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第1篇 監(jiān)理文件資料管理規(guī)定
1? 范圍
本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。
2? 引用文件和術(shù)語
q/04-206.305-2006? 工程檔案管理規(guī)定
3? 職責(zé)
3.1? 總監(jiān)理工程師
3.1.1? 組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定，指定信息管理員。
3.1.2? 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3? 組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。
3.2? 專業(yè)監(jiān)理工程師
負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理，積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3? 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定，實(shí)施文件資料的具體操作管理。
4? 控制程序
4.1? 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點(diǎn)，結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程，并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。
4.2? 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定，結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。
4.3? 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料，都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員，進(jìn)行集中收發(fā)和管理。
4.3.1? 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后，首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記，建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來文件要建立記錄臺(tái)帳，臺(tái)帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。
4.3.2? 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括：
a)? 監(jiān)理合同；
b)? 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；
c)? 監(jiān)理指令；
d)? 監(jiān)理工作日志；
e)? 監(jiān)理周（月）報(bào)；
f)? 會(huì)議紀(jì)要；
g)? 審核簽認(rèn)文件；
h)? 工程質(zhì)量認(rèn)證文件；
i)? 危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料；
j)? 工程款支付證明；
k)? 工程驗(yàn)收記錄；
l)? 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告；
m)? 各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬；
n)? 工程施工文件資料；
o)? 工程收函；
p)? 勘察、設(shè)計(jì)文件；
q)? 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等；
r)? 顧客提供的（包括設(shè)計(jì)圖紙）資料等；
s)? 涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3? 工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類存放，并建立目錄。同時(shí)建立定期盤點(diǎn)機(jī)制，定期檢查文件的關(guān)閉情況，對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。
4.4? 建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄，工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5? 工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)；編、審、批簽字齊全，標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議，由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng)，建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)，以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6?? 對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料，由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記，由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后，填寫“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。
4.7?? 對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查，確保其處于有效期內(nèi)；嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
第2篇 學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件資料管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件、資料管理規(guī)定
(一)凡接到學(xué)校、集團(tuán)印發(fā)的文件,都必須進(jìn)行編號(hào)登記。
(二)需要傳閱學(xué)習(xí)的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學(xué)習(xí)。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時(shí)收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對(duì)過期作廢或無保存價(jià)值的文件,資料要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
(五)對(duì)有保留價(jià)值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時(shí)歸檔。
第3篇 關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定
關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定
1 總則。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。
2 項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項(xiàng)目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。
4 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對(duì)其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。
5 對(duì)設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知,承包商提交的工程變更申請(qǐng),監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報(bào)告等重要文件,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到文件資料24小時(shí)之內(nèi)必須上報(bào)業(yè)主。
6 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時(shí)將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。
7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規(guī)定對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評(píng)或通報(bào)批評(píng);情節(jié)嚴(yán)重的,通報(bào)批評(píng)并處50-1000元罰款。
第4篇 地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作,確保檔案的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2. 公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3．公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4. 公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5. 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6. 公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7. 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8. 公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9. 公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12. 公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2. 在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3．案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;2) 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4. 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5. 全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3．借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5. 總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案?jìng)浞菀?guī)定公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2. 對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3．檔案管理員要定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
第5篇 工程項(xiàng)目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項(xiàng)目文件資料管理包括整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項(xiàng)目資料,竣工圖等。
2、由資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對(duì)相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。
3、文書與資料處理要點(diǎn)
1) 項(xiàng)目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項(xiàng)目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時(shí)交項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。
3) 對(duì)于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對(duì)于涉及有關(guān)項(xiàng)目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對(duì)于上級(jí)有關(guān)印有密級(jí)的文件,項(xiàng)目不準(zhǔn)擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號(hào)系統(tǒng)并實(shí)行分級(jí)管理,并將來函的收入文件也納入編號(hào)系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級(jí)管理
① 一級(jí)文件:必須由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計(jì);季、月度計(jì)劃;重要的會(huì)議記錄[[(必須由參加會(huì)議各方對(duì)整理后的《會(huì)議紀(jì)要》簽名后有效)。
② 二級(jí)文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)
③ 三級(jí)文件: 會(huì)議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級(jí)文件由項(xiàng)目部辦公室分發(fā);二級(jí)文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項(xiàng)目部辦公室收文、編號(hào)并分送有關(guān)部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時(shí)間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個(gè)月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時(shí)間隨時(shí)可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項(xiàng)目。
7) 檔案的檢查、核對(duì)及移交
工程檔案定期進(jìn)行檢查核對(duì),做到帳物相符,待工程竣工后,工程評(píng)定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。
第6篇 _地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作,確保檔案的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況,特制定檔案資料管理制度如下:
第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
1)對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
2)對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存;
3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
