有哪些
會議室是企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)作的重要場所，其規(guī)程旨在確保會議高效、有序進(jìn)行。以下是一些關(guān)鍵的會議室規(guī)程：
1. 預(yù)約管理：所有會議室使用需提前預(yù)約，以避免沖突。
2. 設(shè)備準(zhǔn)備：會議前檢查音響、投影等設(shè)備，確保正常運(yùn)行。
3. 出席名單：明確參會人員名單，確保重要參與者能按時出席。
4. 議程制定：每個會議應(yīng)有清晰的議程，便于時間管理和討論焦點。
5. 時間管理：嚴(yán)格遵守會議開始和結(jié)束時間，避免浪費(fèi)資源。
6. 會場秩序：保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音，尊重他人發(fā)言權(quán)。
7. 記錄與紀(jì)要：指定專人記錄會議要點，會后整理并分發(fā)會議紀(jì)要。
標(biāo)準(zhǔn)
這些規(guī)程的標(biāo)準(zhǔn)在于實現(xiàn)以下目標(biāo)：
1. 效率：通過合理規(guī)劃和管理，確保會議高效、目標(biāo)明確。
2. 專業(yè)性：體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，保證會議質(zhì)量。
3. 溝通：促進(jìn)有效溝通，解決爭議，達(dá)成共識。
4. 文明：維護(hù)良好的會議環(huán)境，體現(xiàn)企業(yè)文化。
5. 責(zé)任：明確責(zé)任分工，確保任務(wù)落實。
是什么意思
會議室規(guī)程的意義在于規(guī)范會議流程，提高會議效果，減少無效工作。這意味著：
- 預(yù)約管理旨在優(yōu)化會議室資源利用，避免空置或沖突。 - 設(shè)備檢查是為了確保會議期間技術(shù)設(shè)施的支持，避免因設(shè)備問題影響會議進(jìn)程。 - 制定出席名單和議程有助于明確會議目標(biāo)，讓參與者做好準(zhǔn)備。 - 時間管理強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時開始和結(jié)束，尊重參會者的時間，提高會議效率。 - 維護(hù)會場秩序是為了確保討論的專注和尊重，避免干擾。 - 記錄與紀(jì)要的目的是追蹤會議決策，確保后續(xù)工作的執(zhí)行。
會議室規(guī)程是企業(yè)管理的重要組成部分，它不僅提升會議質(zhì)量，還體現(xiàn)了企業(yè)的組織能力和專業(yè)形象。每位員工都應(yīng)理解和遵守這些規(guī)程，共同營造一個高效、專業(yè)的會議環(huán)境。
會議室規(guī)程范文
第1篇 酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程
酒店會議室管理及會議服務(wù)工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。
3職責(zé)
3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負(fù)責(zé)會場布置,安排會議服務(wù)人員。
3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。
3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務(wù)受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。
b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細(xì)了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn),填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。
d業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。
e設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負(fù)責(zé)在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務(wù)工作
4.2.1會議服務(wù)
大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。
4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。
4.2.3會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對會議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。
5相關(guān)文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)
第2篇 會所會議室服務(wù)操作規(guī)程
小區(qū)會所會議室服務(wù)操作規(guī)程
1.0目的
明確會議室服務(wù)作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務(wù)過程,確保服務(wù)始終滿足顧客需求。
2.0適用范圍
適用于zz城會所會議室服務(wù)質(zhì)量控制。
3.0職責(zé)
3.1銷售廳服務(wù)員負(fù)責(zé)會方議室的服務(wù)工作。
3.2會所領(lǐng)班及主管負(fù)責(zé)日常工作的指導(dǎo)與監(jiān)管。
4.0程序要點
4.1提前1小時,準(zhǔn)備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設(shè)備設(shè)施、物品、器具、資料準(zhǔn)備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2按規(guī)定的時間準(zhǔn)時到達(dá)工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3檢查會議室,空調(diào)關(guān)閉、開啟是否正常;室內(nèi)衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風(fēng)擺放是否符合要求;室內(nèi)的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4根據(jù)主辦方要求準(zhǔn)備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5會前15分鐘調(diào)好燈光、空調(diào)、抽風(fēng)、投影儀等設(shè)施設(shè)備。
4.6服務(wù)員在客人到達(dá)前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應(yīng)向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導(dǎo)賓客進(jìn)入會場,入座。
4.7一般間隔20分鐘從右側(cè)給客人續(xù)杯(視情況適當(dāng)增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8當(dāng)發(fā)現(xiàn)煙盅內(nèi)的煙頭超過3個時應(yīng)及時更換,接待員應(yīng)將干凈的煙盅放在托盤的內(nèi)側(cè),拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9會議結(jié)束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應(yīng)與領(lǐng)班聯(lián)系。
4.10清理會場,使會議室恢復(fù)原狀(關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、抽風(fēng)可根據(jù)室內(nèi)的煙味延長時間關(guān)閉)。
4.11通知保潔人員對會議室進(jìn)行徹底清潔。
4.12將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進(jìn)行消毒。
4.13檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調(diào)、音響設(shè)備或其它設(shè)施是否關(guān)閉。
4.14當(dāng)天工作結(jié)束后,整理當(dāng)天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5.0支持性文件
5.1《通用禮儀手冊》
5.2《崗位禮儀手冊》
6.0質(zhì)量記錄
無
第3篇 會議室管理服務(wù)管理規(guī)程
1、目的
規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。
2、適用范圍
適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。
3、職責(zé)
3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負(fù)責(zé)會場布置,安排會議服務(wù)人員。
3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。
3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。
4、工作程序
4.1會議室管理
