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簽訂管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了企業(yè)內部的合同簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督以及糾紛處理等多個環(huán)節(jié)，旨在確保企業(yè)交易的安全與效率。該制度旨在規(guī)范員工的行為，降低法律風險，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
包括哪些方面
1. 合同審批流程：明確合同的發(fā)起、審批權限，規(guī)定各級管理人員在合同簽訂過程中的職責。
2. 合同條款設定：規(guī)定合同的基本要素，如價格、期限、支付方式等，以及特殊條款的審查標準。
3. 法律合規(guī)性：強調合同必須符合國家法律法規(guī)，確保所有交易合法有效。
4. 風險評估：建立合同風險評估機制，對潛在風險進行識別和應對。
5. 合同執(zhí)行與監(jiān)控：規(guī)定合同執(zhí)行的跟蹤方法，確保雙方履行義務，并設立監(jiān)控機制。
6. 糾紛處理：設定糾紛解決途徑，包括協(xié)商、調解、仲裁或訴訟，以及相關程序。
7. 文件管理：規(guī)范合同文件的保存、歸檔和查閱流程，保障信息的安全與完整。
重要性
簽訂管理制度的重要性在于：
1. 保障企業(yè)利益：通過規(guī)范合同簽訂過程，防止因疏忽或欺詐導致的經(jīng)濟損失。
2. 防范法律風險：確保合同內容符合法律規(guī)定，減少因違法操作引發(fā)的法律糾紛。
3. 提高效率：明確流程和責任，減少決策層級，加速合同簽訂進程。
4. 維護信譽：一致的合同管理體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)性和誠信，有利于建立良好的商業(yè)形象。
方案
1. 制定詳細的操作指南：編寫詳細的合同簽訂手冊，指導員工在實際操作中遵循規(guī)定。
2. 培訓與教育：定期舉辦合同管理培訓，提升員工的法律意識和合同管理能力。
3. 強化監(jiān)督與考核：設立合同管理崗位，負責監(jiān)督執(zhí)行情況，并將合同管理納入員工績效考核。
4. 更新與完善：根據(jù)業(yè)務發(fā)展和法規(guī)變化，定期修訂和完善簽訂管理制度。
5. 引入技術輔助：利用信息化手段，如合同管理系統(tǒng)，提高合同管理的效率和準確性。
簽訂管理制度的建立與執(zhí)行，對于企業(yè)來說，既是法律義務的履行，也是內部管理的提升，有助于企業(yè)在復雜的市場環(huán)境中穩(wěn)健前行。
簽訂管理制度范文
第1篇 對外簽訂合同流程管理規(guī)定
對外簽訂合同流程管理的規(guī)定
為了加強對外簽訂合同的管理,保證合同的合法有效,避免市場經(jīng)濟中的風險,有效地防止和減少集團公司的下屬公司在房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營和建設工程承包項目中可能發(fā)生的經(jīng)濟損失,特制定本規(guī)定,希各公司嚴格遵照執(zhí)行。
一、簽訂合同前的準備
1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質證明復印件進行核實,并了解其誠信、履約能力;對方是公民的,要求提供身份證及復印件進行核實。
2、公司經(jīng)辦人請合同管理員在公司網(wǎng)絡上下載打印有關合同文本底稿,并結合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協(xié)商、修改、確認合同條款。
3、合同一般應當包括以下內容:
〔1〕當事人的名稱、姓名和住所;
〔2〕標的、數(shù)量;
〔3〕質量、質量標準、異議期、質保期;
〔4〕價款或者報酬;
〔5〕履行期限、地點和方式;
〔6〕違約責任;
〔7〕解決爭議的方法;一般情況下約定由公司住所地人民法院管轄。
4、與對方當事人協(xié)商修訂合同中,必須注意以下事項:
〔1〕對方當事人的名稱和住所必須準確、清楚;
〔2〕合同對標的的約定應明確無誤。標的物的名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色、數(shù)量等要具體;對不易確定的無形財產(chǎn)(如商標、專利、技術秘密等)、勞務、工作成果等盡量描述準確明白。
〔3〕質量:國家有強制牲標準的,首先必須按國家標準執(zhí)行;其次按行業(yè)標準、企業(yè)標準執(zhí)行;無國家標準和行業(yè)標準的,當事人雙方也可以在合同中約定質量標準。
合同中必須約定質量保證期,一般不低于兩年;國家、行業(yè)有規(guī)定的適用國家行業(yè)規(guī)定。
合同中可以約定質量檢驗方法、質量異議期,質量異議期盡量延長時間,力爭與質量保證期一致。
〔4〕合同價款。在與對方當事人協(xié)商修訂合同時,合同的價款應得到公司核算員及有關公司領導的批準。
〔5〕合同履行期限、地點和方式應當具體明確。涉及到公司對外給付價款義務的,應參照公司財務規(guī)定執(zhí)行,留有較充分的時間余地,盡量避免我公司違約。如因特殊情況,付款期限與公司財務規(guī)定不一的,應事先征求財務部門意見,可適當予以調整。
