會議工作規(guī)程3篇

是什么

會議工作規(guī)程，顧名思義，是一套規(guī)范會議組織、進(jìn)行及后續(xù)處理的指導(dǎo)性文件。它旨在提高會議效率，確保會議目標(biāo)的達(dá)成，優(yōu)化參會人員的體驗(yàn)，以及促進(jìn)信息的有效傳遞。規(guī)程涵蓋了會議籌備、召開、記錄、決策落實(shí)等多個環(huán)節(jié)，通過明確職責(zé)、設(shè)定流程，為會議的順利進(jìn)行提供標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南。

模板

1. 會議籌備

- 確定會議目的和議程：提前明確會議的目標(biāo)，制定詳細(xì)的議程，并提前通知參會人員。

- 選定參會人員：根據(jù)會議議題確定必要參與者，確保關(guān)鍵角色的出席。

- 準(zhǔn)備會議材料：收集并整理相關(guān)資料，以便參會人員預(yù)先了解背景信息。

- 安排會場：選擇合適的會議地點(diǎn)，確保設(shè)備設(shè)施完備，如投影儀、音響等。

- 發(fā)送會議通知：至少提前兩天發(fā)送會議通知，包括時間、地點(diǎn)、議程和預(yù)期結(jié)果。

2. 會議召開

- 主持人開場：簡短介紹會議目的，明確議程和期望。

- 討論環(huán)節(jié)：按照議程順序進(jìn)行，確保每個議題都有充分討論。

- 時間管理：主持人應(yīng)控制討論時間，避免偏離主題或超時。

- 記錄會議紀(jì)要：指定專人記錄重要討論點(diǎn)和決定事項(xiàng)。

3. 會議記錄

- 確保準(zhǔn)確性：記錄會議的主要討論和決定，避免遺漏或錯誤。

- 整理紀(jì)要：會后及時整理會議紀(jì)要，發(fā)送給所有參會人員確認(rèn)。

- 存檔：保存會議紀(jì)要及相關(guān)文件，便于日后查閱。

4. 決策落實(shí)

- 分配任務(wù)：根據(jù)會議決定，明確責(zé)任人和完成時限。

- 跟進(jìn)進(jìn)度：定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，確保決策得以實(shí)施。

- 反饋與評估：在下次會議中回顧決策執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 規(guī)范性：規(guī)程需清晰、全面，涵蓋會議的所有重要階段，避免遺漏。

2. 實(shí)用性：規(guī)程應(yīng)符合實(shí)際工作需求，易于理解和執(zhí)行，避免過于理論化。

3. 靈活性：規(guī)程應(yīng)適應(yīng)不同類型的會議，允許根據(jù)具體情況調(diào)整。

4. 可持續(xù)性：規(guī)程應(yīng)隨著組織發(fā)展和工作變化適時更新，保持其有效性。

5. 一致性：規(guī)程需與組織的其他規(guī)章制度相協(xié)調(diào)，避免沖突。

會議工作規(guī)程的制定與執(zhí)行，不僅體現(xiàn)了企業(yè)管理的規(guī)范化，也是提升工作效率、保障決策質(zhì)量的重要手段。每個組織應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，制定適合自身的會議工作規(guī)程，以實(shí)現(xiàn)更高效的溝通和協(xié)作。

會議工作規(guī)程范文

第1篇 物業(yè)會議接待工作規(guī)程

會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1.0目的

為了規(guī)范會議接待行為,統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于大廈各類會議接待工作。

3.0職責(zé)

3.1客戶部負(fù)責(zé)會議接待的具體實(shí)施。

3.2客戶員負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作,確保會議如期召開;并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施;

3.3客戶部負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置,保障會議室整潔舒適;

3.4會議接待員負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進(jìn)行;

4、程序

4.1會議的分類

根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實(shí)際情況,將會議接待分為日常接待(二類會議接待)、一類會議、臨時會議。

