- 目錄
第1篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定怎么寫
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設(shè)備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責(zé):
(一)、公司綜合管理部辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設(shè)備的采購;
辦公設(shè)備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的登記、建帳、詳細(xì)記錄領(lǐng)用領(lǐng)出及移交的情況;
異地管理處的辦公用品采購自行負(fù)責(zé),但必須提交申購計劃經(jīng)綜合管理部批準(zhǔn)后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導(dǎo)價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經(jīng)理每年年底對為公司提供辦公用品供應(yīng)商進行評估。
評估后,建立《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》,由辦公用品管理員按照經(jīng)理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內(nèi)供商購買辦公用品,辦公用品管理員應(yīng)向經(jīng)理申請,經(jīng)核準(zhǔn)后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領(lǐng)用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。
新員工領(lǐng)取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領(lǐng)
1、各部門、各項目內(nèi)勤人員每月25日之前根據(jù)辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上報綜合管理部。
如有超出額定計劃應(yīng)報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、本部門(項目)經(jīng)理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行確認(rèn)。
3、綜合管理部根據(jù)各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據(jù)審批的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務(wù)必準(zhǔn)備完畢。
5、各部門、各項目領(lǐng)用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上簽字確認(rèn)。
6、如需購置固定資產(chǎn)、辦公家俱、辦公設(shè)備(200元以上)或非計劃內(nèi)辦公用品,應(yīng)填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經(jīng)理簽字后報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、綜合管理部或異地項目應(yīng)配備一定數(shù)量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領(lǐng)用,臨時領(lǐng)用需填寫《辦公用品臨時領(lǐng)用單》,由部門(項目)經(jīng)理簽字確認(rèn),綜合管理部或異地項目內(nèi)勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產(chǎn)的管理
(一)、部門/項目固定資產(chǎn)的配備。
(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》;2、綜合管理部負(fù)責(zé)公司職能部門的固定資產(chǎn)采購,并根據(jù)部門(項目)辦公設(shè)備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產(chǎn)臺帳。
(二)、固定資產(chǎn)報損管理
1、部門(項目)根據(jù)《固定資產(chǎn)報廢年限表》上報辦公設(shè)備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經(jīng)總經(jīng)理審批。
正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。
對于勘察屬實情況,綜合管理部經(jīng)理給予確認(rèn)。
在《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負(fù)責(zé)安排維修。
對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經(jīng)理申請購買。
如因保管或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設(shè)備及家具進行清查盤點。
市內(nèi)項目需現(xiàn)場盤點,異地項目每半年現(xiàn)場盤點一次。
附:辦公用品領(lǐng)用定額說明。
(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)1.低值易耗辦公用品消耗定額:部門經(jīng)理及主管:4元/人月經(jīng)理及主管以下員工:3元/人月。
經(jīng)理及經(jīng)理助理:4元/人月。
經(jīng)理及助理以下員工:3元/人月。
2. 電腦及復(fù)印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月。
刻錄光盤:2張/月。
(2)a4復(fù)印紙:根據(jù)耗材設(shè)備的不同配置,打印機:1包/月;
復(fù)印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復(fù)印機墨粉:1支/2月;
