體系文件管理工作4篇

第1篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序

1.0目的

對(duì)質(zhì)量管理體系文件予以控制,確保在使用時(shí)可獲得有關(guān)版本的適用體系文

件。

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審和批準(zhǔn)。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)持有的質(zhì)量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。

4.0 過(guò)程識(shí)別

5.0 行為準(zhǔn)則

a)文件應(yīng)清晰,便于識(shí)別,發(fā)布前得到批準(zhǔn);

b)外來(lái)文件應(yīng)識(shí)別并控制其發(fā)放;

c)使用文件場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本;

d)對(duì)作廢文件做出標(biāo)識(shí)或隔離,防止非預(yù)期使用;

e)手冊(cè)(含程序)發(fā)布或換版時(shí)應(yīng)先評(píng)審、批準(zhǔn)后發(fā)布;

f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R(shí)別.

6.0 程序

6.1 文件分類

6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊(cè)、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)、修改和管理;

6.1.2 行政管理文件包括外來(lái)文件和本公司文件由辦公室報(bào)批并控制分發(fā).

6.2 文件編目及標(biāo)識(shí)

6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:

a)質(zhì)量手冊(cè):鄭州-y_-2002表示:××市××公司質(zhì)量手冊(cè)20__年版.每頁(yè)a-0表示a版第0次修改.

b)質(zhì)量記錄:jl-8.3-01表示質(zhì)量手冊(cè)中第8.3不合格的控制要素中第一個(gè)記錄.

6.3 文件控制

-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標(biāo)準(zhǔn)要求編審;

-所有支持體系過(guò)程的文件發(fā)布前得到批準(zhǔn),確保適應(yīng)性;

-文件發(fā)放由主管部門(mén)登記編號(hào)并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;

-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);

-手冊(cè)管理執(zhí)行質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)定;

-主管部門(mén)擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;

-文件發(fā)放時(shí)在可能情況下及時(shí)收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場(chǎng)所持有文件的唯一性和有效性;

-用于參改的作廢文件或備用文件做出標(biāo)識(shí)或單獨(dú)存放.

6.4 文件更改

6.4.1 質(zhì)量手冊(cè)程序修改,由主管部門(mén)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》任管理者代表審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),手冊(cè)修改量大可采取換頁(yè)、修改頁(yè)數(shù)超過(guò)三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評(píng)審后由總經(jīng)理批準(zhǔn).

6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),如需改換文件修改部門(mén),該部門(mén)應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.

6.5 文件使用與保管

1)文件領(lǐng)用時(shí),領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字;

2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批;

3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識(shí)別;

4)妥善保管文件,放在通風(fēng)、干燥、安全的地方;

5)文件可以是書(shū)面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;

6)文件作廢銷(xiāo)毀應(yīng)有管理者代表批準(zhǔn).

7.0 相關(guān)文件

7.1 記錄控制程序

7.2 管理策劃控制程序

7.3 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計(jì))管理程序

8.0 記錄

8.1 文件發(fā)放回收記錄

8.2 部門(mén)要控文件清單

8.3 文件更修改申請(qǐng)單

第2篇 工廠質(zhì)量體系文件資料管理工作程序

工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

1.0目的

1.1為對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制,確保各有關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效版本,特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料(包括軟件)的控制。

3.0引用文件及術(shù)語(yǔ)

3.1wsc-sz/《質(zhì)量手冊(cè)》

3.2iso/ts16949:2002(e)質(zhì)量管理體系

3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》

3.4tl9000release4.0質(zhì)量管理體系

4.0職責(zé)

4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件和外來(lái)文件(包括顧客提供的文件)控制的責(zé)任部門(mén)。

4.2各有關(guān)部門(mén)為各自專用文件及資料控制的責(zé)任部門(mén)。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類及編號(hào)

1)文件和資料主要分為如下幾類:

a.質(zhì)量手冊(cè)

b.質(zhì)量體系程序文件

c.管理文件

d.作業(yè)文件及其它資料

e.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件

f.各類標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)