〔6〕違約責任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責任形式,不應采用罰款的形式。
合同中約定我公司違約責任的,可采用下列表述方式:
a、按銀行同期貸款利率償付違約金;
b、賠償對方實際經(jīng)濟損失;
c、每天按合同總價款(或已付款額)萬分之1.84償付違約金;(依據(jù)銀行長期貸款利率上浮30%計算)
d、每天按銀行同期同類貸款逾期罰息計算違約金。
〔7〕我公司是建設方主體,因苗木裁種、養(yǎng)護,或者室內裝飾裝璜,或者鋪設路面、路牙、護欄等零星工程需雇傭勞務工人,我公司可與被雇傭人直接簽訂勞務用工協(xié)議,明確雙方權利義務;如我公司是承包方,除了簽訂上述勞務用工協(xié)議外,還可簽訂內部工程承包協(xié)議,以規(guī)避轉包、分包的風險。
〔8〕如我公司與外公司合作,決定用某方名義投標、承接建設工程,雙方應簽訂聯(lián)營協(xié)議。但聯(lián)營協(xié)議中應回避掛靠、借用資質等違法表述,可采用互為母子公司等形式,防范可能的風險。
5、經(jīng)與對方當事人對合同主要內容協(xié)商一致后,經(jīng)辦人擬定正式合同文本底稿,交各公司合同管理員登記編號備查。
各公司合同管理員應建立登記制度(登記簿登記或電腦登記均可),登記內容中應明確經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人。
二、合同的審查批準和簽訂。
6、各公司合同管理員將合同登記編號后,依次將合同文本底稿報送公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、集團公司法務室審核、審批。房地產(chǎn)開發(fā)公司的合同底稿最終由董事長審批簽發(fā)。
7、各公司的分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理,應當依照本規(guī)定第一部分的要求審核審批合同,并對其負責。
8、公司法務室應當從法律的角度審核合同底稿,并提供法律建議,供各公司總經(jīng)理參考。對一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當前公司經(jīng)營中又暫時無法避免的、可能無效的合同,法務室應從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),審核合同時盡量做到在法律允許的范圍內避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失;或以一較小的風險來回避更大的風險。
9、合同管理員對法務室審核合同中提出的法律建議,應報各公司總經(jīng)理決定是否采納、修改
。
10、合同底稿按程序審核審批定稿后,合同管理員將合同底稿交還經(jīng)辦人;經(jīng)辦人制作正式合同文本,由雙方當事人簽字蓋章,并將合同底稿交集團公司內勤存檔備案。各公司合同管理員應留存一份合同復印件備查。
三、合同的履行。
11、合同經(jīng)雙方當事人簽名蓋章生效后,應由經(jīng)辦人或各公司總經(jīng)理指定的專人負責監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任:
〔1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料;并在此項工作換人負責時,在各公司合同管理員處辦理合同材料交接手續(xù);由合同管理人對更換經(jīng)辦人進行變更登記,未辦變更登記手續(xù)的,經(jīng)辦人或接受人均可拒絕辦理交接手續(xù)。
〔2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時,及時向各公司總經(jīng)理匯報,并研究決定應對措施。
〔3〕合同履行終結,應將合同和履行中形成的所有文字材料按時間順序裝訂成檔案,交各公司合同管理員審核。
12、公司財務部門對合同中的付款義務具有監(jiān)督權和按合同付款的職責,盡可能地避免我公司逾期付款的違約責任。
13、公司將設立檔案室,指定專人兼管,負責接受和保管各公司合同管理員歸檔的合同檔案。
14、合同履行中,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人應按下列規(guī)定執(zhí)行:
(1)合同生效后,發(fā)現(xiàn)合同對質量、價款或者報酬、履行地點等內容沒有約定或者約定不明的,應及時與對方當事人補充協(xié)議。
(2)合同生效后,發(fā)現(xiàn)我公司對訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或對方當事人以欺詐、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應在知道后一年內行使撤銷權。
(3)合同約定對方當事人應先履行而未履行的,我公司有權拒絕其履行要求;合同約定雙方應同時履行,對方未履行而要求我公司履行的,我公司有權拒絕其履行要求;合同約定我公司應先履行的,但有確切證據(jù)證明對方:a、經(jīng)營狀況嚴重惡化的,b、轉移財產(chǎn)、抽逃資金、逃避債務的,c、喪失商業(yè)信譽或者有可能喪失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及時書面通知對方。對方提供擔保時,我公司應恢復履行。