激光打印機硒鼓:1個/3月;
針式打印機色帶:1個/月;
噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。
)3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤附: 《固定資產(chǎn)報廢年限表》編號:項目分類項目名稱報廢年限說明辦公設(shè)備裝訂機20年攝像機15年傳真機10年掃描儀10年顯示器防護屏10年插座10年ups電源10年集線器10年照相機10年塑封機10年復(fù)印機8年電話機6年計算機顯示器6年計算機主機6年調(diào)制解調(diào)器6年打印機6年鍵盤6年音箱6年刻錄機6年幻燈機6年驗鈔機6年計算器6年鼠標(biāo)4年辦公家具文件柜10年更衣柜10年保險柜8年辦公桌7年辦公椅7年電鍍椅7年電腦椅6年接待椅6年飲水機6年白板6年
四、支持性表格《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》wh-h-b-001《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》wh-h-b-002《辦公用品申購單》wh-h-b-003《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-h-b-004《固定資產(chǎn)報損、報廢單》wh-h-b-005《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》
第2篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定格式怎樣的
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設(shè)備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責(zé):
(一)、公司綜合管理部辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設(shè)備的采購;
辦公設(shè)備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的登記、建帳、詳細(xì)記錄領(lǐng)用領(lǐng)出及移交的情況;
異地管理處的辦公用品采購自行負(fù)責(zé),但必須提交申購計劃經(jīng)綜合管理部批準(zhǔn)后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導(dǎo)價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經(jīng)理每年年底對為公司提供辦公用品供應(yīng)商進行評估。
評估后,建立《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》,由辦公用品管理員按照經(jīng)理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內(nèi)供商購買辦公用品,辦公用品管理員應(yīng)向經(jīng)理申請,經(jīng)核準(zhǔn)后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領(lǐng)用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。
新員工領(lǐng)取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領(lǐng)
1、各部門、各項目內(nèi)勤人員每月25日之前根據(jù)辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上報綜合管理部。
如有超出額定計劃應(yīng)報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、本部門(項目)經(jīng)理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行確認(rèn)。
3、綜合管理部根據(jù)各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據(jù)審批的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務(wù)必準(zhǔn)備完畢。
5、各部門、各項目領(lǐng)用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上簽字確認(rèn)。
6、如需購置固定資產(chǎn)、辦公家俱、辦公設(shè)備(200元以上)或非計劃內(nèi)辦公用品,應(yīng)填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經(jīng)理簽字后報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、綜合管理部或異地項目應(yīng)配備一定數(shù)量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領(lǐng)用,臨時領(lǐng)用需填寫《辦公用品臨時領(lǐng)用單》,由部門(項目)經(jīng)理簽字確認(rèn),綜合管理部或異地項目內(nèi)勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產(chǎn)的管理
(一)、部門/項目固定資產(chǎn)的配備。
(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》;2、綜合管理部負(fù)責(zé)公司職能部門的固定資產(chǎn)采購,并根據(jù)部門(項目)辦公設(shè)備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產(chǎn)臺帳。
(二)、固定資產(chǎn)報損管理
1、部門(項目)根據(jù)《固定資產(chǎn)報廢年限表》上報辦公設(shè)備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經(jīng)總經(jīng)理審批。