2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。

3)文件的編寫(xiě)

a.質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫(xiě)。

b.質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門(mén)組織編寫(xiě)。

一個(gè)程序文件基本上就是一個(gè)控制文件,它是用來(lái)規(guī)定“質(zhì)量手冊(cè)”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實(shí)際操作,一個(gè)程序文件可以起草用來(lái)填充任何相關(guān)的需要,同時(shí)必須用特別提供的文件格式。

c.管理文件由人力資源及行政部負(fù)責(zé)編寫(xiě).

d.一個(gè)程序文件由任何對(duì)執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草,這個(gè)人或組織應(yīng)該是:

a.有權(quán)力或能力改變操作

b.對(duì)結(jié)果負(fù)解釋權(quán)和責(zé)任

c.對(duì)主題具有透徹的理解。

一個(gè)程序文件對(duì)它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準(zhǔn)確而詳細(xì)的,對(duì)它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的,負(fù)責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。

4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):

一個(gè)封面包含:

a.格式上的唯一識(shí)別碼。如:wsc.sz._―yy、wsc.sz._____.yy等。

b.頒布日期和版本號(hào)。

c.程序文件的標(biāo)題-----描述該文件的內(nèi)容。

d.起草者,審核者和批準(zhǔn)者的簽名。

e.從封面開(kāi)始,包括附錄在內(nèi)每頁(yè)必須標(biāo)注“版本號(hào)”、“第_頁(yè)共y頁(yè)”和“文件編號(hào)”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁(yè):“版本變更記錄”

5.3文件的審批

1)質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2)質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě),職能部門(mén)經(jīng)理/指定人員審核并由管理者代表/部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

3)管理文件由人力資源及行政部編寫(xiě),部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn).

5.4文件登記、發(fā)放、借閱

1)文件中心在公共盤(pán)上建立有效文件的清單,對(duì)所有質(zhì)量體系文件進(jìn)行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)后,由文件中心在原件首頁(yè)上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁(yè)上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。同時(shí)更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進(jìn)行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時(shí)須在首頁(yè)上加蓋紅色“issueto”章。

2)單頁(yè)或多頁(yè)子文件發(fā)放程序同一般文件。

3)當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等)而需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí),由申請(qǐng)者向dcc提出,經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料,需收回相應(yīng)的舊文件和資料;丟失或破損而補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。

4)提供給顧客和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購(gòu)管理部,采購(gòu)管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認(rèn)更新版本已收,并同時(shí)對(duì)舊版本進(jìn)行收回作廢簽名承諾,然后負(fù)責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時(shí)收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

6)按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動(dòng)失效,由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。

7)對(duì)于工程部設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進(jìn)行簡(jiǎn)單的控制:

a.登記:工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計(jì)和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經(jīng)顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單(avllist),由設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。

b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令(mo)發(fā)放到設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中心的制造小組,無(wú)須建立文件發(fā)放記錄。采購(gòu)件圖紙和avllist發(fā)放到采購(gòu)部和質(zhì)量部,需建立文件發(fā)放記錄。

c.更改:當(dāng)草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計(jì)的原因或客戶的更改要求進(jìn)行升版時(shí),工程部負(fù)責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購(gòu)件圖紙由采購(gòu)部通知供應(yīng)商作廢,然后收回。

d.文件收回:當(dāng)新產(chǎn)品準(zhǔn)備進(jìn)入小批量生產(chǎn)時(shí),工程部會(huì)將原來(lái)的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級(jí)為正式版。同時(shí)會(huì)通過(guò)agile輸入系統(tǒng)。此時(shí)任何草稿版的文件將自動(dòng)作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和avllist將被收回。采購(gòu)件圖紙由采購(gòu)部通知供應(yīng)商并收回,然后發(fā)放正式

版采購(gòu)件圖紙。

5.5文件的更改

1)文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件原設(shè)計(jì)或編制部門(mén)(人)直接把升級(jí)版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

2)文件更改的審核、批準(zhǔn)一般情況下應(yīng)由原審批部門(mén)及人員進(jìn)行,當(dāng)發(fā)生機(jī)構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時(shí)應(yīng)由替代職能部門(mén)及人員審批。

3)文件升級(jí)以后,原來(lái)低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷(xiāo)毀,在有效的文件清單中加以標(biāo)識(shí)。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷(xiāo)毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫(xiě)《作廢文件通知》交文件中心。

