公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

有哪些

公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

一、檔案類別

1. 物業(yè)管理制度：包括物業(yè)管理條例、服務(wù)規(guī)范、應(yīng)急預(yù)案等。

2. 合同文件：涵蓋租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、維修保養(yǎng)協(xié)議等。

3. 設(shè)施設(shè)備資料：如建筑圖紙、設(shè)備手冊、維護記錄等。

4. 財務(wù)文檔：收支報告、預(yù)算文件、發(fā)票存根等。

5. 居民信息：租戶登記表、業(yè)主通訊錄、投訴處理記錄等。

6. 法律法規(guī)：相關(guān)房地產(chǎn)法規(guī)、物業(yè)管理法規(guī)等。

二、模板

1. 制度文件模板：應(yīng)包含政策背景、目的、適用范圍、責任部門、具體規(guī)定、執(zhí)行與監(jiān)督等內(nèi)容。

2. 合同模板：需明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費用、期限、違約責任等條款。

3. 設(shè)施設(shè)備資料模板：應(yīng)記錄設(shè)備基本信息、安裝位置、操作指南、保養(yǎng)周期及記錄。

4. 財務(wù)文檔模板：統(tǒng)一格式，清晰列出收支項目、金額、日期等信息。

5. 居民信息表格：包括姓名、聯(lián)系方式、居住單元等關(guān)鍵信息。

6. 法規(guī)匯總：整理相關(guān)法律法規(guī)，注明最新修訂日期。

三、標準

1. 檔案完整性：確保所有重要文件齊全，無遺漏。

2. 更新及時性：定期更新制度、合同、財務(wù)數(shù)據(jù)等，反映最新情況。

3. 保密性：敏感信息如居民信息、財務(wù)數(shù)據(jù)需嚴格保管，限制訪問權(quán)限。

4. 可追溯性：每份檔案應(yīng)有版本控制，記錄修改歷史。

5. 易用性：文件分類清晰，檢索系統(tǒng)高效，便于查閱。

6. 法規(guī)合規(guī)性：所有制度和操作均需符合國家及地方相關(guān)法規(guī)。

7. 安全性：物理存儲安全，電子檔案備份，防災(zāi)防損措施到位。

8. 培訓與執(zhí)行：定期培訓員工，確保制度理解一致，執(zhí)行到位。

總結(jié)，公寓項目物業(yè)制度檔案的建立管理規(guī)程旨在確保物業(yè)管理的規(guī)范化、標準化，通過完善的檔案體系，提升服務(wù)質(zhì)量和效率，保障業(yè)主和租戶的權(quán)益，同時也為物業(yè)公司的運營提供有效支撐。

公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程范文

公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理

第一節(jié)管理規(guī)章制度

一、規(guī)章制度的建立

健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù)。我公司在不斷總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,全面導入iso9001質(zhì)量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應(yīng)用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質(zhì)量保證體系文件,結(jié)合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務(wù)流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會一起擬訂:

物業(yè)服務(wù)合同

業(yè)主文明守則

物業(yè)使用引導手冊

(二)內(nèi)部運作制度

根據(jù)本項目人員配備、崗位設(shè)置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質(zhì)量保證體系,結(jié)合項目實際情況,建立健全相關(guān)的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內(nèi)部管理的依據(jù)。

1、崗位職責

項目部經(jīng)理職責值班經(jīng)理崗位職責

客服主管崗位客服人員崗位職責

工程主管崗位職責電工崗位職責

保安經(jīng)理崗位職責中控值班人員崗位職責

交換站值班崗位職責保安員崗位職責

綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責

保潔員崗位職責綠化工崗位職責

2、內(nèi)部運作制度

員工守則 交接班管理制度

員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定

員工培訓管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度

績效考評辦法 例會制度

日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度

3、部門規(guī)章制度

客服服務(wù)中心

客戶接待操作規(guī)程客戶服務(wù)查詢程序

客戶申請服務(wù)項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度

保修處理操作規(guī)程

工程工作標準和操作規(guī)程

《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應(yīng)急處理方法

電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設(shè)備操作規(guī)程

電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設(shè)備定期保養(yǎng)方法

故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程

照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程

綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程

綜合維修巡視規(guī)程電梯應(yīng)急處理規(guī)程

綜合維修操作方法天然氣設(shè)備巡視保養(yǎng)規(guī)程

電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設(shè)備緊急事故處理規(guī)程

特約服務(wù)管理細則

工程規(guī)章制度/管理制度

共用設(shè)施設(shè)備維護管理規(guī)定 事故處理制度

交接班制度工程設(shè)備設(shè)施安全防火制度

鑰匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 電梯機房管理制度

工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度

設(shè)備設(shè)施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度

日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度

保安工作標準和操作規(guī)程

門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程

巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程

緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定

客戶失竊、受擾的處理規(guī)程

保安規(guī)定制度/管理制度

檔案管理制度 晚間值班規(guī)定

保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度

保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定

消防安全工作標準和操作規(guī)程

中控室運行規(guī)程消防設(shè)施巡檢規(guī)程

監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程

火災(zāi)緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程

樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定

消防中控室管理制度機房防火規(guī)定

消防設(shè)備、設(shè)施、器材的管理規(guī)定 電氣設(shè)備防火規(guī)定

公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定

庫房防火規(guī)定

保潔工作標準和操作規(guī)程

公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程

電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程

日常用工具使用操作規(guī)程保潔設(shè)備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程

行政管理

部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度

部門工作考評辦法

第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立

物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎(chǔ),起著重要的憑證和參考作用。

(一)物業(yè)管理信息的內(nèi)容

在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質(zhì)分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:

1、原始資料

_土地使用證等權(quán)屬證書

_規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書

_建筑圖、施工圖、施工預(yù)算、施工組織設(shè)計等圖紙文件

_竣工圖

_設(shè)備技術(shù)清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)

_設(shè)備技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)量保證書

_設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、

消防等系統(tǒng))

_土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄、預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

_建(構(gòu))筑監(jiān)測記錄構(gòu)(建)筑的沉降、變形、防震、結(jié)構(gòu)焊_縫探傷檢查記錄

_隱蔽工程的驗收記錄

_工程事故發(fā)生及處理記錄

_圖紙會審記錄、設(shè)計變更洽商和技術(shù)核定單

_項目的重要技術(shù)決定和文件

_驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結(jié)報告

2、常規(guī)處理資料

_各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度

_各部門工作記錄

_大、中、小修記錄

_項目分包合同等資料

_與客戶方來往信函、投訴及處理資料

_物業(yè)管理委托合同

_法律法規(guī)及政府有關(guān)文件

(二)物業(yè)管理檔案的建立

根據(jù)物業(yè)管理信息的內(nèi)容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:

1、事務(wù)管理類

可以分成上級來文、外來文、計劃總結(jié)、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內(nèi)部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。

2、工程管理類

建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等。工程圖紙檔案、設(shè)備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄等按年度排列。

三、物業(yè)檔案資料的管理

(一)檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:

1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。

2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。

(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。

1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設(shè)備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點保存,絕密管理。

3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務(wù)洽商記錄,以及各類統(tǒng)計表格等。

(三)建立動態(tài)管理機制