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第1篇 某某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備業(yè)主檔案的建立管理方案
某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備、業(yè)主檔案的建立與管理方案
一、管理規(guī)章制度
科學(xué)完善、合理量化。健全實(shí)操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾▽?也是提高服務(wù)品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理,接管后,我們將嚴(yán)格按照iso9001國際標(biāo)準(zhǔn)人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求,對項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將根據(jù)該項(xiàng)目實(shí)際情況對規(guī)章制度及相關(guān)程序作適當(dāng)調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應(yīng)急措施、iso9001服務(wù)質(zhì)量控制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。
二、檔案建立與管理
隨著建筑設(shè)計(jì)高科技、專業(yè)化的發(fā)展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時(shí)廣開信息渠道,存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富,收集時(shí)盡可能地完整。我們擬對項(xiàng)目所有物業(yè)管理與服務(wù)的項(xiàng)目,從主體到配套,從建筑到環(huán)境,從硬件到軟件等都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀,使檔案管理真正為管理服務(wù)。
三、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務(wù)中心。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理。在收集時(shí),堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)際全面收集,小到一盆花都有詳細(xì)的資料收集。
2、資料的分類整理,根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰,分類合理。
3、資料歸檔管理,按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存,做到便于查找和調(diào)用,在進(jìn)、出檔案室都有嚴(yán)格的規(guī)定,嚴(yán)防文件流失。檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
四、檔案資料的分類
1、接管移交資料:
名稱 資料內(nèi)容
工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告c:工程合同、工程預(yù)決算d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單e:竣工圖:1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖 2.消防、智能化、中央空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖f:房屋、消防、智能化、中央空調(diào)等竣工驗(yàn)收證明書g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書i:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書j:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備技術(shù)資料k:砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告l:綠化工程竣工圖m:其它技術(shù)資料
2、管理檔案資料
名稱 資料內(nèi)容
物業(yè)資料a:基本資料
b:標(biāo)識(shí)資料
事務(wù)管理資料a:事務(wù)值班表
b:事務(wù)交接記錄表c:物品搬出(入)登記表d:日常事務(wù)巡視記錄e:事務(wù)回訪登記表
維修資料a:維修申報(bào)表b:維修服務(wù)派工單c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄
安全防范及交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄b:查崗記錄c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車輛出入記錄
設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄
員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄e:員工外出考評及參加演練記錄f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
意見反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表b:意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄c:投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理處主任值班及督察記錄b:政府部門文件c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件e:管理處榮譽(yù)一覽表f:管理處接待來訪參觀記錄表
會(huì)務(wù)資料a:會(huì)務(wù)承辦實(shí)施方案b:會(huì)務(wù)攝影及錄音、錄像資料
第2篇 某花園小區(qū)物業(yè)檔案管理方案
花園小區(qū)物業(yè)檔案管理方案
檔案資料的管理是物業(yè)服務(wù)工作的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。在__的物業(yè)檔案管理中,我們將從以下幾方面著手:
一、檔案的建立與分類
1、小區(qū)管理檔案分類:
1)業(yè)委會(huì)工作資料;
2)委托管理合同及小區(qū)管理涉及的其它合同文本;
3)住戶管理:主要包括住戶資料(住房登記表、住戶證件等)、住戶特殊要求記錄、住戶投訴與回訪記錄等;
4)社區(qū)文化資料;
5)清潔衛(wèi)生管理記錄及資料;
6)綠化管理記錄及資料;
7)車場(車棚)管理記錄及資料;
8)文化娛樂場所(會(huì)所)管理資料;
9)消防、治安管理記錄及資料。
2、工程技術(shù)、設(shè)備管理檔案分類:
1)小區(qū)建設(shè)竣工資料;
2)公司接管小區(qū)的有關(guān)資料和協(xié)議;
3)小區(qū)改造變更資料(含裝修管理資料);
4)房屋及公共設(shè)施維修(維護(hù))資料;
5)設(shè)備資料主要包括設(shè)備技術(shù)資料、設(shè)備運(yùn)行資料、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄及資料;
6)科技圖書及資料。
3、內(nèi)務(wù)管理檔案分類:
1)經(jīng)營財(cái)務(wù):主要包括經(jīng)營管理資料、合同管理資料、財(cái)務(wù)管理資料;
2)人事勞資:主要包括人事資料、勞資資料、員工培訓(xùn)、考核資料;
3)規(guī)章制度及往來文件;
4)管理及運(yùn)作規(guī)章制度;
5)政府、主管部門頒發(fā)的法律、法規(guī)文件;
6)上級公司文件;
7)其它外來文件;
8)服務(wù)中心發(fā)出的通知、公告、報(bào)告、信函等公文;
9)質(zhì)量管理文件及相應(yīng)的資料、記錄。
4、其它文件
二、檔案管理
1、管理思路
1)依照規(guī)定程序收集的各項(xiàng)工作的檔案資料,按科學(xué)方法檢索使用,機(jī)密文件加密,專人管理。
2)檔案管理除詳細(xì)記錄管理過程外,一個(gè)重要目的是從中發(fā)現(xiàn)管理不足,改進(jìn)管理工作,原始資料除收集、整理,編入檔案時(shí)初步分析外,應(yīng)形成各類人員定期、定項(xiàng)目有方向性地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸納,反映管理漏洞,提出報(bào)告和可行性整改意見。
2、檔案管理的基本模式
1)采用多種形式的信息貯存方式,有計(jì)算機(jī)磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表卷宗等,分別采用相應(yīng)的保管貯存方法。
2)采用科學(xué)檢查及多媒體查詢系統(tǒng),文件目錄條理清晰,方便檔案使用、查詢。
3)嚴(yán)格內(nèi)部文件資料的保密制度,需保密文件及區(qū)域必須加密,專人負(fù)責(zé)保管,確保文件的安全。
4)加強(qiáng)檔案的安全管理,配置消防器材和防盜門,檔案柜、鎖符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。
5)堅(jiān)持對檔案管理工作檢查指導(dǎo)。分公司各部室每月檢查一次本部門管理文件記錄情況,督促檔案管理人員及時(shí)將工作記錄文件歸入檔案;分公司副總經(jīng)理每季對檔案管理工作進(jìn)行一次全面的檢查,檢查文件管理是否規(guī)范,有無遺漏,指出工作不足,以便更好地提高檔案管理工作。
第3篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。
其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。
剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。
按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。