4)一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計(jì)部門(mén)進(jìn)行,更改非本部門(mén)設(shè)計(jì)或編制的文件,必須有原設(shè)計(jì)或編制部門(mén)的書(shū)面授權(quán),并提供有關(guān)的背景資料。

5)文件中心接收到來(lái)自文件起草人或其接任者的通知,說(shuō)明一個(gè)文件已經(jīng)作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫(kù)中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。

6)所有程序文件,作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存三年。

5.7顧客提供的文件的控制

1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負(fù)責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單,按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新,由項(xiàng)目經(jīng)理控制。當(dāng)這些文件需要更新時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理或負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項(xiàng)目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色'received'接受章,然后按項(xiàng)目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報(bào)廢由項(xiàng)目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財(cái)產(chǎn),在沒(méi)有得到顧客的書(shū)面授權(quán)時(shí),絕對(duì)不可擴(kuò)散和傳播。

2)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

3)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國(guó)家的法律、法規(guī)性文件的有效性。

4)顧客文件長(zhǎng)期保持在文件中心。

5.8各類標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)清單,由使用者直接向文件中心借閱。

5.9主要文件和資料的編號(hào)法則

1)質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)說(shuō)明

wsc-sz/qem-__

手冊(cè)的版本號(hào)

手冊(cè)英文縮寫(xiě)

深圳z公司英文名稱簡(jiǎn)稱

圖表1

2)質(zhì)量體系程序文件的編號(hào)說(shuō)明

wsc.sz._-yy

程序文件序號(hào)(從01開(kāi)始的流水號(hào))

質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)要素序號(hào)

深圳(英文縮寫(xiě))

深圳z公司

_注:其中“_”是質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)的要素序號(hào),對(duì)于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的,按質(zhì)量手冊(cè)中的序號(hào)分配,無(wú)法并入質(zhì)量手冊(cè)的要素序號(hào)的文件,統(tǒng)一分配“4”。

3)管理/作業(yè)文件的編號(hào)說(shuō)明

wsc.sz._____.yy

管理/作業(yè)文件序號(hào)(從01開(kāi)始的流水號(hào))

管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫(xiě))

深圳(英文縮寫(xiě))

深圳z公司

4)產(chǎn)品文件的編號(hào)說(shuō)明

由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對(duì)應(yīng)。機(jī)柜產(chǎn)品稱作pi,電子組裝產(chǎn)品稱作mpi。

5)質(zhì)量記錄的編號(hào)說(shuō)明

form_._y-zissuea

版本號(hào)(從1開(kāi)始的流水號(hào))

序列號(hào)(從1開(kāi)始的流水號(hào))

從a開(kāi)始的流水號(hào)

質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)要素序號(hào)

6.0文件中心使用的樣章

“分發(fā)”章

內(nèi)部文件'原件'章

外部文件“收到”章

“非受控”章

“給供應(yīng)商”章

'作廢'章

'一次性使用'章

7.0文件控制流程圖(見(jiàn)下頁(yè))

8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:

8.1《文件借閱記錄單》

8.2《文件分發(fā)記錄單》

8.3《作廢文件通知》

附加說(shuō)明

本程序由質(zhì)量部提出

第3篇 成本管理體系文件控制工作程序

成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實(shí)施并保持成本管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù),對(duì)文件進(jìn)行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進(jìn)成本管理體系的有效運(yùn)行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關(guān)的所有文件。

3、職責(zé)

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門(mén)和單位的管理文件由各部門(mén)和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負(fù)責(zé)正確使用和維護(hù)文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領(lǐng)性文件:成本管理手冊(cè);

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發(fā)生過(guò)程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標(biāo)準(zhǔn)成本、成本預(yù)算、成本計(jì)劃、成本控制方案等。

上述三個(gè)層次文件的關(guān)系見(jiàn)《成本管理手冊(cè)》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)進(jìn)行,成本管理體系綱領(lǐng)性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過(guò)程的文件由相應(yīng)的職能部門(mén)和單位負(fù)責(zé)編制。

4.2.2文件的編制應(yīng)注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應(yīng),注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內(nèi)容應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng),該說(shuō)的一定要說(shuō)到;

c)所編制的文件一定要結(jié)合本公司的實(shí)際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī)相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標(biāo)準(zhǔn);

f)文件作為成本管理活動(dòng)的依據(jù),其內(nèi)容必須科學(xué)合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評(píng)審