正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。
對于勘察屬實情況,綜合管理部經(jīng)理給予確認(rèn)。
在《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負(fù)責(zé)安排維修。
對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經(jīng)理申請購買。
如因保管或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設(shè)備及家具進行清查盤點。
市內(nèi)項目需現(xiàn)場盤點,異地項目每半年現(xiàn)場盤點一次。
附:辦公用品領(lǐng)用定額說明。
(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)1.低值易耗辦公用品消耗定額:部門經(jīng)理及主管:4元/人月經(jīng)理及主管以下員工:3元/人月。
經(jīng)理及經(jīng)理助理:4元/人月。
經(jīng)理及助理以下員工:3元/人月。
2. 電腦及復(fù)印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月。
刻錄光盤:2張/月。
(2)a4復(fù)印紙:根據(jù)耗材設(shè)備的不同配置,打印機:1包/月;
復(fù)印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復(fù)印機墨粉:1支/2月;
激光打印機硒鼓:1個/3月;
針式打印機色帶:1個/月;
噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。
)3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤附: 《固定資產(chǎn)報廢年限表》編號:項目分類項目名稱報廢年限說明辦公設(shè)備裝訂機20年攝像機15年傳真機10年掃描儀10年顯示器防護屏10年插座10年ups電源10年集線器10年照相機10年塑封機10年復(fù)印機8年電話機6年計算機顯示器6年計算機主機6年調(diào)制解調(diào)器6年打印機6年鍵盤6年音箱6年刻錄機6年幻燈機6年驗鈔機6年計算器6年鼠標(biāo)4年辦公家具文件柜10年更衣柜10年保險柜8年辦公桌7年辦公椅7年電鍍椅7年電腦椅6年接待椅6年飲水機6年白板6年
四、支持性表格《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》wh-h-b-001《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》wh-h-b-002《辦公用品申購單》wh-h-b-003《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-h-b-004《固定資產(chǎn)報損、報廢單》wh-h-b-005《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》
第3篇 雅居樂物業(yè)印章管理規(guī)定
雅居物業(yè)印章管理規(guī)定
為了規(guī)范印章使用,建立嚴(yán)格的印章使用審批流程,避免給公司帶來損失,特制定本規(guī)定。
一、公章類型:
1、公司公章、公司合同章、公司財務(wù)專用章、項目管理處章、部門用章
二、使用范圍:
1、公司公章代表公司行為,具有最高效力;關(guān)于公司印章管理權(quán)在綜合管理部,公司財務(wù)專用章及合同章由財務(wù)部負(fù)責(zé)管理。
2、公司合同章用于公司對外簽定合同使用,不得用于其他方面;
3、公司財務(wù)專用章用于財務(wù)票據(jù)簽發(fā)和各種押金、收據(jù)用章;
4、項目管理處章代表項目管理處管理行為,只用于管理處日常管理和運做需要用章,不得隨意用于其他方面;
5、部門用章代表公司職能部門行為,一般用在專業(yè)管理規(guī)定或者通知、工作聯(lián)系函等方面。
三、印章的申請和使用:
1、由于工作需要,各部門(管理處)申請印章必須向公司申請,經(jīng)總經(jīng)理審批允許后,由綜合管理部負(fù)責(zé)刻制,并予留《印簽式樣》(異地項目自行刻制,但需向綜合管理部提交印簽式樣)。印章由專人管理,管理印章員由綜合管理部經(jīng)理指定,異地項目印章管理由綜合管理部業(yè)務(wù)歸口管理人員負(fù)責(zé)保管。
2、各分公司、部門、項目公章應(yīng)設(shè)專人管理。
3、加蓋公章應(yīng)由經(jīng)手人填寫用《用印審批表》,并由公司或各部門(項目)負(fù)責(zé)人審核需蓋章的文件內(nèi)容。
4、加蓋公司或分公司公章需經(jīng)公司或分公司總經(jīng)理批準(zhǔn),加蓋各部門、各項目印章需經(jīng)部門及項目經(jīng)理批準(zhǔn),加蓋會館印章應(yīng)由主管經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、各項目人員出入證、車輛出入證、裝修許可證等需加蓋公章時必須在結(jié)款后用印,并進行詳細(xì)登記。
四、印章的管理:
1、印章不得隨意由他人使用。印章使用人領(lǐng)用使用完畢后立即歸還。
2、不按照公司印章管理規(guī)定私自用章者予以辭退。
3、由于印章管理不善印章流失到外部,造成公司名譽損失或經(jīng)濟損失,印章管理員予以辭退;或領(lǐng)用人使用后未歸還造成公司名譽損失或經(jīng)濟損失,領(lǐng)用人予以辭退。
4、管理處籌建完畢后,起用新管理用章,須經(jīng)過公司綜合管理部下發(fā)'關(guān)于啟用___物業(yè)管理中心'印章的通知后方可正式使用。
五、印章的銷毀:
1、分公司或者項目(部門)撤消,所有用章統(tǒng)一由綜合管理部收取并銷毀,任何人不得私自保留公司用章或者項目用章。違反規(guī)定,將追究相關(guān)人員責(zé)任。
六、支持性表格:
《用印審批表》wh-zh-b-009
《印簽式樣》wh-zh-b-010