其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3. 裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4. 維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。
6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。
同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2. 對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。
由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。
本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。
對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。
第4篇 誠粵公寓業(yè)戶檔案管理方案
誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案
管理處建立業(yè)戶權(quán)籍檔案時(shí),應(yīng)將業(yè)戶的個(gè)人資料、報(bào)修記錄、服務(wù)記錄等一并歸檔。
1.管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)戶檔案,業(yè)戶檔案一戶一檔。
2.業(yè)戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。
3.物業(yè)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。
4.管理處在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)戶資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單整理好并歸檔。
5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作,對發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即整改。
5.1權(quán)籍檔案中包含以下內(nèi)容:
5.1.1入伙通知書
5.1.2入伙手續(xù)書
5.1.3業(yè)主使用公約
5.1.4裝修管理協(xié)議
5.1.5房屋驗(yàn)收表
5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單
5.1.7產(chǎn)權(quán)清單
5.1.8租賃清單
5.1.9合同復(fù)印件
5.1.10權(quán)證復(fù)印件
5.1.11有關(guān)業(yè)戶其他資料
5.1.12業(yè)主信息表
5.1.13報(bào)修項(xiàng)目表
5.1.14服務(wù)項(xiàng)目表
5.1.15保管鑰匙委托書
5.1.16代辦服務(wù)委托書
5.1.17安全責(zé)任書
每月由經(jīng)理將上述資料進(jìn)行檢查歸檔,發(fā)現(xiàn)疏漏,立即補(bǔ)齊。
第5篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。
其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。
剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。
按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。
其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3. 裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4. 維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。
6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。
同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2. 對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。
由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。
本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。
對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。
第6篇 物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案
為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。
6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用
工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。
第7篇 住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-m計(jì)算機(jī)技術(shù)l地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶檔案的收集
物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。
(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
(3)業(yè)戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶檔案的歸檔
___華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
(6)業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第8篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案
為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。
6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用
工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。
第9篇 s物業(yè)公司檔案管理方案
物業(yè)公司檔案管理方案
1、管理內(nèi)容:
(1)工程檔案;
(2)租戶檔案;
(3)工作檔案;
(4)財(cái)務(wù)檔案;
(5)文件檔案。
2、管理措施:
(1)制定檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
(2)按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;
(3)專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;
(4)配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)施設(shè)備,以滿足檔案管理要求;
(5)根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采用不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;
(6)實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。
第10篇 小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案：檔案建立
華庭小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案:檔案建立
14.小區(qū)檔案建立與管理
建立j華庭的資料檔案,加強(qiáng)資料檔案的管理,對于保存小區(qū)的歷史信息,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于樓宇及設(shè)備設(shè)施的檢查、維護(hù)、更新和住戶的溝通、聯(lián)系,作用不可低估。
(1)管理內(nèi)容
a.工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施資料等;
b.住戶檔案:所有住戶購(租)房合同(復(fù)印件),住戶基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
c.商場檔案:商場名稱、經(jīng)營范圍、審批手續(xù)、交費(fèi)情況、經(jīng)營情況等;
d.管理檔案:綠化資料、日常巡查、(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄、車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、監(jiān)控錄像、各類活動(dòng)的照片資料、維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、有償服務(wù)記錄、會(huì)議記錄、榮譽(yù)資料等;
e.財(cái)務(wù)檔案:逐年形成的小區(qū)財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
f.文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等。
(2)管理措施
a.制訂檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
b.按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;
c.專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;
d.配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)備設(shè)施,以滿足檔案管理要求;
e.根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采取不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;
f.實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。