4.3.1文件的編寫(xiě)完成后和在實(shí)施過(guò)程中必須進(jìn)行評(píng)審,確保其充分性和適宜性。文件的評(píng)審應(yīng)由文件的批準(zhǔn)人或文件主管部門(mén)組織進(jìn)行,并做好《文件評(píng)審記錄》。

4.3.2對(duì)文件評(píng)審的結(jié)果,可確定是否需要修改和補(bǔ)充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準(zhǔn)。

4.3.3文件評(píng)審的方式可采用會(huì)議評(píng)審,也可采用會(huì)簽評(píng)審。

4.4文件的批準(zhǔn)

4.4.1文件的批準(zhǔn)應(yīng)按授權(quán)范圍進(jìn)行,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《成本管理手冊(cè)》,體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過(guò)程的文件及其他文件應(yīng)由相應(yīng)層次的授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.4.2未得到有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)的文件屬無(wú)效文件,一律不得使用,使用文件的部門(mén)/單位和各類人員在使用文件之前應(yīng)首先確認(rèn)文件批準(zhǔn)的有效性。

4.4.3文件批準(zhǔn)的方式應(yīng)以授權(quán)人員的簽字為準(zhǔn)。

4.4.4對(duì)外來(lái)文件,相關(guān)授權(quán)人員也應(yīng)進(jìn)行批準(zhǔn),批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發(fā)放

4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門(mén)進(jìn)行,其發(fā)放的范圍應(yīng)得到批準(zhǔn),并嚴(yán)格按已批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場(chǎng)所都能及時(shí)得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門(mén)的文件管理人員填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號(hào),文件的領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》中簽字領(lǐng)取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領(lǐng)取文件后應(yīng)及時(shí)將文件送達(dá)到有關(guān)人員,以防止因文件影響成本管理活動(dòng)。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門(mén)及文件持有人,在使用文件時(shí)應(yīng)全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范成本管理活動(dòng)和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時(shí)各部門(mén)和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識(shí)別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過(guò)程中各部門(mén)和單位及各類人員應(yīng)保護(hù)和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當(dāng)所使用的文件損壞嚴(yán)重,影響使用時(shí),文件持有人或文件管理員應(yīng)到文件管理部門(mén)辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補(bǔ)發(fā)新文件,其分發(fā)號(hào)可繼續(xù)沿用原分發(fā)號(hào),文件管理部門(mén)在補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。

4.6.4文件管理部門(mén)對(duì)已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。

4.6.5當(dāng)文件使用部門(mén)/單位和使用人員不慎丟失文件后,應(yīng)按4.6.3條有關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),但責(zé)任人必須做出書(shū)面檢討或說(shuō)明原因。若文件管理部門(mén)在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),給出新的分發(fā)控制號(hào),應(yīng)注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢,必要時(shí)將丟失的文件通知有關(guān)部門(mén)和單位。

4.6.6文件在使用過(guò)程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時(shí),有關(guān)部門(mén)/單位和人員應(yīng)予以記錄,并與文件管理部門(mén)聯(lián)系更改,可按4.7條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應(yīng)由文件的使用部門(mén)或文件管理部門(mén)提出,并說(shuō)明更改原因,報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體實(shí)施由文件的主管部門(mén)組織進(jìn)行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準(zhǔn),原則上應(yīng)由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn),如原批準(zhǔn)人不在時(shí),可由接替其職務(wù)的人員進(jìn)行批準(zhǔn),但必須掌握原批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進(jìn)行換頁(yè)處理,并注明更改狀態(tài)標(biāo)識(shí)和生效日期。對(duì)重要更改,由文件主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議,闡明更改內(nèi)容和性質(zhì),并將更改后的精神層層傳達(dá)到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門(mén)應(yīng)及時(shí)修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場(chǎng)合能識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度更改時(shí),應(yīng)進(jìn)行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進(jìn)行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.8.3換版后的文件發(fā)放時(shí),應(yīng)收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應(yīng)由文件管理部門(mén)按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫(xiě)《作廢文件登記表》,確保從所有使用場(chǎng)所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預(yù)期使用。