第4篇 雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀(jì)要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關(guān)進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負(fù)責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經(jīng)理進行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認(rèn)為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關(guān)人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補充和糾正事項應(yīng)通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內(nèi)完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔(dān)責(zé)任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部負(fù)責(zé)人匯報。
7、回復(fù)、存檔
1)辦理完的公文,需要回復(fù)時,由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點準(zhǔn)確。
4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
5)請示問題的公文應(yīng)采取一文一事。
6)對內(nèi)對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門草擬,對外來公文的復(fù)文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專用術(shù)語正確并書寫清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達(dá)到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關(guān)部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務(wù)部門代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門或項目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負(fù)有完全責(zé)任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-_-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-_-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-_-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-_-004)
第5篇 雅居樂物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
雅居物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
為有效地利用公司的圖書資料,加強圖書資料的管理,結(jié)合公司實際情況,制定本管理規(guī)定。
一、圖書資料的管理:
1、公司所有圖書資料統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)管理,綜合管理部應(yīng)指定一名管理員負(fù)責(zé)該項工作。
2、公司圖書及報刊雜志由綜合管理部統(tǒng)一購買、管理;公司各部門所購圖書、訂閱刊物應(yīng)在綜合管理部進行登記、編號、辦理借閱手續(xù)后方可借出。
3、管理員負(fù)責(zé)建立《圖書資料登記簿》(含電子版),及時補充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清點公司所有的圖書資料。
二、圖書資料的采購:
1、各類新購圖書必須在綜合管理部辦理圖書入庫手續(xù),出庫手續(xù)由綜合管理部統(tǒng)一辦理并保管,各部門需用時直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。異地項目由綜合管理部業(yè)務(wù)歸口部門管理;
2、管理員應(yīng)對圖書進行統(tǒng)一登記,將書名、出版社名稱、出版日期、購買日期、金額及其他資料詳細(xì)登記于'圖書資料登記簿'內(nèi),并填制圖書卡插放于圖書之末頁。
3、各部門、個人如因工作需要購買圖書資料的,應(yīng)事先查詢'公司圖書資料登記簿',避免重復(fù)購買。確有必要的,必須先經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽批,報綜合管理部審核批準(zhǔn)。事先未經(jīng)批準(zhǔn)購買的圖書資料一律不予報銷。
4、圖書購回后,購書人應(yīng)到綜合管理部門辦理圖書入庫手續(xù),辦理圖書報銷手續(xù)時,必須提供圖書發(fā)票單、入庫單及有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字方可辦理。
借書人僅限于本公司員工。
三、圖書資料的使用:
1、借閱對象:物業(yè)公司全體員工。
2、員工欲借書可先查閱《公司圖書資料登記簿》,再填寫借閱單向管理員取書。管理員將圖書交予借書人時,應(yīng)先抽出圖書卡,由借書人簽字后,一并與借閱單妥為保管。
3、員工還書時應(yīng)將所借圖書交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書人作廢外,并應(yīng)將圖書卡放回書內(nèi)。借書時間限于辦公時間內(nèi)上午11點30分至12點,下午5點至5點30分。
4、雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。到期應(yīng)立即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借二次為限。
5、雜志每次限借一冊;圖書每次限借兩冊。
6、辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書,原則上不外借,但確因工作需要必須閱覽者限于當(dāng)日歸還。
