制，確保信息安全。
4. 文書借閱與復制：設定借閱權限、申請流程和復制規(guī)定，防止信息泄露。
5. 文書銷毀：明確不再需要的文書的銷毀程序，遵循保密原則。
6. 文書歸檔與備份：規(guī)范文書的歸檔流程，定期進行電子備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
7. 文書安全與保密：強化員工對文書安全的意識，明確保密責任。
編制指南
1. 制定流程：依據(jù)公司業(yè)務特點，制定符合實際需求的文書管理流程，確保操作簡便、高效。
2. 明確職責：界定各部門在文書管理中的角色和責任，確保職責清晰。
3. 培訓員工：對全體員工進行文書管理規(guī)定的培訓，提升執(zhí)行能力。
4. 持續(xù)改進：定期評估規(guī)程執(zhí)行效果，根據(jù)反饋調整優(yōu)化。
5. 法規(guī)遵從：確保規(guī)程符合相關法律法規(guī)，避免合規(guī)風險。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每年至少進行一次全面的文書管理規(guī)程復審，以適應公司發(fā)展變化。
2. 異常調整：在遇到新的業(yè)務需求或法規(guī)變更時，應及時修訂規(guī)程。
3. 復審參與：由文書管理負責人主導，相關部門參與，確保復審的全面性和準確性。
4. 記錄留存：復審過程及結果應詳細記錄，以便追蹤和參考。
5. 變更通知：規(guī)程變動后，應及時通知全體員工，確保執(zhí)行的一致性。
本規(guī)程旨在建立一套有序、安全的物業(yè)公司文書管理體系，通過規(guī)范化的操作，提升工作效率，保障信息的安全與保密。各環(huán)節(jié)的執(zhí)行需嚴格遵守，以實現(xiàn)文書管理的標準化和專業(yè)化。
物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程
(四)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3. 0職責3.1總經(jīng)理負責所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。
3. 3人事行政部負責公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。
收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復;
函;
會議紀要;
計劃;
總結。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:上行文:請示、報告、計劃、總結;
下行文:批復、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
(2)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達物發(fā)[2022]15號,是指物業(yè)管理公司2023年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關:是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關;
4.1.6應放在文號下方,正文之上,專行頂格,結尾用“冒號”;
4.1.7主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9 :通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有 的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明“ :______”字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結束;
文件無 的無須注明;
(2)要寫明 的全稱;
(3) 字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或 標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效的標志,一般情況下文件都應加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應蓋在落款和 日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內(nèi)容的機關。
對上級機關的抄送叫抄報。
先寫抄報機關,再寫抄送機關;
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應;
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:深入領會意圖,掌握其精神實質;
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結構、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負責打印,擬稿人進行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意:不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進行審核:審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當;
文字表達是否通順、清晰、嚴密,符合標準的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;
不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準的意見加印:總經(jīng)理未簽準的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1 收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;
寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 歸檔:文件辦理完畢后,由人事行政部按有關規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關記錄表格
5.1《文件審批箋》文件編碼: cd/r/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/r/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/r/qr/020
5.2《文件借閱/復制登記表》文件編碼: cd/p/qr/0216.0相關支持性文件
6.1《國家行政公文管理與處理辦法》
第2篇 物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程4
物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負責本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負責公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復;函;會議紀要;計劃;總結。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:
上行文:請示、報告、計劃、總結;
下行文:批復、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
(2)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達物發(fā)[2000]15號,是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關:是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關;
4.1.6應放在文號下方,正文之上,專行頂格,結尾用“冒號”;
4.1.7主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的無須注明;
(2)要寫明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效的標志,一般情況下文件都應加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內(nèi)容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應;
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:
深入領會意圖,掌握其精神實質;
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結構、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負責打印,擬稿人進行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意:
不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進行審核:
審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當;
文字表達是否通順、清晰、嚴密,符合標準的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準的意見加印:
總經(jīng)理未簽準的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:
檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關支持性文件