4.9.2對(duì)收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門(mén)應(yīng)統(tǒng)一銷(xiāo)毀,并作好《文件銷(xiāo)毀記錄》。

4.9.3對(duì)需要作為歷史資料保留的作廢文件,應(yīng)由文件管理部門(mén)加蓋“作廢保留文件”印章進(jìn)行標(biāo)識(shí)。對(duì)作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導(dǎo)成本管理活動(dòng)和向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

4.10文件的管理

4.10.1文件應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識(shí),以確保有效使用。各部門(mén)和單位應(yīng)按以下編號(hào)規(guī)則正確實(shí)施文件編號(hào)。

注:文件類號(hào):sc――成本管理手冊(cè)

c_――程序文件

gz――規(guī)章制度

ys――預(yù)算

de――定額

jh――計(jì)劃

fa――方案

例:《文件控制程序》的編號(hào)為:××/c_-01-2006其中:××――××機(jī)械制造有限公司;c_――程序文件;01――第1號(hào)程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應(yīng)歸檔保存,文件管理員應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應(yīng)有備份,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關(guān)文件時(shí),應(yīng)辦理借閱手續(xù),經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應(yīng)由文件管理員負(fù)責(zé)收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)主管部門(mén)、顧客等)提供文件,以證實(shí)本公司成本管理和成本保證能力時(shí),文件主管部門(mén)只提供《成本管理手冊(cè)》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過(guò)程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時(shí),應(yīng)由體系負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。當(dāng)所提供的受控文件修改時(shí),也應(yīng)按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門(mén)和單位應(yīng)建立本部門(mén)/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報(bào)成本部。成本部負(fù)責(zé)建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門(mén)和各類人員能識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”印章作為受控的標(biāo)識(shí),非受控文件可不作非受控標(biāo)識(shí),但仍然按規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。

4.10.7文件復(fù)制(包括:復(fù)印、拷貝等),必須經(jīng)本部門(mén)/單位或文件主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并按批準(zhǔn)的份數(shù)復(fù)制。受控文件的復(fù)制必須重新加蓋“受控文件”印章,復(fù)制件的發(fā)放,也應(yīng)按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.10.8各部門(mén)和單位使用的有效文件,應(yīng)保持清晰可辯,標(biāo)識(shí)正確,易于識(shí)別,存貯應(yīng)便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號(hào)進(jìn)行分類,確保使用時(shí)能快速查找。

4.10.9文件主管部門(mén)和各部門(mén)/單位的文件管理員應(yīng)按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫(xiě)《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)處理。

4.10.10各部門(mén)和單位對(duì)現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應(yīng)注意文件的保密性,對(duì)文件的保密內(nèi)容不得向外透漏,必要時(shí)應(yīng)在文件上進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)。

4.11外來(lái)文件的控制

文件的歸口主管部門(mén)和各類文件的管理部門(mén)及單位應(yīng)確保識(shí)別外來(lái)文件,必要時(shí)對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。直接引用的外來(lái)文件,如標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等,應(yīng)由文件歸口管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可使用。對(duì)外來(lái)文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。

4.12對(duì)提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應(yīng)按《記錄控制程序》執(zhí)行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發(fā)放登記表》

6.2《文件評(píng)審記錄》

6.3《現(xiàn)行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷(xiāo)毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

第4篇 qdms質(zhì)量體系文件管理專員工作職責(zé)與職位要求

職位描述：

職責(zé)描述：

responsibility

control of all quality management system documentation and internal/e_ternal engineering specifications， bom and drawings， including

· format control and m計(jì)算機(jī)技術(shù)nt計(jì)算機(jī)技術(shù)n of qms documents

· uploading qms documents to intranet， release and distribution process follow up

· control of engineering specifications， bom and drawings

· release and m計(jì)算機(jī)技術(shù)nt計(jì)算機(jī)技術(shù)n bom information in erp system

support the quality system manager in the improvement of processes

assure implementation of corporate part number standards

collect and administrate technical standards， e.g. gb and din standards

support in internal audit

support in monthly non-financial kpi data collection

other assistant tasks assigned by manager

職位要求：

qualifications

· bachelor degree or equivalent combination of education and e_perience

· proficient in both written and spoken english

· proficiency in microsoft office software

· major in engineering is a plus

· strong organizational skills and ability to review/update processes/procedures