7、員工所借之圖書,如遇清點或公司業(yè)務(wù)急需時,應(yīng)馬上歸還,借書人不得拒絕。
8、員工應(yīng)愛惜圖書資料,不得在所借圖書上圈點、折角。如有破損或遺失,一律按原圖書版本購價的兩倍賠償。
9、員工借書期限屆滿或遇清點期,經(jīng)通知仍不還書者,停止其借書權(quán)三個月,并按一天10元進行處罰。
10、人員調(diào)出或離職時必須將所借圖書歸還,否則按規(guī)定扣薪。
3、借閱時間:雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。
本規(guī)定所指的圖書資料包括圖書、期刊雜志、公司購買設(shè)備、軟件、系統(tǒng)的說明書、培訓(xùn)資料、操作手冊,管理文本等。
四、支持性表格:
《圖書資料登記薄》wh-zh-t-001
《圖書資料借用登記表》wh-zh-t-002
第6篇 雅居樂物業(yè)印章管理規(guī)定怎么寫
雅居物業(yè)印章管理規(guī)定為了規(guī)范印章使用,建立嚴(yán)格的印章使用審批流程,避免給公司帶來損失,特制定本規(guī)定。
一、公章類型:
1、公司公章、公司合同章、公司財務(wù)專用章、項目管理處章、部門用章
二、使用范圍:
1、公司公章代表公司行為,具有最高效力;
關(guān)于公司印章管理權(quán)在綜合管理部,公司財務(wù)專用章及合同章由財務(wù)部負(fù)責(zé)管理。
2、公司合同章用于公司對外簽定合同使用,不得用于其他方面;3、公司財務(wù)專用章用于財務(wù)票據(jù)簽發(fā)和各種押金、收據(jù)用章;
4、項目管理處章代表項目管理處管理行為,只用于管理處日常管理和運做需要用章,不得隨意用于其他方面;
5、部門用章代表公司職能部門行為,一般用在專業(yè)管理規(guī)定或者通知、工作聯(lián)系函等方面。
三、印章的申請和使用:
1、由于工作需要,各部門(管理處)申請印章必須向公司申請,經(jīng)總經(jīng)理審批允許后,由綜合管理部負(fù)責(zé)刻制,并予留《印簽式樣》(異地項目自行刻制,但需向綜合管理部提交印簽式樣)。
印章由專人管理,管理印章員由綜合管理部經(jīng)理指定,異地項目印章管理由綜合管理部業(yè)務(wù)歸口管理人員負(fù)責(zé)保管。
2、各分公司、部門、項目公章應(yīng)設(shè)專人管理。
3、加蓋公章應(yīng)由經(jīng)手人填寫用《用印審批表》,并由公司或各部門(項目)負(fù)責(zé)人審核需蓋章的文件內(nèi)容。
4、加蓋公司或分公司公章需經(jīng)公司或分公司總經(jīng)理批準(zhǔn),加蓋各部門、各項目印章需經(jīng)部門及項目經(jīng)理批準(zhǔn),加蓋會館印章應(yīng)由主管經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、各項目人員出入證、車輛出入證、裝修許可證等需加蓋公章時必須在結(jié)款后用印,并進行詳細(xì)登記。
四、印章的管理:
1、印章不得隨意由他人使用。
印章使用人領(lǐng)用使用完畢后立即歸還。
2、不按照公司印章管理規(guī)定私自用章者予以辭退。
3、由于印章管理不善印章流失到外部,造成公司名譽損失或經(jīng)濟損失,印章管理員予以辭退;
或領(lǐng)用人使用后未歸還造成公司名譽損失或經(jīng)濟損失,領(lǐng)用人予以辭退。
4、管理處籌建完畢后,起用新管理用章,須經(jīng)過公司綜合管理部下發(fā)'關(guān)于啟用物業(yè)管理中心'印章的通知后方可正式使用。
五、印章的銷毀:
1、分公司或者項目(部門)撤消,所有用章統(tǒng)一由綜合管理部收取并銷毀,任何人不得私自保留公司用章或者項目用章。
違反規(guī)定,將追究相關(guān)人員責(zé)任。
六、支持性表格:《用印審批表》wh-h-b-009《印簽式樣》
第7篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設(shè)備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責(zé):
(一)、公司綜合管理部
辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設(shè)備的采購;
辦公設(shè)備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的登記、建帳、詳細(xì)記錄領(lǐng)用領(lǐng)出及移交的情況;異地管理處的辦公用品采購自行負(fù)責(zé),但必須提交申購計劃經(jīng)綜合管理部批準(zhǔn)后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導(dǎo)價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經(jīng)理每年年底對為公司提供辦公用品供應(yīng)商進行評估。評估后,建立《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》,由辦公用品管理員按照經(jīng)理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內(nèi)供商購買辦公用品,辦公用品管理員應(yīng)向經(jīng)理申請,經(jīng)核準(zhǔn)后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領(lǐng)用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。新員工領(lǐng)取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領(lǐng)
1、各部門、各項目內(nèi)勤人員每月25日之前根據(jù)辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上報綜合管理部。如有超出額定計劃應(yīng)報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、本部門(項目)經(jīng)理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行確認(rèn)。