4.2會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1) 每天安排一名會議接待員于早上8:00上班,于8:00-8:15分時段完成以下工作:將所有會議室的門及部分燈打開;將開水器的燒水閥打開及18f會議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源,保證當(dāng)會議開始時有足夠的開水。

2) 每天的工作由會議負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。

3) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位。

4) 到崗后首先檢查會議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設(shè)備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔,發(fā)現(xiàn)異常無法處理時及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告;

5) 參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,當(dāng)會議開始時會議接待員應(yīng)在自己管理區(qū)輪流巡查,以便能及時給新到的客人送上茶水,直至與會人員基本到位。

6) 與會人員基本到齊后,會議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后,每隔20-25分鐘到會議室加茶水,直至?xí)h結(jié)束(如有特殊情況可自己把握)。

7) 在加茶水過程中,會議接待員應(yīng)及時更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)設(shè)備運(yùn)行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕);

8) 會議接待領(lǐng)班必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;

9) 接到熱線人員通知,會議臨時需要的物資,應(yīng)5分鐘內(nèi)送到,如無法滿足,會議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會議接待員應(yīng)通知會議負(fù)責(zé)人到場解決。

10) 會議結(jié)束后,會議接待員應(yīng)簡單將會議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊;煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜;所有設(shè)備恢復(fù)原狀;會議臨時用品(插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等)還到倉庫,如果桌面及地面較臟,應(yīng)通知清潔員到場清潔,清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好,以便迎接下一個會議。

11) 每天下班前,會議接待員還應(yīng)對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開。

4.2.2一類會議(專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室):

1) 會議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后,與預(yù)訂會議人員聯(lián)系,了解會議的需求,并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。

2) 按客戶要求申購會議物資。

3) 申購物資到位后,提前一天準(zhǔn)備好橫幅,擺放好鮮花;并對會議室進(jìn)行全面檢查,與會議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對,同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場(會議室);一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位,在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。

5) 按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開

展工作。

6) 會議快結(jié)束時,服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員;

7) 客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會務(wù)工作人員的情況,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;

8) 如會議有需要,在會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作,防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會;機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應(yīng)保證走火通道的暢通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。

9) 會議結(jié)束后,會議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開發(fā)票。

10) 將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收,會議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn),直到我司收到該費(fèi)用為止。

4.2.3臨時會議:

1) 接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。

4.3會議工作流程

4.3.1服務(wù)熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收_議的信息填寫在《商務(wù)接待活動登記表》上交會議接待負(fù)責(zé)人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作,應(yīng)將會議情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》中交弱電組及其他部門進(jìn)行會議準(zhǔn)備。

4.3.2服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對oa網(wǎng)進(jìn)行臨時會議信息的收集,并將新信息及時通知會議接待負(fù)責(zé)人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準(zhǔn)備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》。

4.3.3會議接待負(fù)責(zé)人員在領(lǐng)取當(dāng)天《商務(wù)接待活動登記表》時,應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動登記表》、《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

4.3.4服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會議室預(yù)定信息后,5分鐘內(nèi)將《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員,由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準(zhǔn)備工作。

4.3.5參觀接待、二類會議、電視電話會議的

會議接待工作,應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進(jìn)行。客戶部對接會議使用方,確定會議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴(yán)格按議程準(zhǔn)備及配合。

4.3.6領(lǐng)導(dǎo)日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議,由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負(fù)責(zé)人及公司直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息。

備注:參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實(shí)施,以保證商務(wù)活動的統(tǒng)一性及各項(xiàng)質(zhì)量記錄表格的有效性。

4.4弱電技術(shù)員的日常維護(hù)及會前準(zhǔn)備

4.4.1原則:保證會議系統(tǒng)的設(shè)備正常運(yùn)行

4.4.2措施:

1) 每周維護(hù)、檢查會議室的會議設(shè)備(語音、投影),做好維護(hù)、檢查工作的記錄,每月進(jìn)行會議室會議設(shè)備功能性的評估。

2)會議前半小時按照服務(wù)熱線提供的《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》,對會議室會議系統(tǒng)進(jìn)行檢測,并將完成情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》上,由會議接待人員進(jìn)行復(fù)核。

3) 領(lǐng)導(dǎo)以上重要會議,完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會議全程跟進(jìn)。

第2篇 酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程

酒店會議室管理及會議服務(wù)工作規(guī)程

1目的

規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。

3職責(zé)

3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負(fù)責(zé)會場布置,安排會議服務(wù)人員。

3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。

3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。

4工作程序

4.1會議室管理

4.1.1使用會議室業(yè)務(wù)受理

a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點(diǎn)及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。

b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細(xì)了解會議使用情況及其他要求。

c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn),填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項(xiàng)、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。

d業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。

e設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。

4.1.2會場布置及安排

a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

b辦公室負(fù)責(zé)在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務(wù)工作

4.2.1會議服務(wù)

大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。

4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。

4.2.3會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。

4.2.4會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對會議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。

4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。

5相關(guān)文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)

第3篇 會議服務(wù)工作規(guī)程辦法

會議服務(wù)工作程序:

領(lǐng)受任務(wù) 會前準(zhǔn)備 會前檢查 引領(lǐng)登記 會場服務(wù)

休會服務(wù)會后清理注意事項(xiàng)匯報總結(jié)

1、領(lǐng)受任務(wù)

(1) 會議名稱(2)會議性質(zhì)(3)與會人數(shù)(4)會議期限(5)會議休息時間表 (6)會議活動范圍(7)準(zhǔn)備內(nèi)容(8)注意事項(xiàng)

2、會前準(zhǔn)備

(1)會標(biāo)(2)音響(3)主席臺(4)茶具飲品(5)登記臺(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務(wù)員配備(9)會場清潔(10)接手紀(jì)念品、禮品(發(fā)放)(11)會場指示牌 (12)禮儀演習(xí)彩排

3、會前檢查

根據(jù)表格列項(xiàng)檢查、設(shè)備設(shè)施、會議物品

4、引領(lǐng)登記

(1)準(zhǔn)備大廳指示牌、引領(lǐng)員、電梯引領(lǐng)員、會場引領(lǐng)員、指示牌

(2)登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀(jì)念品

5、會場服務(wù)

1)主席臺香巾、飲品服務(wù)、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務(wù)

2)會場秩序維持服務(wù)(清理閑雜人員)

3)清潔服務(wù)

4)委托代辦服務(wù)

5)出會場的引領(lǐng)服務(wù)(先生,請問需要幫助嗎)

6)應(yīng)急情況處理(火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急癥救護(hù))

6、會后清理

1)撤會議物品,桌椅、餐具

2)清理與會人員遺留物并登記

3)清潔會場

4)撤出帶入會場物品

5)查對清理紀(jì)念品、禮品

6)檢查清理情況

7)關(guān)閉動力電器設(shè)備

8)服務(wù)人員撤出,鎖閉會議廳

7、匯報總結(jié)

1)向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況

2)會后總結(jié)專題會(部門經(jīng)理,會議服務(wù)人員參加)

二、會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn):

1、服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認(rèn)真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;

2、會前三十分鐘準(zhǔn)時到達(dá)會場;

3、迎賓站立時保持正確站姿,真誠微笑;

4、會場內(nèi)衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;

5、來賓到達(dá)時要熱情迎候,依次接待;

6、給來賓提供服務(wù)要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;

7、給來賓引位要及時,客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水,遞上香巾;

8、會議進(jìn)行中,每隔10――15分鐘,及時增添茶水;

9、會議進(jìn)行中,服務(wù)員應(yīng)站在合適的位置,悉心觀察會場狀況;

10、送客人時,要及時提醒客人拿好物品,并道“請走好”;

11、會后清理工作要及時、仔細(xì)。`