(4)在合同履行期間,對方遲延履行主要債務或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的,經(jīng)我公司書面催告后在合理期限內仍未履行,我公司應按合同約定書面通知對方解除合同,并可追究對方的違約責任。
(5)買賣合同約定檢驗期的,我公司是買受人的,應當在檢驗期內檢驗,并立即將標的物的數(shù)量和質量不符合約定的情形通知出賣人。沒有約定檢驗期間的,我公司應當在發(fā)現(xiàn)或者應當發(fā)現(xiàn)標的物的數(shù)量或者質量不符合約定的合理期限內或者收到標的物后的兩年內通知出賣人。對標的物有質量保證期的,適用質量保證期,不適用兩年的規(guī)定。
(6)以樣品作為買賣合同質量驗收標準的,我公司當時不知道樣品有隱蔽瑕疵,對方交付的標的物雖與樣品相同,我公司仍可主張對方交付的標的物應當符合同種物的通常標準。
(7)勘察、設計合同,因質量不符合要求或者未按照期限提交勘察、設計文件拖延工期給我公司造成損失的,我公司可以要求勘察、設計人繼續(xù)完善勘察、設計,減收或免收勘察、設計費并賠償損失。
(8)集團公司下屬公司之間簽訂的各類合同,也應嚴格按本規(guī)定執(zhí)行。發(fā)生糾紛的,可由公司領導協(xié)商解決;最終可上報集團公司請求協(xié)調解決。
(9)合同履行中與對方當事人發(fā)生糾紛的,應準備完整的合同及履行資料和書面報告,向集團公司法務室咨詢;法務室在研究資料的基礎上,及時地提供書面法律意見,為各公司領導決策服務。
(10)合同履行中遇有緊急情形,需立即采取措施的,應向公司領導匯報后,邀請法務室人員參加會議,共同研究決定處理方案。
第2篇 簽訂安全合同管理制度
一、編制目的
加強對安全生產(chǎn)的管理和監(jiān)督,明確合作雙方的安全職責與義務,控制安全事故的發(fā)生,確保主合同的順利執(zhí)行。
二、適用范圍
本制度適用于云南云嶺高速公路建設集團有限公司云南小龍高速公路土建一標項目部簽訂的安全合同。
三、工作程序
1、項目工程合同科對內對外簽訂的各類合作協(xié)議(合同),合作內容涉及安全生產(chǎn)的,必須同時簽訂專項安全合同。
2、簽訂專項安全合同時,應檢查對方安全生產(chǎn)資質,要求提供有關部門核發(fā)的符合工程項目要求的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產(chǎn)許可證、法人代表資格證書或法人授權委托書;安全人員的上崗證原件;特殊工種人員的上崗證原件;機械設備是否滿足安全施工需要,驗收報告資料是否齊全等,同時對相關證件進行備份,不符合的不得簽訂合同。
3、專項安全合同必須采用書面形式,內容必須明確、具體,文字表達要清楚、準確,且不能與國家的法律法規(guī)和項目規(guī)章制度相抵觸。
4、專項安全合同應明確的內容。
5、簽訂安全合同的目標。
6、甲乙雙方的安全責任與義務。
7、違約責任。
8、專項安全合同經(jīng)雙方簽字蓋章后與主合同同時生效,到主合同終止時終止。
9、安全合同簽訂份數(shù)與主合同份數(shù)相同,各單位所簽訂的安全合同需報項目安全科進行備案。
10、合同簽訂單位應對合作單位的合同履行過程進行監(jiān)督,確保對方作業(yè)符合項目相關安全規(guī)章制度的要求。發(fā)現(xiàn)問題要根據(jù)相關要求進行處理。
11、凡因未按規(guī)定處理合同事宜給項目造成損失的,追究相關負責人和責任人的經(jīng)濟和行政責任。
四、記錄
安全科對安全合同的簽訂情況應有詳細的記錄
第3篇 合同簽訂管理制度
合同簽訂及管理制度
(一)合同簽訂注意事項
采購合同的訂立必須采取書面形式,經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關修改采購合同的文書、傳真等,均屬于采購合同的范圍。
采購部負責采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作。根據(jù)相關類別的合同范本進行補充修改,合同各項內容的條款應當明確、具體,文字表達要嚴謹。
新合同擬定修改完畢之后,經(jīng)總經(jīng)辦過目審批后,可憑簽字的《印章使用審批表》到合同專員處登記蓋章。
與新供應商簽訂合同之前,應核實對方當事人的身份。對于合同主體是自然人的情況,可以要求其提供相應的個人身份信息,如姓名、身份證號、詳細地址等,最好能夠留存對方身份證復印件。對于合同主體是法人或其他組織的情況,同樣應當審查其身份的真實性,并要求對方出具加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件留存。
(二)合同管理
采購合同簽訂完畢后,采購部應及時把合同原件、營業(yè)執(zhí)照復印件和對方身份證復印件等文件交到合同專員處統(tǒng)一保管。
參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現(xiàn)以下情況,否則公司將視情節(jié)輕重予以相應處分。
泄露或私自更改采購合同的內容。
丟失采購合同。
損害公司的利益。
在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴重不負責任的行為。
采購合同發(fā)生糾紛時,采購部相關人員應會同法律顧問與對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,相關部門應協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。