3、綜合管理部根據(jù)各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據(jù)審批的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務(wù)必準(zhǔn)備完畢。
5、各部門、各項目領(lǐng)用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計劃》上簽字確認(rèn)。
6、如需購置固定資產(chǎn)、辦公家俱、辦公設(shè)備(200元以上)或非計劃內(nèi)辦公用品,應(yīng)填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經(jīng)理簽字后報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、綜合管理部或異地項目應(yīng)配備一定數(shù)量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領(lǐng)用,臨時領(lǐng)用需填寫《辦公用品臨時領(lǐng)用單》,由部門(項目)經(jīng)理簽字確認(rèn),綜合管理部或異地項目內(nèi)勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產(chǎn)的管理
(一)、部門/項目固定資產(chǎn)的配備。(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產(chǎn)統(tǒng)計表》;
2、綜合管理部負(fù)責(zé)公司職能部門的固定資產(chǎn)采購,并根據(jù)部門(項目)辦公設(shè)備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產(chǎn)臺帳。
(二)、固定資產(chǎn)報損管理
1、部門(項目)根據(jù)《固定資產(chǎn)報廢年限表》上報辦公設(shè)備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經(jīng)總經(jīng)理審批。正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。對于勘察屬實情況,綜合管理部經(jīng)理給予確認(rèn)。在《固定資產(chǎn)報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負(fù)責(zé)安排維修。對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經(jīng)理申請購買。如因保管或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設(shè)備及家具進行清查盤點。市內(nèi)項目需現(xiàn)場盤點,異地項目每半年現(xiàn)場盤點一次。
附:辦公用品領(lǐng)用定額說明。(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)
1.低值易耗辦公用品消耗定額:
部門經(jīng)理及主管:4元/人月
經(jīng)理及主管以下員工:3元/人月。
經(jīng)理及經(jīng)理助理:4元/人月。
經(jīng)理及助理以下員工:3元/人月。
2.電腦及復(fù)印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月?？啼浌獗P:2張/月。
(2)a4復(fù)印紙:根據(jù)耗材設(shè)備的不同配置,打印機:1包/月;復(fù)印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復(fù)印機墨粉:1支/2月;激光打印機硒鼓:1個/3月;針式打印機色帶:1個/月;噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。)
3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤
附: 《固定資產(chǎn)報廢年限表》
編號:
項目分類項目名稱報廢年限說明
辦公設(shè)備裝訂機20年
攝像機15年
傳真機10年
掃描儀10年
顯示器防護屏10年
插座10年
ups電源10年
集線器10年
照相機10年
塑封機10年
復(fù)印機8年
電話機6年
計算機顯示器6年
計算機主機6年
調(diào)制解調(diào)器6年
打印機6年
鍵盤6年
音箱6年
刻錄機6年
幻燈機6年
驗鈔機6年
計算器6年
鼠標(biāo)4年
辦公家具文件柜10年
更衣柜10年
保險柜8年
辦公桌7年
辦公椅7年
電鍍椅7年
電腦椅6年
接待椅6年
飲水機6年
白板6年
四、支持性表格
《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》wh-zh-b-001
《辦公用品(臨時)領(lǐng)用記錄》wh-zh-b-002
《辦公用品申購單》wh
-zh-b-003
《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-zh-b-004
《固定資產(chǎn)報損、報廢單》wh-zh-b-005
第8篇 雅居樂物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
雅居物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
為了保證本公司良好的辦公環(huán)境,形成一個積極向上的工作氛圍,創(chuàng)造更加舒適、整潔的工作環(huán)境,提高工作效率,特制定本規(guī)定。
一、環(huán)境管理規(guī)定
1.綜合管理部前臺文員(或前一晚值班人員)應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)公共區(qū)域內(nèi)必要照明設(shè)備及空調(diào)通風(fēng)設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序及破損情況。
2.公司職能部門員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)××部。'項目服務(wù)中心員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)為您服務(wù)!'