4.1.1 使用會議室業(yè)務(wù)受理
a、辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。
b、根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細(xì)了解會議使用情況及其他要求。
c、辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn),填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。
d、業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。
e、設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。
4.1.2 會場布置及安排
a、接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b、辦公室負(fù)責(zé)在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務(wù)工作
4.2.1 會議服務(wù)
大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。
4.2.2 設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。
4.2.3 會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。
4.2.4 會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對會議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。
5、相關(guān)文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《慶通公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)
第4篇 會所會議室服務(wù)操作規(guī)程怎么寫
小區(qū)會所會議室服務(wù)操作規(guī)程
1.0目的明確會議室服務(wù)作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務(wù)過程,確保服務(wù)始終滿足顧客需求。
2. 0適用范圍適用于zz城會所會議室服務(wù)質(zhì)量控制。
3．0職責(zé)
3.1 銷售廳服務(wù)員負(fù)責(zé)會方議室的服務(wù)工作。
3.2 會所領(lǐng)班及主管負(fù)責(zé)日常工作的指導(dǎo)與監(jiān)管。
4. 0程序要點
4.1 提前1小時,準(zhǔn)備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設(shè)備設(shè)施、物品、器具、資料準(zhǔn)備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2 按規(guī)定的時間準(zhǔn)時到達(dá)工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3 檢查會議室,空調(diào)關(guān)閉、開啟是否正常;室內(nèi)衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風(fēng)擺放是否符合要求;室內(nèi)的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4 根據(jù)主辦方要求準(zhǔn)備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5 會前15分鐘調(diào)好燈光、空調(diào)、抽風(fēng)、投影儀等設(shè)施設(shè)備。
4.6 服務(wù)員在客人到達(dá)前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應(yīng)向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導(dǎo)賓客進(jìn)入會場,入座。
4.7 一般間隔20分鐘從右側(cè)給客人續(xù)杯(視情況適當(dāng)增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8 當(dāng)發(fā)現(xiàn)煙盅內(nèi)的煙頭超過3個時應(yīng)及時更換,接待員應(yīng)將干凈的煙盅放在托盤的內(nèi)側(cè),拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9 會議結(jié)束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應(yīng)與領(lǐng)班聯(lián)系。
4.1 0清理會場,使會議室恢復(fù)原狀(關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、抽風(fēng)可根據(jù)室內(nèi)的煙味延長時間關(guān)閉)。
4.1 1通知保潔人員對會議室進(jìn)行徹底清潔。
4.1 2將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進(jìn)行消毒。
4.1 3檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調(diào)、音響設(shè)備或其它設(shè)施是否關(guān)閉。
4.1 4當(dāng)天工作結(jié)束后,整理當(dāng)天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用禮儀手冊》
5.2 《崗位禮儀手冊》
6. 0
第5篇 會所會議室服務(wù)操作規(guī)程格式怎樣的
小區(qū)會所會議室服務(wù)操作規(guī)程
1.0目的明確會議室服務(wù)作業(yè)的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務(wù)過程,確保服務(wù)始終滿足顧客需求。
2. 0適用范圍適用于zz城會所會議室服務(wù)質(zhì)量控制。
3．0職責(zé)
3.1 銷售廳服務(wù)員負(fù)責(zé)會方議室的服務(wù)工作。
3.2 會所領(lǐng)班及主管負(fù)責(zé)日常工作的指導(dǎo)與監(jiān)管。
4. 0程序要點
4.1 提前1小時,準(zhǔn)備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設(shè)備設(shè)施、物品、器具、資料準(zhǔn)備齊全,會議中無欠缺情況發(fā)生。
4.2 按規(guī)定的時間準(zhǔn)時到達(dá)工作崗位,不遲到,不脫崗。
4.3 檢查會議室,空調(diào)關(guān)閉、開啟是否正常;室內(nèi)衛(wèi)生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風(fēng)擺放是否符合要求;室內(nèi)的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。
4.4 根據(jù)主辦方要求準(zhǔn)備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。
4.5 會前15分鐘調(diào)好燈光、空調(diào)、抽風(fēng)、投影儀等設(shè)施設(shè)備。
4.6 服務(wù)員在客人到達(dá)前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應(yīng)向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導(dǎo)賓客進(jìn)入會場,入座。
4.7 一般間隔20分鐘從右側(cè)給客人續(xù)杯(視情況適當(dāng)增加或減少續(xù)杯的次數(shù)),會中增加客人時,及時添水添位。
4.8 當(dāng)發(fā)現(xiàn)煙盅內(nèi)的煙頭超過3個時應(yīng)及時更換,接待員應(yīng)將干凈的煙盅放在托盤的內(nèi)側(cè),拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。
4.9 會議結(jié)束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應(yīng)與領(lǐng)班聯(lián)系。
4.1 0清理會場,使會議室恢復(fù)原狀(關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、抽風(fēng)可根據(jù)室內(nèi)的煙味延長時間關(guān)閉)。
4.1 1通知保潔人員對會議室進(jìn)行徹底清潔。
4.1 2將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進(jìn)行消毒。
4.1 3檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調(diào)、音響設(shè)備或其它設(shè)施是否關(guān)閉。
4.1 4當(dāng)天工作結(jié)束后,整理當(dāng)天營業(yè)情況,記錄于《營業(yè)記錄表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用禮儀手冊》
5.2 《崗位禮儀手冊》
6. 0