3.會議室、會客室等公共區(qū)域,在使用后應(yīng)及時更換引用水和紙杯,室內(nèi)桌椅擺放整齊,煙灰缸要及時清倒,保持桌面清潔,不得擺放非工作相關(guān)物品。
4.常用辦公設(shè)備(包括:電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話及其他設(shè)備)的使用,應(yīng)按照其正確使用程序和有關(guān)操作說明書進行操作,并按時依據(jù)正常程序?qū)υO(shè)備進行維護,不得用于與工作無關(guān)的事務(wù)。
5.辦公區(qū)墻壁張貼的各類標(biāo)識(如核心價值觀、獲獎證書、業(yè)主錦旗等)應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置于接待大廳內(nèi)。
6.各部門、物業(yè)處每日應(yīng)安排衛(wèi)生值班人員,保持墻面、門、窗的清潔,物品擺放整齊,接待大廳不得堆放任何雜物。
7.各崗位員工不得在辦公室內(nèi)吃零食、早飯、午飯等,不得將與工作無關(guān)的物品擺放在辦公桌上,不得做與工作無關(guān)的事(打私人電話、上網(wǎng)聊天等),不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、打鬧,保持辦公區(qū)的安靜。
8.非主管領(lǐng)導(dǎo)同意,非在崗員工或來訪人員,不得進入辦公區(qū),應(yīng)在接待區(qū)等候。等候時間超過20分鐘的,前臺接待員應(yīng)主動為其提供飲用水。
9.遇到雨、雪等特殊天氣,前一晚值班人員應(yīng)提前在辦公區(qū)門前顯眼位置放置防滑設(shè)施及標(biāo)識,以提醒來往人員注意防滑。
二、物品擺放規(guī)定
1.辦公區(qū)的桌、臺、椅均需按公司統(tǒng)一規(guī)定位置放置,電腦、飲水機、檔案柜等設(shè)施應(yīng)放在適當(dāng)位置(以有效利用辦公空間為準(zhǔn)),不得隨意擺放,所有物品位置經(jīng)公司相關(guān)部門審定后,不得隨意調(diào)整。
2.上班前,應(yīng)規(guī)整當(dāng)天所需用品,將所有用品統(tǒng)一擺放到桌(臺)一側(cè),并做好其他班前準(zhǔn)備工作。
3.上班時,應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放任何與工作無關(guān)的用品,僅可擺放辦公用品(僅含筆筒、文件架、水杯),注意桌面物品擺放有序。員工需離開座位時,必須將桌面清理干凈。
4.下班前,將桌面物品適當(dāng)入柜,將桌(臺)面清理干凈,將重要文件入柜上鎖,不得留在外面或帶走,將辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。
三、安全管理規(guī)定
1.維修部應(yīng)定期檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)情況,如有問題應(yīng)及時解決。
2.保安部應(yīng)定期檢查辦公區(qū)消防設(shè)施的保管及滅火器材的擺放情況,保證其無損壞和丟失現(xiàn)象,并對全體員工進行消防安全培訓(xùn)。
3.各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點,關(guān)好電源,鎖好抽屜、檔案柜及門窗。
4.辦公區(qū)夜間值班人員應(yīng)對辦公區(qū)內(nèi)的各種設(shè)施設(shè)備進行安全檢查,防止遺漏現(xiàn)象。
四、著裝管理規(guī)定
1.公司所有當(dāng)班人員應(yīng)按公司工服管理規(guī)定著工作裝,內(nèi)著襯衣。暫沒有工作裝的人員著職業(yè)裝,男士必須打領(lǐng)帶,女士不得穿露腳趾的涼鞋。當(dāng)班時必須按公司工服管理規(guī)定著裝。
2.公司人員應(yīng)保管好自己的工作裝,不得有毀損。當(dāng)班人員應(yīng)整潔著裝,以保持良好的工作形象。
3.公司當(dāng)班人員必須佩戴胸卡(胸卡上必須有本人1寸彩色照片;部門、崗位名稱準(zhǔn)確),非當(dāng)班人員不得佩戴胸卡、不得在辦公區(qū)內(nèi)停留。
